学校人事档案工作制度

PAGE学校人事档案工作制度一、总则（一）目的为了加强学校人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高人事管理工作的效率和质量，根据国家有关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校全体教职工的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案必须如实反映教职工的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集教职工在各个方面的信息，保证档案材料的完整性。3.保密性原则：严格遵守保密规定，确保人事档案信息不被泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和标准进行档案管理工作，保证档案管理的规范化和标准化。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立专门的人事档案管理部门，负责全校人事档案的集中统一管理。（二）部门职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和学校实际情况，制定和修订人事档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理：负责收集、鉴别、整理教职工的人事档案材料，保证档案材料的齐全、完整和规范。3.档案保管与维护：妥善保管人事档案，做好档案的安全保密工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。4.档案利用与服务：积极为学校各项工作提供档案信息服务，按照规定办理档案查阅、借阅等手续，保证档案的合理利用。5.档案信息化建设：推进人事档案信息化管理，建立和完善档案信息数据库，提高档案管理工作的效率和水平。6.培训与指导：对学校各部门兼职档案管理人员进行业务培训和指导，提高档案管理工作的整体水平。三、档案内容（一）履历材料1.个人经历、学历、学位、培训经历等相关材料。2.参加工作后的任职经历、岗位变动等材料。（二）自传材料个人撰写的自传。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核、聘期考核等各类考核材料。2.干部选拔任用、评先评优等考察材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书、培训结业证书等复印件。2.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等材料。（五）政审材料1.政治历史情况审查表。2.入党、入团志愿书及相关审批材料。（六）党团材料1.党员、团员登记表。2.参加党组织活动的相关材料。（七）奖励材料1.各级各类奖励证书及审批表。2.表彰决定等材料。（八）处分材料1.违纪违规处分决定及相关材料。2.申诉复查材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资条等工资相关材料。2.职务任免文件、岗位聘任合同等任免材料。3.出国（境）审批表、护照等出国（境）相关材料。（十）其他可供组织参考的材料1.个人总结、述职报告等。2.反映个人重要情况的其他材料。四、档案收集（一）收集渠道1.教职工本人提交：教职工应按照要求及时向档案管理部门提交个人相关材料。2.组织人事部门提供：学校组织人事部门在工作中形成的与教职工相关的材料，应及时移交档案管理部门。3.其他部门移交：学校其他部门在工作中产生的涉及教职工人事档案的材料，应定期移交档案管理部门。（二）收集要求1.材料真实有效：收集的档案材料必须是真实、准确、完整的原始材料，不得伪造、篡改。2.手续完备：档案材料应具有相应的审批手续或证明材料，确保材料的合法性和有效性。3.及时收集：各部门应及时将产生的档案材料移交档案管理部门，档案管理部门应定期对档案材料进行收集和整理。五、档案整理（一）分类标准按照档案内容的性质和特点，将人事档案分为十大类，每类下再根据具体情况细分若干小类。（二）整理方法1.排列顺序：按照分类标准，将档案材料依次排列，同一类材料按照时间顺序排列。2.编目编号：对每份档案材料进行编号，并编制档案目录，便于查找和管理。3.装订成册：将排列好的档案材料按照类别和顺序装订成册，确保档案的整齐和牢固。（三）整理要求1.准确分类：严格按照分类标准进行整理，确保档案材料分类准确、清晰。2.材料齐全：对每份档案材料进行认真核对，确保材料齐全、完整，无遗漏。3.编目规范：档案目录应准确反映档案材料的内容和顺序，编号应清晰、准确，并具有唯一性。六、档案保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.分类存放：按照档案类别和编号顺序，将档案整齐存放在档案柜中，便于查找和管理。2.定期检查：定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，及时采取措施进行处理。3.安全保密：加强档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入，确保档案信息的安全保密。（三）档案数字化积极推进人事档案数字化建设，将纸质档案转化为电子档案，建立档案信息数据库，实现档案的信息化管理。数字化档案应与纸质档案内容一致，并按照相关规定进行备份和存储。七、档案利用（一）查阅范围1.学校组织人事部门因工作需要查阅人事档案。2.教职工本人因办理相关手续查阅本人档案。3.其他经学校批准的单位或个人因工作需要查阅人事档案。（二）查阅手续1.查阅单位或个人应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容和范围等。2.经学校组织人事部门负责人审批同意后，方可查阅档案。3.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。（三）借阅范围1.因特殊情况需要借阅人事档案的，须经学校组织人事部门负责人批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅手续1.借阅人应填写借阅申请表，注明借阅原因、期限等。2.经审批同意后，借阅人应与档案管理部门签订借阅协议，明确双方责任。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注等，按时归还档案。八、档案转递（一）转递范围1.教职工工作调动、辞职、退休等原因，需要转递人事档案。2.按照上级部门要求，需要转递人事档案。（二）转递手续1.档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。2.档案管理部门应填写档案转递通知单，密封档案，并在封口处加盖公章。3.接收单位收到档案后，应及时将回执寄回档案转出单位。（三）转递要求1.确保档案转递的安全和及时，不得延误。2.转递的档案应完整、齐全，不得扣留或遗漏档案材料。九、档案统计与保密（一）档案统计档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，并向上级主管部门报送档案统计报表。（二）档案保密1.档案管理人员