公证执业隐患排查整治方案

公证执业隐患排查整治方案一、总则1.1编制目的为进一步规范公证执业行为，强化公证质量全流程管控，及时排查化解公证领域各类风险隐患，防范虚假公证、错证假证发生，维护公证行业公信力和正常执业秩序，保障公证当事人及利害关系人合法权益，特制定本方案。1.2编制依据本方案依据《中华人民共和国公证法》《公证程序规则》《公证执业管理办法》《公证机构执业管理办法》《公证员职业道德基本准则》等法律法规及司法部、中国公证协会关于公证行业监管、质量管控的相关规范性文件制定。1.3工作目标通过开展全面系统的排查整治，实现四个核心工作目标：一是全面摸清本行政区域内公证执业领域存在的风险隐患底数，建立分级分类隐患台账清单；二是推动各类突出问题整改到位，有效遏制虚假公证、违规执业等违法违规行为，降低公证执业风险；三是完善公证执业风险防控体系，健全行业长效监管机制，提升公证行业整体质量水平和风险抵御能力；四是强化公证从业人员法治意识、责任意识和质量意识，筑牢公证质量生命线。1.4适用范围本方案适用于本行政区域内所有依法设立的公证机构、全体执业公证员及公证辅助人员的全部执业活动隐患排查整治工作。二、排查整治组织架构2.1领导小组组成成立公证执业隐患排查整治工作领导小组，由本级司法行政机关主要负责人任组长，分管公证管理工作的负责人任副组长，公证管理科（处）室负责人、本级公证协会负责人为核心成员。领导小组下设办公室，办公室设在司法行政机关公证管理部门，负责统筹推进排查整治日常工作。2.2工作职责分工领导小组：负责统筹部署区域内排查整治工作，研究解决排查整治中的重大疑难问题，审批重大隐患处置意见，对各区域、各机构排查整治工作开展督导检查。领导小组办公室：负责制定排查整治具体实施计划，组织开展业务培训和政策解读，汇总梳理排查发现的问题，督促责任主体落实整改，按要求报送工作信息，组织开展排查整治工作的总结评估。各公证机构：负责本机构内部的隐患自查自纠工作，建立本机构隐患问题台账，落实具体整改措施，定期向上级报送排查整治工作进展。公证协会：配合司法行政机关开展集中排查工作，参与行业自律检查，组织开展公证员执业警示教育，推动行业执业规范落地执行。三、排查整治范围与重点内容3.1排查整治覆盖范围本次排查整治覆盖公证机构所有执业活动领域，重点覆盖涉及不动产交易、财产继承、遗嘱遗赠、委托授权、赋予强制执行效力债权文书公证、提存公证、涉外涉港澳台公证等风险高发的公证事项，覆盖公证执业从接案受理到归档全流程各个环节，覆盖公证机构内部人、财、物、信息全管理体系。3.2重点排查整治内容3.2.1公证受理环节隐患主要排查：是否存在违反公证管辖规定，越权受理不属于本机构管辖范围公证事项的问题；是否存在明知当事人身份不真实、意思表示不真实、申请事项不合法仍然违规受理的问题；是否存在违规受理涉及限购、限售、逃避税费政策的房产委托、过户委托公证的问题；是否存在违规受理一次性多份全权委托、未合理限制转委托权的房屋委托公证的问题；是否存在未按要求核实当事人身份信息，未落实人脸识别、人证比对、身份核验要求的问题；是否存在接受中介机构违规转介业务，违规支付中介介绍费、佣金的问题；是否存在为不符合条件的金融机构、房地产中介办理赋强公证、委托公证的问题。3.2.2审查核实环节隐患主要排查：是否存在审查流于形式，未对证明材料真实性、合法性、充分性进行核查的问题；是否存在对当事人提供的虚假证明材料未予识别，违规出具公证的问题；是否存在涉及不动产继承、遗嘱、委托等需要上门核实、外围核查的事项，未按要求开展实地核实，仅依据书面材料出证的问题；是否存在核实记录不完整、不规范，无法追溯核查过程的问题；是否存在涉及委托、声明等单方法律行为，未单独询问当事人，未确认当事人真实意思表示的问题；是否存在遗嘱公证未按要求开展全程录音录像、遗漏见证人程序要求的问题；是否存在委托公证未对委托期限、委托权限进行合理限制，导致委托人丧失财产控制权的问题；是否存在继承公证未核实全部继承人信息，遗漏法定继承人的问题。