档案室工作制度管理制度

PAGE档案室工作制度管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室的规范化管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本工作制度管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。2.真实性原则：档案资料应如实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司在经营管理活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、业务档案等。3.对档案进行收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。4.建立健全档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行安全检查，确保档案的实体安全和信息安全。6.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行处理。7.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。8.组织档案业务培训，提高公司员工的档案意识和业务能力。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理、保管和移交工作，确保档案资料的及时、完整和准确。2.明确一名档案兼职管理员，负责本部门档案管理工作的具体实施，并接受档案室的业务指导和监督。3.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案资料移交档案室集中管理。4.在开展各项工作过程中，严格遵守档案管理规定，妥善保管档案资料，防止档案丢失、损坏或泄露。（三）员工职责1.员工在工作中形成的各类文件材料，应及时整理、归档，按照规定程序移交本部门档案兼职管理员。2.严格遵守档案保密制度，不得擅自查阅、复制、传播或销毁公司档案。3.在借阅档案时，应按照规定办理借阅手续，按时归还，并保证档案的完好无损。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级主管部门下发的与公司相关的文件、通知、指示等。3.公司对外签订的合同、协议、章程、招投标文件等。4.公司内部的规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、统计报表等。5.公司的科研成果、技术资料、产品样本、设备图纸等。6.公司的财务报表、凭证、账簿等财务档案。7.公司员工的人事档案、工资档案、考核档案等。8.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料的及时收集和整理。2.档案收集应遵循全面、系统、准确的原则，保证档案资料的完整性和真实性。3.对于重要文件和资料，应及时进行备份，防止丢失。4.收集的档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，符合档案整理要求。（三）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。2.科技档案：按照项目、专业、阶段进行分类整理，建立项目档案卷册，编制档案目录。3.财务档案：按照会计年度、类别进行分类整理，装订成册，编制会计档案目录。4.人事档案：按照员工类别、档案内容进行分类整理，建立员工人事档案袋，编制档案索引。5.业务档案：根据业务特点和管理要求，确定分类标准，进行分类整理，建立业务档案卷宗，编制档案清单。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.文书档案：分为党群工作、行政管理、经营管理、生产技术、产品研发、基本建设、设备仪器、会计档案、干部职工档案等类别。2.科技档案：分为科研项目、新产品开发、技术改造、基本建设、设备仪器等类别。3.财务档案：分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等类别。4.人事档案：分为履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、任免材料、出国（境）材料、劳动合同等类别。5.业务档案：根据不同业务类型，制定相应的分类标准，如市场营销档案、客户服务档案、项目管理档案等。（二）编号规则1.档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的结构。2.全宗号：公司档案全宗号由上级档案行政管理部门统一给定。3.目录号：根据档案分类类别，分别编制目录号，如文书档案的党群工作类目录号为“1”，行政管理类目录号为“2”等。4.案卷号：按照档案整理顺序，依次编制案卷号，每个案卷号为一个独立的保管单元。5.件号：对于以件为单位整理的档案，在案卷内按照文件排列顺序编制件号。（三）编号管理1.档案编号应保持唯一性和稳定性，不得随意更改。2.在档案整理、移交、上架等过程中，应严格按照编号规则进行操作，确保编号的准确性。3.档案室应建立档案编号索引，方便档案的查询和管理。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房内应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施。（二）档案装具1.档案应采用符合国家标准的档案柜、档案架、档案盒等装具进行保管。2.档案柜、档案架应排列整齐，便于通风和查找。档案盒应按照档案编号顺序存放，盒内文件应排列有序。3.装具应定期进行检查和维护，确保其安全性和可靠性。（三）档案保护措施1.对纸质档案应定期进行清点、核对，发现问题及时处理。2.对电子档案应定期进行备份，存储介质应异地存放，防止数据丢失。3.对重要档案应采取加密存储、限制访问等措施，确保档案信息安全。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案使用寿命。5.定期对档案库房进行清扫和消毒处理，防止虫害和霉菌滋生。六、档案的借阅与利用（一）借阅范围1.公司内部员工因工作需要，可借阅与其工作相关的档案资料。2.外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司主管领导批准，并办理相关手续。（二）借阅手续1.公司员工借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等内容，经本部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。2.外单位查阅档案，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经公司主管领导批准后，到档案室办理查阅手续。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，如需摘抄、复制、拍照，须另行办理审批手续。3.档案室工作人员应认真核对借阅申请表和介绍信，对符合借阅条件的，予以办理借阅手续，并在《档案借阅登记簿》上登记。（三）借阅期限1.公司员工借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.外单位查阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期，须经公司主管领导批准。（四）归还要求1.借阅人员应按时归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案室说明情况。2.归还档案时，借阅人员应认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，应及时报告档案室，并承担相应责任。3.档案室工作人员应认真核对归还档案的数量和质量，确认无误后，在《档案借阅登记簿》上注销登记。（五）利用服务1.档案室应积极为公司各项工作提供档案利用服务，根据用户需求，及时准确地提供档案资料。2.对于重要档案的利用，档案室应安排专人协助查阅，确保档案的安全和正确使用。3.鼓励员工通过档案信息化系统查询和利用档案资料，提高档案利用效率。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史地、发展地分析档案价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定工作应结合公司实际情况，根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素进行综合评估。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.定期鉴定：每年对到期档案进行一次全面鉴定，确定档案的存毁。2.不定期鉴定：根据公司业务发展和档案管理需要，对特定时期或特定类型的档案进行不定期鉴定。3.逐卷鉴定：对每一卷档案进行详细审查，分析其价值和保存意义。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报公司主管领导审批。2.审批通过后，档案室应组织专人对拟销毁档案进行造册登记，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等内容。3.销毁档案时，应指定两名以上工作人员监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务水平。3.加强档案信息安全管理，确保档案数据的安全可靠。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准要求。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、目录建库等工作，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。3.建立电子档案数据库，对档案信息进行分类存储和管理，方便档案的查询和利用。（三）系统功能1.档案管理系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理工作的信息化流程。2.系统应提供权限管理功能，根据用户角色和职责，设置不同的操作