建设项目档案工作制度

PAGE建设项目档案工作制度一、总则（一）目的为加强公司建设项目档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，为项目建设、运营及后续维护提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有建设项目，包括新建、改建、扩建等各类工程项目从项目策划、立项、设计、施工、调试到竣工验收全过程中形成的各类文件材料。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档规范》等相关法律法规及行业标准制定。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司档案管理部门负责统筹协调建设项目档案工作，各项目建设单位负责本项目档案的收集、整理、归档等具体工作，并接受公司档案管理部门的监督指导。2.全过程管理原则。将档案管理工作贯穿于建设项目的全过程，确保项目各阶段产生的文件材料及时、准确归档。3.完整性、准确性、系统性原则。保证档案内容全面反映项目建设实际情况，数据准确无误，文件之间逻辑连贯、层次分明。4.便于利用原则。档案整理应符合科学分类和检索要求，便于项目建设、运营及相关人员查阅利用。二、档案管理职责（一）公司档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定公司建设项目档案管理的规章制度和工作流程。2.负责对公司建设项目档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导，定期检查项目档案管理情况。3.参与重大建设项目档案管理工作的策划和指导，对项目档案管理方案进行审核。4.负责建设项目档案的集中统一管理，接收、保管和提供利用公司建设项目档案。5.组织开展建设项目档案业务培训和宣传工作，提高档案管理人员业务水平和全员档案意识。（二）项目建设单位职责1.建立健全本项目档案管理工作机制，明确档案管理部门和人员职责，确保档案工作与项目建设同步进行。2.负责组织、协调本项目各参建单位的档案管理工作，制定项目档案管理实施细则，明确档案收集、整理、归档等工作要求和标准。3.对项目各参建单位的档案工作进行日常监督检查，及时发现和解决问题，确保项目档案工作规范有序开展。4.负责收集、整理、归档本项目建设过程中形成的各类文件材料，确保档案的完整、准确、系统。5.按照公司档案管理部门要求，及时向公司移交项目档案，并配合做好档案的验收、鉴定、销毁等工作。（三）项目各参建单位职责1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，以及公司和项目建设单位的档案管理规定。2.建立本单位项目档案管理工作责任制，明确专人负责档案管理工作，确保档案工作与本单位业务工作同步开展。3.负责收集、整理、归档本单位在项目建设过程中形成的各类文件材料，并按照项目建设单位要求及时移交。4.接受项目建设单位和公司档案管理部门的监督检查，对存在的问题及时整改。三、档案收集（一）收集范围1.项目前期文件项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目选址意见书等。项目设计任务书、初步设计文件、施工图设计文件等。文件审查意见、会议纪要、来往函件等。2.项目建设管理文件项目建设管理机构成立文件、人员任命文件等。项目建设计划、进度安排、统计报表等。工程招投标文件、合同协议、中标通知书等。工程变更文件、签证单、工程联系单等。工程质量监督文件、质量检验报告、验收记录等。安全生产管理文件、安全检查记录、事故处理报告等。财务管理文件、资金使用计划、费用结算凭证等。3.项目施工文件施工组织设计、施工方案、技术交底等。原材料、构配件、设备质量证明文件、检验检测报告等。施工日志、工程测量记录、隐蔽工程验收记录等。分项分部工程质量验收记录、检验批验收记录等。工程竣工图（包括建筑、结构、电气、给排水、暖通等专业竣工图）。4.项目调试文件设备调试方案、调试记录、调试报告等。系统联合调试记录、运行记录等。5.项目竣工验收文件竣工验收申请报告、竣工验收备案表等。竣工验收报告、工程质量评估报告、勘察设计质量检查报告等。工程竣工结算报告、财务决算报告等。项目总结、技术总结、专题总结等。（二）收集要求1.及时性。各参建单位应在文件材料形成后及时收集，确保档案的时效性。2.完整性。按照收集范围，全面收集项目建设过程中产生的各类文件材料，不得遗漏。3.准确性。文件材料内容应真实、准确，数据可靠，签字盖章齐全。4.规范性。文件材料应符合国家有关标准和规范要求，格式统一，字迹清晰。（三）收集程序1.