干部档案人员工作制度

PAGE干部档案人员工作制度一、总则（一）目的为加强公司干部档案管理，确保干部档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥干部档案在公司人力资源管理中的重要作用，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体干部档案的管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、转递等环节。（三）基本原则1.真实性原则：干部档案必须如实反映干部的真实情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：确保干部档案材料齐全完整，避免遗漏重要信息。3.保密性原则：严格遵守保密规定，保护干部档案信息安全，防止档案内容泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和标准进行档案管理工作，保证管理工作的规范化、科学化。二、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司干部档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司干部档案，建立干部档案信息库，对档案进行分类、编号、存储等管理工作。3.指导、监督和检查各部门干部档案管理工作，定期开展档案管理工作的培训和交流。4.负责干部档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全与完整。（二）档案管理人员岗位职责1.档案管理员负责干部档案的日常收集、整理、装订、编目等工作，确保档案材料的齐全、完整和规范。严格遵守档案管理工作流程，认真履行档案查阅、借阅登记手续，及时催还借出档案。负责档案库房的管理，定期检查档案保管状况，做好档案的安全防护工作，发现问题及时报告并处理。协助做好档案信息化建设工作，录入和维护干部档案信息，确保档案信息的准确和及时更新。2.档案审核员对新接收的干部档案材料进行审核，重点审核材料是否真实、完整、有效，是否符合归档要求。定期对已归档的干部档案进行抽查审核，发现问题及时督促相关部门进行整改。参与干部档案专项审核工作，对档案中存在的问题提出审核意见和建议。3.档案主管全面负责公司干部档案管理工作，制定工作计划和目标，组织实施档案管理各项工作任务。加强与公司各部门的沟通协调，及时了解干部队伍建设情况，为公司人力资源管理提供档案信息支持。负责档案管理人员的业务培训和指导，提高档案管理团队的整体素质和业务水平。定期向上级领导汇报干部档案管理工作情况，根据领导意见和建议，不断完善档案管理制度和工作流程。三、档案的收集与整理（一）档案收集1.干部档案材料形成部门应按照档案管理要求，及时将干部的各类档案材料收集齐全，并定期移交档案管理部门。2.档案材料的内容应真实、完整、规范，字迹清楚，对象明确，手续完备。材料须是原件，特殊情况无法提供原件的，应在复印件上注明出处，并加盖材料形成部门公章或组织人事部门专用章。3.档案管理部门应建立档案材料收集登记制度，对接收的档案材料进行认真核对和登记，确保材料交接的准确性和完整性。（二）档案整理1.档案管理人员按照干部档案整理工作的相关规定，对收集到的档案材料进行分类、排序、编目、装订等整理工作。2.干部档案分为十大类，具体包括履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免出国（境）等材料。3.每类档案材料应按照时间顺序排列，同一类材料应按照重要程度或形成时间依次排列。材料较多的可分为若干册装订，并编制页码。4.档案整理过程中，应准确填写档案目录，并在档案卷皮上注明干部姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、参加工作时间、入党时间、学历、学位、所在部门及职务等基本信息。四、档案的保管（一）档案库房建设1.公司应设立专门的干部档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等安全防护设施。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%65%之间。3.库房内应配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等，并按照档案类别和保管期限进行分类存放。（二）档案保管措施1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全与完整。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。2.严格执行档案借阅制度，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。档案管理人员离开库房时，应关好门窗，切断电源。3.对电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护和检查，防止数据丢失或损坏。同时，要做好电子档案的安全保密工作，设置必要的访问权限和密码保护。4.按照档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定和处理。对失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行登记造册，经批准后予以销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅干部档案的，须填写《干部档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，报档案管理部门负责人批准。2.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员必须严格遵守档案查阅纪律，不得擅自摘抄、复制、拍摄档案内容。如需摘抄、复制档案材料，须经档案管理部门负责人批准。3.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅完毕后，应及时将档案归还原位，并对档案进行检查，如有损坏或丢失，应及时报告并追究责任。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅干部档案的，须填写《干部档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，报公司分管领导批准。2.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，须办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。3.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和归还时间，如发现问题应及时查明原因，并向借阅人员所在部门反馈。六、档案的转递（一）转递条件1.干部因工作调动、职务变动、辞职、退休等原因，需要转递档案的，由档案管理部门按照规定办理转递手续。2.干部档案转递应遵循及时、准确、安全的原则，确保档案材料完整无损地送达接收单位。（二）转递程序1.档案管理部门收到干部转递档案的通知后，应认真核对转递信息，填写《干部档案转递通知单》，并将档案材料进行密封包装。2.档案转递一般通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。档案管理人员应与接收单位办理档案交接手续，双方在《干部档案转递通知单》回执上签字确认。3.接收单位收到档案后，如发现档案材料不齐全、不完整或有其他问题，应及时与转出单位联系，协商解决。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司干部档案信息管理系统，实现干部档案的电子化管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，实现档案信息的快速检索、查询、统计分析等功能，为公司人力资源管理决策提供有力支持。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理的要求，将干部档案信息准确录入到档案信息管理系统中，并确保信息的完整性和准确性。2.定期对档案信息进行更新和维护，及时录入新产生的档案材料信息，删除已失效或不再适用的信息，保证档案信息与实际情况一致。（三）信息安全管理1.加强档案信息系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止外部网络攻击和数据泄露。2.对档案信息系统的用户进行权限管理，根据工作需要设置不同的访问权限，确保只有授权人员才能访问和操作档案信息。3.定期对档案信息系统进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。八、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对自身档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。自查内容包括档案管理制度执行情况、档案整理质量、档案保管状况、档案查阅借阅登记等。2.公司内部审计部门应定期对干部档案管理工作进行审计监督，检查档案管理工作是否符合法律法规和公司制度要求，是否存在违规操作行为。（二）外部监督1.积极配合上级组织人事部门的监督检查，及时汇报公司干部档案管理工作情况，认真落实上级部门提出的整改意见和要求。2.接受社会监督，对群众反映的干部档案管理问题，应认真调查核实，依法依规处理，并及时反馈处理结果。九、责任追究（一）违规行为界定1.在干部档案管理工作中，存在下列行为之一的，视为违规行为：违反档案管理规定，擅自涂改、伪造、销毁档案材料的。违反档案查阅、借阅制度，擅自扩大查阅、借阅范围，泄露档案内容的。档案管理人员玩忽职守，导致档案丢失、损坏或信息泄露的。其他违反档案管理法律法规和公司制度的行为。（二）责任追究措施1.对于