3.2.3出证审批与用印管理隐患主要排查：是否存在公证审批制度落实不到位，审批人未对公证事项内容进行实质审核，仅签字放行的问题；是否存在重大疑难公证事项未按要求提交机构集体讨论，违规出证的问题；是否存在未按程序审批，先出证后补审批手续的问题；是否存在空白公证书、公证机构印章管理不规范，交给非授权管理人员保管，出现空白公证书纸张流失的问题；是否存在私自用印、违规出具公证书的问题；是否存在公证书格式不规范，错用公证证词、公证编号，证词表述存在歧义的问题；是否存在审批记录不完整，无法追溯审批过程的问题。3.2.4档案管理环节隐患主要排查：是否存在公证档案未按要求及时归档，档案长期由承办人自行保管的问题；是否存在档案材料不完整，缺失主要证明材料、询问笔录、审批手续等核心材料的问题；是否存在纸质档案与电子档案内容不一致，电子档案未同步更新归档的问题；是否存在档案保管条件不达标，未达到防火、防潮、防虫、防盗要求，存在霉变、虫蛀、水火灾害隐患，可能造成档案损毁灭失的问题；是否存在档案查阅制度不落实，违规泄露当事人隐私和公证信息的问题；是否存在档案销毁未按规定程序执行，擅自销毁公证档案的问题。3.2.5人员执业管理隐患主要排查：是否存在公证员挂证、兼职，不在执业机构实际执业，允许非本机构人员以本机构名义办理公证的问题；是否存在公证辅助人员违规独立承办公证事项，代行公证员核心职责的问题；是否存在公证员私自接受委托、私自收取费用，收受当事人财物或者其他不正当利益的问题；是否存在公证员超出执业范围执业，违反执业禁止规定的问题；是否存在未按要求开展年度继续教育培训，公证员业务能力不符合执业要求的问题；是否存在聘用不符合条件的辅助人员，未开展岗前培训和合规教育就上岗执业的问题。3.2.6信息化与信息安全隐患主要排查：是否存在未按要求使用全国公证管理信息系统，公证事项未及时录入系统，体外循环办理业务的问题；是否存在系统信息录入不准确、不完整，与实际公证事项内容不一致的问题；是否存在信息安全管理制度不落实，用户账号、密码管理不规范，多人共用账号、泄露账号密码的问题；是否存在未按要求开展信息安全等级保护，公证信息系统存在被攻击、信息泄露风险的问题；是否存在违规导出、泄露当事人个人信息和公证数据，违规对外提供公证数据用于商业用途的问题；是否存在电子签名管理不规范，违规出借公证员电子签名的问题。3.2.7收费与财务管理隐患主要排查：是否存在不执行政府定价和行业收费标准，擅自提高收费标准、拆分项目乱收费的问题；是否存在恶意降低收费标准抢揽业务、开展不正当竞争的问题；是否存在提存公证提存金管理不规范，未按要求专户存储、违规挪用提存金的问题；是否存在公证赔偿基金未按要求足额提取，财务管理不规范，存在财务风险的问题；是否存在收费不入账，设立账外账、小金库的问题；是否存在违规减免收费，为特定机构招揽业务违规返点的问题。四、排查整治实施步骤本次排查整治工作总体周期为六个月，共分为五个阶段，具体安排如下：4.1动员部署阶段本阶段为排查整治启动期，时间为第一个月。主要工作内容：一是领导小组结合本区域公证行业实际，制定具体排查整治实施方案，明确排查任务、责任分工、时间要求；二是组织召开本区域公证机构负责人、全体公证员动员部署会议，传达上级关于公证执业风险整治的工作要求，部署排查整治具体任务；三是组织开展公证执业规范专题培训，明确排查标准、整改要求，提升从业人员风险防范意识和合规意识。4.2自查自纠阶段本阶段为机构自我排查期，时间为第二个月。主要工作内容：各公证机构对照本方案列出的排查范围和重点内容，组织本机构全体人员逐事项、逐环节开展拉网式自查，对2018年以来出具的公证事项，按照合理比例抽取卷宗开展质量评查，其中风险高发的委托、继承、遗嘱类公证抽评比例不低于30%。对排查发现的隐患，逐一登记造册，建立《公证执业隐患问题台账》，明确隐患类型、隐患等级、责任人员，制定初步整改措施，于本阶段结束后5个工作日内将自查台账上报排查整治工作领导小组办公室。