申请印章流程审批制度

PAGE申请印章流程审批制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章申请、使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、分支机构及全体员工。（三）印章种类及定义1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的重要标志，具有最高法律效力。2.法定代表人章：用于特定的法律文件、合同等，代表法定代表人的个人意志。3.财务专用章：专门用于公司财务结算、票据开具等财务相关业务。4.合同专用章：用于签订各类经济合同，明确公司在合同中的权利和义务。5.部门章：各部门根据工作需要自行使用的印章，用于部门内部文件、资料等的处理。（四）管理原则1.严格审批原则：印章申请必须经过严格的审批流程，确保印章使用的必要性和合法性。2.归口管理原则：公司印章由综合管理部门统一归口管理，负责印章的刻制、保管、使用和销毁等工作。3.专人负责原则：指定专人负责印章的保管和使用，确保印章使用安全。4.登记备案原则：印章使用情况必须进行详细登记备案，以备查询和审计。二、印章申请流程（一）申请部门填写申请表1.各部门因工作需要申请印章时，应填写《印章申请表》，详细注明申请印章的种类、用途、使用范围等信息。2.申请表应加盖部门公章，并由部门负责人签字确认。（二）提交申请材料1.申请部门应根据申请印章的种类，提交相关证明材料。例如，申请公司公章需提供公司设立的相关文件；申请财务专用章需提供财务部门的授权文件等。2.证明材料应真实、有效、完整，能够充分证明申请印章的必要性和合法性。（三）部门负责人审核1.部门负责人对申请表及申请材料进行审核，重点审核申请印章的用途是否符合部门工作需要，申请材料是否齐全、合规。2.审核通过后，部门负责人在申请表上签署审核意见，并签字确认。（四）综合管理部门初审1.综合管理部门收到申请表及申请材料后，进行初审。初审内容包括申请流程是否符合规定、申请材料是否符合要求等。2.初审通过后，综合管理部门在申请表上签署初审意见，并将申请表及申请材料提交公司领导审批。（五）公司领导审批1.公司领导根据综合管理部门的初审意见，对申请印章事项进行最终审批。2.审批通过后，公司领导在申请表上签署审批意见，并签字确认。（六）印章刻制1.经公司领导审批同意后，综合管理部门负责联系具有资质的印章刻制单位进行印章刻制。2.印章刻制单位应严格按照公司提供的印章样式和规格进行刻制，确保印章质量。3.印章刻制完成后，综合管理部门应及时将印章取回，并进行登记备案。三、印章使用流程（一）填写用印申请表1.需要使用印章时，使用部门应填写《用印申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息。2.用印申请表应加盖部门公章，并由部门负责人签字确认。（二）提交用印材料1.使用部门应根据用印事项，提交相关用印材料。例如，用印合同需提供合同文本、对方营业执照副本等；用印文件需提供文件初稿、审批文件等。2.用印材料应真实、有效、完整，能够充分证明用印事项的合法性和必要性。（三）部门负责人审核1.部门负责人对用印申请表及用印材料进行审核，重点审核用印事项是否符合部门工作需要，用印材料是否齐全、合规。2.审核通过后，部门负责人在申请表上签署审核意见，并签字确认。（四）印章保管人审核1.印章保管人收到用印申请表及用印材料后，进行审核。审核内容包括用印申请表填写是否规范、用印材料是否齐全、用印事项是否符合审批权限等。2.审核通过后，印章保管人在申请表上签署审核意见，并签字确认。（五）用印1.印章保管人根据审核意见，在用印材料上加盖相应印章。用印时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜。2.用印完成后，印章保管人应在《用印登记簿》上详细记录用印时间、用印事项、用印文件名称、份数等信息，并由用印人签字确认。（六）用印材料归档1.用印完成后，使用部门应将用印材料整理归档，以备查询和审计。2.归档材料应包括用印申请表、用印材料、《用印登记簿》等。四、印章保管制度（一）保管人员职责1.公司指定专人负责印章的保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识，确保印章安全。2.保管人员应严格按照本制度规定的印章使用流程进行操作，不得擅自使用印章。3.保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章损坏或丢失，应及时报告公司领导，并采取相应措施。（二）保管方式1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章应存放在保险柜中，并由专人负责保管。2.部门章可根据实际情况，由部门指定专人保管，但应确保保管安全。（三）保管地点1.印章保管地点应选择安全、保密的场所，避免印章受到损坏、丢失或被盗。2.印章保管地点应安装必要的安全设施，如监控设备、报警装置等。（四）印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应办理印章交接手续。2.交接手续应包括填写《印章交接清单》，详细注明交接印章的种类、数量、交接时间等信息，并由交接双方签字确认。3.交接完成后，综合管理部门应及时对《印章交接清单》进行存档备案。五、印章停用与销毁制度（一）停用情形1.公司名称变更、机构调整等原因导致印章不再使用的。2.印章损坏、丢失或被盗的。3.因其他原因需要停用印章的。（二）停用流程1.印章使用部门或保管人员发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，详细注明停用原因、停用印章的种类等信息。2.《印章停用申请表》应加盖部门公章，并由部门负责人签字确认。3.综合管理部门收到《印章停用申请表》后，进行审核。审核通过后，在申请表上签署审核意见，并将申请表提交公司领导审批。4.公司领导审批同意后，综合管理部门负责通知相关部门和人员印章已停用，并收回停用印章。（三）销毁流程1.对于停用的印章，综合管理部门应及时组织销毁。销毁印章应采用适当的方式，确保印章无法恢复使用。2.销毁印章时，应填写《印章销毁清单》，详细注明销毁印章的种类、数量、销毁时间等信息，并由销毁人员签字确认。3.《印章销毁清单》应存档备案，以备查询和审计。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.综合管理部门负责定期对公司印章管理情况进行监督检查，确保印章管理工作符合本制度规定。2.监督检查内容包括印章申请、使用、保管、停用与销毁等环节的执行情况。（二）责任追究1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重，给予相应的纪律处分；给公司造成经济损失或其他不良影响的，将依法追究相关人员的法律责任。