企事业单位公文档案管理规范

企事业单位公文档案管理规范第一章总则第一条目的与依据为规范本单位公文档案管理工作，提高公文处理和档案管理的科学化、制度化、规范化水平，确保公文档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关法律法规及相关行业标准，结合本单位实际，制定本规范。第二条适用范围本规范适用于本单位及所属各部门、各分支机构的公文形成、办理、归档、保管、利用和销毁等管理工作。凡在公务活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，均纳入本规范管理范畴。第三条基本原则公文档案管理遵循以下原则：（一）统一领导、分级负责：建立健全档案管理体系，明确管理职责，确保各项工作落到实处。（二）全程管理、前端控制：从公文形成之初即进行规范管理，确保归档文件材料的质量。（三）规范标准、安全保密：严格执行档案管理的各项标准和制度，确保档案实体与信息安全，严守国家秘密和工作秘密。（四）依法利用、服务发展：在遵守法律法规的前提下，积极提供档案利用服务，为单位各项工作开展提供支持。第二章管理机构与职责第四条管理机构设置单位应明确分管档案工作的领导，设立或指定档案管理部门（或档案工作岗位），配备专（兼）职档案管理人员。档案管理部门是本单位公文档案工作的职能管理机构，对所属各部门的档案工作进行业务指导和监督检查。第五条档案管理部门职责档案管理部门主要履行以下职责：（一）贯彻执行国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位公文档案管理规章制度和工作细则。（二）负责本单位各类公文档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研和销毁等工作。（三）指导和督促各部门做好公文的形成、积累、整理和预归档工作。（四）组织档案管理人员的业务培训和学习交流，提高档案队伍专业素质。（五）负责档案管理现代化建设，推动档案数字化、信息化进程。（六）监督检查档案管理规章制度的执行情况，确保档案安全。第六条各部门职责各部门应指定专人负责本部门公文的日常管理和预归档工作，其主要职责包括：（一）按照公文处理规定，规范本部门公文的草拟、审核、流转、编号、用印等环节。（二）负责本部门形成的公文材料的收集、整理、初步鉴定和预立卷，并定期向档案管理部门移交。（三）协助档案管理部门做好本部门档案的利用和编研工作。（四）遵守档案管理的各项规章制度，确保本部门形成的公文材料完整、准确、及时归档。第三章公文的形成与办理第七条公文拟制公文拟制应符合国家公文处理相关标准，做到内容真实准确、观点明确、条理清晰、文字精炼、格式规范。拟稿人应对公文内容的真实性和准确性负责。第八条公文审核与签发公文在发出前必须经过严格的审核和签发程序。审核重点包括：是否确需行文、内容是否符合法律法规和政策规定、文种使用是否恰当、格式是否规范、文字表述是否准确等。审核无误后，按规定权限报请相关领导签发。第九条公文编号与用印经签发的公文，由文秘部门或指定部门统一编号、登记，并加盖单位公章或相应的业务专用章。印章使用应严格遵守单位印章管理规定。第十条公文流转与办理公文流转应规范有序，建立必要的登记签收制度。承办部门应及时、认真办理公文，不得延误、积压。公文办理完毕后，承办人应及时将公文及相关材料整理齐全，交本部门档案管理人员。第四章公文的归档第十一条归档范围凡是本单位在行政管理、业务经营、科研开发等各项活动中形成的，具有查考利用价值的公文（包括正文、附件、定稿、修改稿、会议纪要、批示、电报、图表、声像材料等）均属归档范围。具体归档范围由档案管理部门根据相关规定结合单位实际制定。第十二条归档要求（一）归档的公文材料应齐全完整、手续完备。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。（二）归档的公文应为原件。因故无原件的，应在备考表中注明原因，并将复制件与有关说明一并归档。（三）公文处理单（签批单）应随公文一起归档。（四）外文材料应附有中文译本。（五）电子公文的归档，应符合国家关于电子文件归档与管理的相关规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第十三条归档时间（一）日常工作中形成的各类公文，应在办理完毕后的次年规定时间内，由各部门整理完毕并向档案管理部门移交归档。（二）专项工作、重大活动形成的公文材料，应在工作结束或活动结束后及时整理归档。（三）电子公文应在办结后及时归档，或按规定定期向档案管理部门移交。第十四条归档手续档案移交时，移交部门与档案管理部门应办理交接手续，填写《档案交接登记表》，双方签字确认，一式两份，各执一份备查。第五章档案的管理第十五条档案整理档案管理部门接收档案后，应按照国家档案整理规则和本单位档案分类方案进行系统整理。包括：（一）分类：根据档案内容和形成规律，采用适当的分类方法进行分类。（二）编号：按照分类方案和排列顺序，对档案进行编号。（三）排列：在分类的基础上，按照一定顺序对档案进行排列。（四）编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，确保检索便捷。（五）装盒：将整理好的档案按照规定装入档案盒，并填写档案盒封面、脊背和备考表。第十六条档案保管（一）档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。（二）配备必要的档案装具和设备，如档案柜、除湿机、空调、灭火器等，并定期检查维护。（三）建立档案库房管理制度，严格执行库房出入登记制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。（四）档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。（五）对声像档案、电子档案等特殊载体档案，应采取专门的保管措施，确保其长期保存和有效利用。第十七条档案利用（一）单位内部人员因工作需要查阅档案，须持所在部门介绍信或经部门负责人批准，填写《档案查阅申请表》，方可查阅。查阅涉密档案，须经单位分管档案工作领导批准。（二）外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经档案管理部门负责人批准（查阅涉密档案须经单位分管领导批准）。（三）查阅档案时，应遵守档案管理部门的规定，爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经允许，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。（四）查阅涉密档案，必须在指定的阅档室进行，严禁带出阅档室。（五）档案原件一般不得借出。确因特殊情况需要借出的，须经单位分管档案工作领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。档案借出期间，借阅单位和个人对档案的安全、保密负全部责任。（六）复制档案须经档案管理部门同意，并由档案管理部门负责复制，复制件须加盖档案证明章。第十八条档案鉴定与销毁（一）档案管理部门应定期会同有关业务部门对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作应由单位分管领导、档案管理人员和相关业务人员组成鉴定小组负责进行。（二）通过鉴定，对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对已无保存价值的档案，应按规定予以销毁。（三）销毁档案必须严格按照规定程序进行，填写《档案销毁清册》，报单位分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。（四）《档案销毁清册》应永久保存。第十九条档案的信息化建设（一）积极推进档案管理数字化、信息化进程，建立健全电子档案管理系统。（二）电子文件的形成、积累、归档应与纸质文件同步进行。电子档案的著录、存储、备份、迁移等应符合国家相关标准。（三）确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，建立电子档案备份制度，定期进行数据备份和检测。（四）档案管理系统应具备权限管理、日志记录、安全保密等功能，防止信息泄露和丢失。第六章监督与责任第二十条监督检查单位应定期对各部门公文档案管理工作进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，并督促落实。第二十一条奖惩措施对在公文档案管理工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，单位应给予表彰和奖励。对违反本规范，造成档案材料失真、损毁、丢失、泄