4.3集中排查阶段本阶段为监督检查期，时间为第三个月。主要工作内容：排查整治领导小组办公室组织专项工作组，对本区域所有公证机构开展现场排查，对各机构上报的自查问题进行复核，对未自查发现的隐患进行全面梳理。对风险高发、自查问题较多的公证机构，开展全覆盖卷宗评查。排查过程中，要畅通投诉举报渠道，向社会公布投诉举报电话、邮箱，对群众举报的线索逐一核查核实。集中排查结束后，领导小组办公室汇总形成本区域《公证执业隐患总台账》，明确整改责任单位、责任人和整改时限。4.4整改落实阶段本阶段为问题整改期，时间为第四至第五个月。实行隐患销号管理制度，对排查发现的隐患，按照“一隐患一方案一责任人”要求，落实整改措施，整改完成一项验收一项销号一项。对一般隐患，要求责任主体在15个工作日内完成整改；对较大隐患，要求在30个工作日内完成整改；对重大隐患，实行挂牌督办，明确整改时限，安排专人跟踪整改进度。对整改不到位、拒不整改的机构和人员，依法依规采取监管措施。4.5总结巩固阶段本阶段为总结提升期，时间为第六个月。主要工作内容：一是对本次排查整治工作开展全面总结，梳理排查整治成果，分析行业存在的共性问题和制度漏洞，形成总结报告上报上级司法行政机关；二是针对排查发现的共性隐患和制度漏洞，指导公证机构完善内部质量管控制度，健全司法行政机关、公证协会监督管理制度，建立隐患排查常态化工作机制，明确每年度至少开展一次全面执业隐患排查，实现风险防控长效化。五、隐患分级与处置标准5.1隐患分级标准根据隐患的性质、违反规范的程度、可能造成的后果，将公证执业隐患分为三个等级：一般隐患：违反公证执业规范，情节轻微，未影响公证结论真实性合法性，未造成不良后果的隐患。主要包括：程序细节不规范，材料归档不及时，系统信息录入错误，档案材料轻微缺失，档案保管条件轻微不达标等情形。较大隐患：违反公证程序规则和执业规范，情节较重，可能影响公证结论真实性合法性，或者已经造成一定不良影响的隐患。主要包括：未按要求开展实质核实，审批程序缺失，未合理限制委托权限，收费不规范，人员管理不合规，档案核心材料缺失等情形。重大隐患：违反法律法规规定，存在虚假公证、错证假证，严重侵害当事人合法权益，造成重大不良社会影响，或者涉嫌违法犯罪的隐患。主要包括：明知证明材料虚假仍然出具公证书，违规出具虚假委托公证用于违法犯罪活动，公证员私自收案收费，挪用提存金，泄露当事人隐私造成严重后果，给利害关系人造成重大财产损失等情形。5.2分级处置要求针对不同等级的隐患，采取差异化处置措施：一般隐患：由公证机构责令责任人员限期整改，对责任人员进行内部批评教育，整改结果报领导小组办公室备案，记入机构内部质量档案。较大隐患：由司法行政机关责令公证机构限期整改，对责任公证员给予行业警示，暂停承办高风险公证事项，整改到位经核查合格后恢复执业，记入公证员执业信用档案。重大隐患：由司法行政机关依法立案调查，对责任公证员依法给予行政处罚，涉嫌犯罪的移送司法机关依法追究刑事责任；对公证机构依法给予停业整顿、吊销执业证书等处罚，同时追究机构负责人的管理责任。六、工作要求6.1压实工作责任各级司法行政机关、各公证机构要严格落实“谁排查谁负责、谁整改谁负责”的责任机制，公证机构主要负责人是本机构隐患排查整治第一责任人，要亲自部署、亲自督促，确保排查不走过场、整改不留死角。对排查中隐瞒不报、弄虚作假的机构，一经查实，从严追究机构主要负责人责任。6.2强化协同联动建立司法行政机关监管、公证协会自律、公证机构内控的协同联动机制，司法行政机关负责统筹监管和行政执法，公证协会负责开展行业检查和执业惩戒，公证机构负责落实内部整改和日常管控，形成风险防控合力。对跨区域的公证执业隐患，建立跨区域协查联动机制，协同排查处置隐患。6.3严格监督问责对排查整治工作推进缓慢、隐患整改不到位的机构，领导小组要及时约谈机构主要负责人，责令限期推进；对拒不整改、屡