书记市长信箱工作制度

PAGE书记市长信箱工作制度一、总则（一）目的为了进一步加强与市民的沟通与交流，及时了解社情民意，切实解决群众关心的热点难点问题，提高政府工作效率和服务质量，特制定本书记市长信箱工作制度。（二）适用范围本制度适用于书记市长信箱的信件接收、办理、反馈等工作流程。（三）基本原则1.及时高效原则：对市民来信及时受理、快速办理、按时反馈，确保信件处理不拖延、不积压。2.实事求是原则：以事实为依据，客观公正地处理每一封来信，做到不偏不倚。3.依法依规原则：严格按照法律法规和政策规定办理信件，确保处理结果合法合规。4.保密原则：对来信人的个人信息和信件内容严格保密，保护来信人的合法权益。二、信件接收（一）接收渠道1.网络平台：通过官方网站设立的书记市长信箱板块，接受市民的网上来信。2.电子邮件：公布专门的书记市长信箱电子邮箱，接收市民的电子邮件。3.信件邮寄：设立专门的信件邮寄地址，接收市民的纸质信件。（二）接收要求1.专人负责：安排专人负责书记市长信箱信件的接收工作，确保信件接收及时、准确。2.分类登记：对接收的信件进行分类登记，详细记录来信时间、来信人姓名、联系方式、信件主题、信件内容等信息。3.及时录入：将信件信息及时录入系统，确保信件信息完整、准确。三、信件办理（一）交办流程1.初审：对接收的信件进行初审，根据信件内容确定承办单位，并填写交办单。2.交办：将交办单及信件内容一并交办给承办单位，明确办理要求和办理期限。（二）承办单位职责1.调查核实：承办单位接到交办信件后，应立即组织人员对信件反映的问题进行调查核实，全面了解情况。2.提出处理意见：根据调查核实情况，承办单位应提出切实可行的处理意见，并填写办理情况反馈表。3.按时办理：承办单位应严格按照交办要求和办理期限，认真办理信件，确保按时反馈办理结果。（三）办理期限1.一般信件：一般信件应在[X]个工作日内办理完毕，并反馈办理结果。2.复杂信件：对情况复杂、涉及面广的信件，承办单位应在[X]个工作日内提出初步办理意见，并在[X]个工作日内反馈最终办理结果。（四）跟踪督办1.建立跟踪机制：对信件办理情况进行跟踪督办，及时了解承办单位的办理进度和办理质量。2.催办提醒：对超过办理期限的承办单位，及时进行催办提醒，确保信件按时办理。3.协调解决：对办理过程中遇到的困难和问题，及时协调相关部门进行解决，确保信件办理顺利进行。四、信件反馈（一）反馈方式1.网上回复：承办单位应通过书记市长信箱网络平台，对信件办理结果进行网上回复，确保市民能够及时了解办理情况。2.电话反馈：对来信人要求电话反馈的，承办单位应及时与来信人取得联系，反馈办理结果。3.书面反馈：对来信人要求书面反馈的，承办单位应将办理情况反馈表及相关材料邮寄给来信人。（二）反馈内容1.处理情况：详细说明信件反映问题的处理情况，包括采取的措施、取得的成效等。2.结果告知：明确告知来信人信件的办理结果，如问题已解决、正在解决或无法解决等，并说明原因。3.感谢语：对来信人的关心和支持表示感谢。（三）审核把关1.承办单位审核：承办单位在反馈信件办理结果前，应认真审核反馈内容，确保反馈内容真实、准确、完整。2.主管部门审核：主管部门对承办单位反馈的办理结果进行审核把关，确保反馈内容符合要求。3.领导审批：重要信件的办理结果反馈需经领导审批后，方可进行回复。五、信息公开（一）公开内容1.信件摘要：定期对书记市长信箱信件进行梳理，选取具有代表性的信件摘要进行公开，让市民了解信件反映的主要问题。2.办理情况：公开信件的办理情况，包括承办单位、办理结果、反馈时间等信息，接受市民监督。（二）公开方式1.官方网站：通过官方网站设立的书记市长信箱专栏，对信件摘要和办理情况进行公开。2.新闻媒体：适时通过新闻媒体对书记市长信箱工作情况进行报道，提高工作透明度。六、档案管理（一）档案收集1.信件原件：收集书记市长信箱的信件原件，包括纸质信件、电子邮件等。2.办理材料：收集承办单位的办理情况反馈表、调查核实材料、处理意见等相关办理材料。（二）档案整理1.分类整理：按照信件主题分类，对信件原件和办理材料进行整理，确保档案资料完整、有序。2.编号归档：对整理好的档案资料进行编号归档，便于查询和管理。（三）档案保管1.专人保管：安排专人负责档案保管工作，确保档案资料安全。2.保管期限：档案资料的保管期限按照相关规定执行，确保档案资料长期保存。（四）档案查阅1.查阅申请：因工作需要查阅档案资料的，应填写查阅申请表，经批准后，方可查阅。2.查阅登记：查阅档案资料时，应进行查阅登记，详细记录查阅时间、查阅人姓名、查阅内容等信息。3.查阅要求：查阅人员应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、转借、复印档案资料。七、监督考核（一）监督机制1.内部监督：建立内部监督机制，对书记市长信箱工作流程进行全程监督，确保工作规范、高效。2.社会监督：通过新闻媒体、网络平台等渠道，接受社会公众的监督，及时发现和解决工作中存在的问题。（二）考核办法1.考核指标：制定书记市长信箱工作考核指标，包括信件受理率、按时办结率、群众满意度等。2.考核方式：定期对承办单位的书记市长信箱工作进行考核，考核结果纳入政府绩效考核体系