档案管理系统实施管理标准

档案管理系统实施管理标准

目录

前言....................................................................................II

1范围....................................................................................1

2规范性引用文件.........................................................................1

3术语和定义..............................................................................1

4职责....................................................................................1

4.1大区公司职责.......................................................................1

4.2项目公司职责.......................................................................1

5管理活动的内容与方法.................................................................2

5.1本标准依据的管理流程..............................................................2

5.2系统建设与运营.....................................................................2

5.3系统服务与收费.....................................................................3

5.4系统升级...........................................................................3

6重要风险识别与控制.....................................................................3

7检查与考核..............................................................................4

8记录与表格..............................................................................4

附录A（规范性附录）流程图...............................................................5

1

档案管理系统实施管理标准

1范围

本标准规定了电力档案管理系统实施的管理职责、管理活动的内容与方法、重要风险识别与控制、

检查与考核、报告与记录等要求,

本标准适用于北方大区及下属项目公司的档案管理系统实施的管理。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文

件,凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

DA/T56《档案信息系统运行维护规范》

DA/T58《电子档案管理基本术语》

档发[2001]6号《档案管理软件功能要求暂行规定》

华董办通[2016]63号《（集团）有限公司信息档案管理实施细则》

Q/2305.03.01—2017《电力档案管理系统实施管理标准》

3术语和定义

F列术语和定义适用于本文件。

3.1档案管理系统

对电子文件进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。

4职责

4.1大区公司

4.1.1档案管理系统项目组

4.1.1.1档案管理系统在本单位的实施、推广与运营并提供技术指导及专家支持。

4.1.1.2推动下属各单位之间档案管理系统实施工作的商务等专业协同、资源复用与知识分享。

4.1.1.3提出本单位档案门类、管控方案和管理模板优化方案。

4.1.1.4完成档案管理系统全覆盖。

4.2项目公司

档案管理系统在本单位的实施、运营。

5管理活动的内容与方法

5.1本标准依据的管理流程

档案管理系统实施管理流程（附录A）

9

5.2系统建设与运营

5.2.1系统规划

5.2.1.1集团档案管理系统遵循“统一平台、集中部署、协同建设”的建设原则，各单位应使用集团

统一的档案管理系统作为本单位进行档案管理工作的标准信息系统，档案归档结果以档案管理系统

中保存的结果为准。

5.2.1.2大区公司档案管理项目组由档案专业人员与信息专业人员组成。

5.2.2系统实施

5.2.2.1集团档案管理系统采用“应用集中、存储分布”模式部署。“应用集中”是指档案管理系

统的应用服务器由集团统一部署与管理，“存储分布”是指各单位根据实际情况自行设立文件服务

器存储档案电子文件。

5.2.2.2北方大区应根据自身情况，编制年度档案系统实施计划报上一级档案管理系统项目组，由

控股公司档案管理系统项目组统筹规划，编制年度档案管理系统需求规格说明书。

5.2.2.3档案管理系统实施按照系统合同附件中的“档案管理系统需求规格说明书”执行。

5.2.2.4如建设项H尚不具备使用集团档案管理系统的条件，各参建单位应使用集团档案系统配套

离线版录入。

5.2.2.5涉密档案应采用集团档案管理系统配套的离线版录入。

5.2.2.6档案管理系统文件服务器应符合档案管理要求和信息安全要求，并满足电力档案资源的互

联互通要求。

5.2.2.7各单位其他档案管理系统数据，应逐步迁移至集团档案管理系统。

——迁移实施单位技术人员从原系统导出数据的同时导出一份文件目录;将该目录及电子文件与原

