用章授权审批制度

PAGE用章授权审批制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范用章行为，防范用章风险，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构、各全资及控股子公司（以下统称“公司”）。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的法定印章。2.法定代表人章：用于特定的法定代表人授权事项。3.财务专用章：用于公司财务结算等相关业务。4.合同专用章：专门用于签订各类合同。5.部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部事务。6.其他专用章：如发票专用章等，用于特定业务。（四）管理原则1.严格审批原则：用章必须经过严格的授权审批流程，确保用章行为合法合规。2.专人保管原则：各类印章应指定专人负责保管，明确保管职责。3.登记备案原则：建立用章登记台账，对用章情况进行详细记录和备案。4.安全保密原则：加强印章保管场所的安全防范措施，确保印章安全，防止印章被盗用、冒用。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一负责。2.需刻制印章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字后，报分管领导审批。3.分管领导审批通过后，行政部门持相关审批文件到公安机关指定的刻章单位进行刻制。（二）印章启用1.新印章刻制完成后，行政部门应及时组织相关部门进行验收。2.验收合格的印章，由行政部门填写《印章启用申请表》，注明启用日期、启用范围等内容，并经公司法定代表人或授权代表签字批准。3.印章启用前，行政部门应在印章保管登记表上进行登记，并预留印模。4.新印章启用后，原印章同时废止。废止的印章应及时上缴行政部门封存，并在印章保管登记表上注明废止日期。三、印章的保管（一）保管人员1.公司公章、法定代表人章由公司办公室指定专人保管。2.财务专用章由财务部门指定专人保管。3.合同专用章由合同管理部门指定专人保管。4.部门章由各部门负责人指定专人保管。5.其他专用章由相关业务部门指定专人保管。（二）保管要求1.印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章保管制度。2.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。3.印章保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，确因工作需要临时交接的，应办理交接手续，并由监交人签字确认。4.印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。四、用章授权审批流程（一）一般用章审批1.用章申请人填写《用章申请表》，详细说明用章事项、用章内容、用章范围、用章期限等信息，并签字确认。2.《用章申请表》经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。3.分管领导审批通过后，用章申请人将《用章申请表》交至印章保管人员处，印章保管人员根据审批意见进行用章操作，并在《用章登记表》上记录用章情况。（二）重要用章审批1.涉及公司重大决策、重要合同签订、对外投资、融资担保等重要事项的用章，需经公司法定代表人或授权代表审批。2.用章申请人除填写《用章申请表》外，还应提交相关文件资料，如决策文件、合同文本、项目方案等。3.公司办公室对用章申请及相关文件资料进行初审后，报公司法定代表人或授权代表审批。4.法定代表人或授权代表审批通过后，用章申请人将《用章申请表》交至印章保管人员处，印章保管人员按照审批意见进行用章操作，并在《用章登记表》上详细记录用章情况。（三）紧急用章审批1.因紧急情况需要立即用章的，用章申请人可先电话向分管领导或公司法定代表人请示，经同意后进行用章操作。2.紧急用章事项处理完毕后，用章申请人应在[X]个工作日内补办《用章申请表》审批手续，并提交相关文件资料。3.印章保管人员应对紧急用章情况进行记录，并在补办审批手续后，将相关信息补录至《用章登记表》。五、用章登记与备案（一）用章登记1.印章保管人员应建立《用章登记表》，对每一次用章情况进行详细记录，包括用章日期、用章申请人、用章事项、用章内容、用章范围、用章期限、审批意见等信息。2.《用章登记表》应妥善保存，保存期限为[X]年。（二）用章备案1.公司办公室应定期对用章情况进行汇总统计，并形成《用章备案表》，报公司领导审阅。2.《用章备案表》应包括用章时间、用章部门、用章事项、用章数量等内容。3.对于涉及公司重大事项的用章备案，公司办公室应及时向公司董事会或监事会报告。六、印章的使用规范（一）使用范围1.公司公章用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、授权委托书等。2.法定代表人章用于特定的法定代表人授权事项。3.财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等相关业务。4.合同专用章用于签订各类合同。5.部门章用于部门内部的文件、通知、报表、证明等。6.其他专用章用于特定业务，如发票专用章用于开具发票等。（二）使用要求1.用章必须在《用章申请表》批准的范围内使用，不得超越范围使用印章。2.用章时，印章应端正、清晰地加盖在文件或物品的规定位置上，不得模糊、歪斜或重叠。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。确因工作需要先行加盖印章的，应在盖章后及时填写用章事项，并按照用章授权审批流程进行审批。4.涉及多页的文件，应逐页加盖骑缝章。七、印章的停用与销毁（一）印章停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章的，由使用部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因，并经部门负责人签字后，报分管领导审批。2.分管领导审批通过后，行政部门负责收回停用的印章，并在印章保管登记表上注明停用日期。（二）印章销毁1.对于停用的印章，行政部门应定期进行清理，并提出销毁意见。2.销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、数量、销毁原因等信息，并经公司法定代表人或授权代表签字批准。3.印章销毁应在公司办公室、审计部门等相关人员的监督下进行，确保印章彻底销毁。4.印章销毁后，行政部门应在《印章保管登记表》上注明销毁日期，并将销毁情况记录备案。八、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门负责对公司印章管理和使用情况进行定期审计和检查，确保印章管理规范、用章行为合法合规。2.公司办公室应加强对印章保管人员的日常管理和监督，定期检查印章保管情况，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.公司应积极配合公安机关、工商行政管理部门等相关外部机构的监督检查，如实提供印章管理和使用情况。2.对于外部机构提出的整改意见，公司应认真落实，及时改进印章管理工作。九、责任追究（一）违规责任认定1.凡违反本制度规定，擅自使用印章、超越授权范围使用印章、未按规定进行用章审批登记等行为，均属于违规用章行为。2.对于违规用章行为，应根据情节轻重和造成的损失大小，认定相关责任人的责任。（二）责任追究方式1.对于违规用章行为较轻的，给予责任人批评教育、警告等处分。2.对于违规用章行为造成公司经济损失或不良影响的，除责令责任人赔偿经济损失外，还应给予相应的纪律处分，如