建立两书一函工作制度

PAGE建立两书一函工作制度一、总则（一）目的为加强公司内部管理，规范工作流程，提高工作效率，确保各项工作依法依规、高效有序开展，特制定本“两书一函”工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各岗位工作人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保各项工作在合法合规的框架内进行。2.责任明确原则：明确各部门、各岗位在“两书一函”工作中的职责，避免职责不清导致的工作推诿或失误。3.高效务实原则：以提高工作效率为目标，简化工作流程，注重实际效果，避免形式主义。4.沟通协调原则：加强部门之间、岗位之间的沟通协调，形成工作合力，共同推进“两书一函”工作的顺利实施。二、“两书一函”工作制度概述（一）“两书一函”的定义“两书一函”是指工作责任书、任务交办书和工作提醒函，是公司内部用于明确工作责任、交办工作任务、提醒工作进度的重要文件。（二）“两书一函”的作用1.明确工作责任：通过工作责任书，清晰界定各部门、各岗位的工作任务和责任，避免职责不清导致的工作推诿或失误。2.规范工作流程：任务交办书详细规定了工作任务的交办流程、完成时间、质量标准等，使工作流程更加规范、有序。3.提高工作效率：工作提醒函及时提醒工作人员工作进度和时间节点，促使其按时完成工作任务，提高工作效率。4.加强沟通协调：“两书一函”作为沟通协调的重要工具，促进了部门之间、岗位之间的信息交流和协作配合，形成工作合力。三、工作责任书（一）签订主体工作责任书由公司管理层与各部门负责人签订，各部门负责人与本部门员工签订。（二）签订流程1.每年年初，公司管理层根据公司年度工作计划和目标，制定各部门年度工作任务和目标，并下达给各部门负责人。2.各部门负责人根据公司下达的年度工作任务和目标，结合本部门实际情况，制定本部门年度工作计划和目标，并将其分解为具体的工作任务和指标，下达给本部门员工。3.公司管理层与各部门负责人签订年度工作责任书，明确双方的权利和义务。各部门负责人与本部门员工签订年度工作责任书，明确双方的权利和义务。4.工作责任书一式两份，双方各执一份。（三）内容要求1.工作任务和目标：明确规定各部门、各岗位的工作任务和目标，应具体、可量化、可考核。2.工作标准和要求：明确规定各部门、各岗位的工作标准和要求，应符合国家法律法规及行业标准。3.工作责任和义务：明确规定各部门、各岗位的工作责任和义务，应包括工作质量、工作进度、工作安全等方面。4.考核方式和奖惩措施：明确规定对各部门、各岗位的考核方式和奖惩措施，应公平、公正、公开。（四）考核与调整1.考核周期：工作责任书的考核周期为一年。2.考核方式：采用定量考核与定性考核相结合的方式，对各部门、各岗位的工作任务完成情况、工作质量、工作进度、工作安全等方面进行全面考核。3.考核结果应用：根据考核结果，对完成工作任务出色的部门和个人进行表彰和奖励；对未完成工作任务或工作质量不达标的部门和个人进行批评和处罚，并视情况调整工作责任书的内容。4.调整流程：如因公司战略调整、市场环境变化等原因，需要对工作责任书的内容进行调整，由公司管理层提出调整意见，经与各部门负责人协商一致后，重新签订工作责任书。四、任务交办书（一）交办主体任务交办书由公司管理层、部门负责人或上级主管向下级员工交办工作任务时使用。（二）交办流程1.交办人根据工作需要，填写任务交办书，明确交办事项、交办时间、完成时间、质量标准、工作要求等内容。2.交办人将任务交办书交给被交办人，并与其进行沟通，确保被交办人理解交办事项的内容和要求。3.被交办人在任务交办书上签字确认，接受交办事项。4.任务交办书一式两份，交办人、被交办人各执一份。（三）内容要求1.交办事项：明确交办事项的具体内容和要求，应具体、可操作。2.交办时间：明确交办事项的交办时间，应具体到日期和时间。3.完成时间：明确交办事项的完成时间，应具体到日期和时间，且应合理安排，确保被交办人有足够的时间完成工作任务。4.质量标准：明确交办事项的质量标准，应符合国家法律法规及行业标准，且应具体、可量化、可考核。5.工作要求：明确交办事项的工作要求，如工作方法、工作流程、工作安全等方面的要求。（四）跟踪与反馈1.跟踪机制：交办人应定期跟踪被交办人的工作进度，及时了解工作进展情况，发现问题及时解决。2.反馈机制：被交办人应定期向交办人反馈工作进展情况，遇有重大问题或突发事件应及时汇报。3.调整机制：如因客观原因需要调整交办事项的内容或完成时间，被交办人应及时向交办人提出申请，经交办人同意后，重新填写任务交办书。五、工作提醒函（一）发送主体工作提醒函由公司管理层、部门负责人或上级主管根据工作需要，向相关部门或个人发送。（二）发送流程1.发送人根据工作需要，填写工作提醒函，明确提醒事项、提醒时间、相关要求等内容。2.发送人将工作提醒函发送给相关部门或个人，并与其进行沟通，确保其理解提醒事项的内容和要求。3.工作提醒函一式两份，发送人、接收人各执一份。（三）内容要求1.提醒事项：明确提醒事项的具体内容和要求，应具体、可操作。2.提醒时间：明确提醒事项的提醒时间，应具体到日期和时间。3.相关要求：明确提醒事项的相关要求，如工作进度、工作质量、工作安全等方面的要求。（四）跟踪与确认1.跟踪机制：发送人应定期跟踪接收人的工作进度，及时了解工作进展情况，发现问题及时解决。2.确认机制：接收人应在收到工作提醒函后，及时回复发送人，确认已收到提醒函，并说明工作进展情况。如已完成提醒事项，应提交相关证明材料。六、监督与检查（一）监督主体公司设立专门的监督检查部门，负责对“两书一函”工作制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.工作责任书的签订情况：检查工作责任书是否按时签订，签订内容是否符合要求。2.任务交办书的执行情况：检查任务交办书是否按时交办，交办事项是否按时完成，完成质量是否符合要求。3.工作提醒函的执行情况：检查工作提醒函是否按时发送，接收人是否按时回复，工作进展情况是否符合要求。（三）检查方式1.定期检查：公司监督检查部门定期对“两书一函”工作制度的执行情况进行检查，检查周期为每季度一次。2.不定期检查：公司监督检查部门根据工作需要，不定期对“两书一函”工作制度的执行情况进行检查。3.专项检查：针对“两书一函”工作制度执行过程中出现的突出问题，公司监督检查部门进行专项检查。（四）结果应用1.通报表扬：对“两书一函”工作制度执行情况良好的部门和个人进行通报表扬。2.督促整改：对“两书一函”工作制度执行情况存在问题的部门和个人，下达整改通知书，督促其限期整改。3.责任追究：对“两书一