项目建设单位应在项目启动初期，向各参建单位明确档案收集要求和标准，并提供档案收集清单。2.各参建单位按照要求，定期将本单位形成的文件材料收集整理后，移交项目建设单位档案管理部门。3.项目建设单位档案管理部门对接收的文件材料进行初步审核，对不符合要求的及时退回补充完善。四、档案整理（一）分类原则建设项目档案按照项目前期文件、项目建设管理文件、项目施工文件、项目调试文件、项目竣工验收文件等类别进行一级分类，再根据文件内容和性质进行二级、三级分类。（二）分类方法1.项目前期文件按照文件性质分为立项文件、设计文件、审查文件等。2.项目建设管理文件按照管理职能分为建设管理机构文件、项目计划文件、招投标文件、合同协议文件等。3.项目施工文件按照施工阶段和专业分为施工组织设计文件、原材料及构配件质量证明文件、施工记录文件、工程质量验收文件等。4.项目调试文件按照调试对象和内容分为设备调试文件、系统联合调试文件等。5.项目竣工验收文件按照验收环节和内容分为竣工验收申请文件、竣工验收报告文件、工程结算文件、项目总结文件等。（三）整理要求1.遵循文件形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于查找利用。2.同一卷内文件应按照文件形成时间顺序排列，不同卷之间应按照分类顺序排列。3.每份文件应编制页号，页号编写位置应符合规范要求。4.填写卷内文件目录，目录内容应包括文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等，确保准确无误。5.编制卷内备考表，说明卷内文件的整理情况、缺损情况及其他需要说明的事项。6.装订应牢固、整齐，便于保管和利用，装订时应去除文件上的金属物。五、档案归档（一）归档时间1.项目建设过程中形成的文件材料，应在每阶段工作完成后及时归档。2.项目竣工验收后，项目建设单位应在规定时间内将全部项目档案向公司档案管理部门归档。（二）归档要求1.归档的档案应整理规范、齐全完整、编目准确。2.档案应采用纸质和电子两种载体同时归档，电子档案应与纸质档案内容一致，并按照档案管理要求进行存储和保管。3.档案移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）归档程序1.项目建设单位档案管理部门对整理好的项目档案进行自查，确保符合归档要求。2.填写档案移交清单，将纸质档案和电子档案一并移交公司档案管理部门。3.公司档案管理部门对接收的档案进行审核验收，对不符合要求的档案退回项目建设单位重新整理。六、档案保管（一）保管场所公司应设立专门的建设项目档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全保管。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类顺序上架存放，便于查找利用。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。（三）保管期限建设项目档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保存的档案包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目选址意见书、初步设计文件、施工图设计文件、竣工验收报告、工程质量评估报告、勘察设计质量检查报告、工程竣工结算报告、财务决算报告、项目总结等重要文件。2.长期保存的档案包括项目建设管理过程中形成的重要文件、施工过程中的关键技术文件、设备调试文件等，保管期限一般为10年以上。3.短期保存的档案包括一般性文件材料，保管期限一般为35年。（四）档案鉴定1.公司档案管理部门应定期对建设项目档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门和专家组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素进行综合评估，提出鉴定意见。4.对失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。七、档案利用（一）利用范围公司内部各部门、项目建设单位及相关人员因项目建设、运营管理、查阅历史资料等需要，可查阅利用建设项目档案。（二）利用方式1.查阅纸质档案应在档案库房内进行，查阅人员应遵守档案库房管理制度，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。2.查阅电子档案应通过公司档案管理系统进行，查阅人员应按照系统操作规范进行操作，不得擅自更改电子档案内容。3.如需借阅