系统中数据条目及电子文件分别进行比对，做完整性、一致性校验，校验不得低于50%；若发

现异常数据则需要技术人员查明原因并纠正后方能进入下一环节。

——接受迁移单位档案员对导出的目录及电子文件与原系统中数据条目及电子文件分别进行数据

校验，抽样率不得低于30版若发现异常数据则需要反馈给实施单位技术人员查明原因。

——校验无误后将导出的数据上传至集团档案管理系统，并由集团档案管理系统导出文件目录；由

实施单位将集团档案管理系统导出的口录与原系统中数据条口进行数据完整性、一致性校验，

校验比例不低于50%.由档案员抽检，比例不低于30'档案数据迁移成果由档案人员最终确

认。

5.2,2.8各单位应实现档案管理系统与存储待归档电了•文件的各类信息系统的集成，并保证电子档

案的真实性、完整性和有效性。

5.2.3系统运维

5.2.3.1档案管理系统运维工作采用分级管理方式，由控股信息管理部和各单位信息管理部门分别

承担系统运维职责。

5.2.3.2各单位信息管理部门负责本单位系统运维工作，主要包括应用支持、系统权限管理、系统

用户管理、.业务功能配置管理及文件服务器备份等。

5.2.3.3系统运维策划、实施、检查及改进执行DA/T56《档案信息系统运行维护规范》。

5.2.4系统安全管理

5.2.4.1档案管理系统信息安全执行电力《信息系统安全管理制度》

5.2.4.2为确保档案系统安全，控股本部及各单位信息管理部门应逐步建立系统数据的本地、异地、

异质备份等各项容灾管理机制。

5.2,4.3控股信息管理部负责控股本部文件服务器备份管理。

3

5.2,4.4各单位信息管理部门应统筹本单位全部文件服务器电子文件的备份管理。

5.2.4.5控股本部、各单位应建立对档案系统文件服务器的全量异质备份机制，结合实际情况按日、

按周或按月对文件服务器进行增量或全量备份。如因条件限制无法按口进行增量备份的单位，全量备份

周期最长不得超过一个月，且备份介质不允许与源文件在同一介质上。

5.3系统服务与收费

在各单位档案管理系统规划、实施及运营过程中，控股信息管理部可提供技术支持、专家指导等相

关服务，并按照事先确定的服务内容及服务价格收费。

5.4系统升级

5.4.1档案管理系统升级、改造应统一由集团信息部或电力信息部统一组织实施，任何单位或个人不

得私自对系统进行改造或将系统用于使用手册说明之外的非正常用途。

5.4.2档案管理系统升级过程中，如需进行数据迁移，档案数据原则上应以通用格式（具体见Q/

XXXX.XX.XX《电子文件归档与电子档案管理标准》）导出，并由档案人员对数据的准确性、完整性进

行核对后，导入升级后系统，导入完成后，过程数据应予以保存、备查，且过程数据的展现方式不应有

封闭性和唯一性。

6重要风险识别与控制

表3给出了基于本标准识别的风险及控制。

表1管理流程风险识别及控制

流程目标/关键步骤（编号）关键步骤

风险事件风险成因控制措施

要求与描述责任部门、岗位

未及时跟进

系统全覆大区公司上报实施大区档案管理加强对新增项目的管理,加强对实

漏项所属项目情

蛊计划系统项目组施计划的审核

况

7检查与考核

对本标准规定的管理活动进行检查与考核，考核内容如下表2所示：

7.1.1控股法律部和控股信息管理部对各单位档案管理系统实施及使用情况进行不定期评估、检查与

年麦考核，各单位应积极配合并根据相关意见进行整改提升。

表2考核内容

序号考核项目考核指标执行部门监督部门

1档案管理系统覆盖率覆盖率100%各级档案管理部门上一级档案主管部门

8记录与表格

表5给出了执行本标准形成的报告和记录。

表3报告与记录

序号名称填写部门保存地点保存期限

4

控股公司档案系控股公司法律30年

1档案管理系统实施总体规划

统项目组部

大区公司档案系大区公司档案30年

2档案管理系统实施冲划

统项目组主管部门

5

附录A

（规范性附录）

流程图

档案管理系统实施管理流程・号，LZCRP2305.03.01-2017-01

项目公司大区公司控股公司

档案及信息管理档案管理系筑项

信总管理部法律修过程描述

«n目坦目坦

控股公司法律部是咨案管理系统实施的也门件理«

II.档案处理泵统项目组设在法律削.

0^0法出开始.

断定总体।.控股公司档案件理系统项n组负员制定华润电力

规划档案管理桑统的总体线划,

▼

2制定规划M2.各冷位将案管理系统项目如根捆华涧电力总体运

月计划划制定本单仲的具体块划和年改工作计划.

3.顶口81筱柠审核华利电力衿案管理系统的总体打

Ptf

►31IIWh

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X▼◄——、4.控股公司档案旨理系统项目组执行华涧电力档笈

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4.3实地说4.2实地规4.1实施规许理系统的总体域划：各雌位档案府理系统项目外

划与计划划与计划划与划

\H/实施本地位的规划和计划.

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4刎与计划

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/、5.控股佑总管理部负近市歧平田的优化、管理和线

5.3系统送5.2系统运5.1系统运护工作：各值位项nfii负货本的位系统运培工作.

维维维

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5集合名称

.▼<、6.控股侑息管理部负8控股总部文件服务:》任份竹

/理：各地位信息管理部门应统处本的位仝部文件眼

6.3先份管理6.2各份廿理6.1各份管理务器电子文件的备份笆理.

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XX

6备份泞理

>V.-----------、

/、7.控股泣冲部和校股信息管理部对a单位档案管理

7.2参与检7.1班织粉

系统实施及使用情况进行不定期评侪、检资与年度

杳.考核