现金审批使用管理制度

PAGE现金审批使用管理制度一、总则（一）目的为加强公司现金管理，规范现金审批使用流程，确保现金使用安全、合理、高效，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在日常经营活动中涉及现金收支的审批与使用管理。（三）基本原则1.合法性原则：现金收支必须符合国家法律法规及金融监管要求。2.安全性原则：确保现金存放、保管及使用过程中的安全，防止现金被盗、丢失等情况发生。3.合理性原则：现金使用应根据实际业务需求，严格控制现金使用范围，杜绝不合理开支。4.审批规范原则：所有现金收支业务均需按照规定的审批流程进行审批，严禁未经审批擅自收付现金。二、现金使用范围（一）员工工资、奖金、津贴及福利费用等个人薪酬支出。（二）向不能转账结算的个人收购农副产品和其他物资的价款。（三）出差人员必须随身携带的差旅费。（四）结算起点（1000元）以下的零星支出。（五）中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。三现金收支审批流程（一）现金收入审批流程1.业务人员收取现金后，应及时填写“现金收入登记表”，详细记录收款日期、交款单位或个人、款项来源、金额等信息。2.收款业务人员将“现金收入登记表”及现金一并交至财务部门出纳人员。出纳人员在收到现金及登记表后，应立即进行清点核对，确保现金金额与登记表记录一致。3.出纳人员核对无误后，在“现金收入登记表”上签字确认，并开具收款收据（如有需要）。收款收据应加盖公司财务专用章，并由交款人签字确认。4.出纳人员将现金存入公司指定的银行账户，并在当日下班前将“现金收入登记表”及相关收款凭证交至会计人员进行账务处理。会计人员根据收款凭证及时登记现金日记账及相关明细账，确保账实相符。5.对于超过规定限额的现金收入（一般为10000元以上，具体限额可根据公司实际情况调整），业务人员应提前通知财务部门，以便安排专人进行收款及安全护送。财务部门应根据实际情况制定安全护送方案，确保现金安全。（二）现金支出审批流程1.现金支出申请：由业务部门或个人根据实际业务需要填写“现金支出申请表”，详细说明支出事由、金额、收款单位或个人等信息，并附上相关证明材料（如发票、合同、审批文件等）。2.部门负责人审核：部门负责人对“现金支出申请表”及相关证明材料进行审核，重点审核支出事项的真实性合理性、必要性及金额的准确性。审核通过后，在申请表上签字批准。3.财务部门审核：财务人员收到“现金支出申请表”及相关证明材料后，对支出事项的合规性、票据的真实性有效性、金额的计算准确性等进行审核。审核通过后，在申请表上签字确认。4.分管领导审批：对于金额较大或重要的现金支出（具体金额标准可根据公司实际情况设定，如超过5000元），需经分管领导审批。分管领导应重点审核支出事项是否符合公司战略规划和财务预算，是否存在潜在风险等。审批通过后，在申请表上签字批准。5.总经理审批：对于重大现金支出事项（如一次性支出超过100000元），需经总经理审批。总经理应全面评估支出事项对公司财务状况、经营成果及发展战略的影响，做出最终审批决定。审批通过后，在申请表上签字批准。6.出纳付款：出纳人员根据经过各级审批后的“现金支出申请表”，按照规定的付款方式进行付款。付款时，应认真核对收款单位或个人信息，确保付款准确无误。付款后，在申请表上加盖“现金付讫”章，并在现金日记账上进行登记。7.账务处理：会计人员根据“现金支出申请表”及相关付款凭证，及时进行账务处理，登记现金日记账及相关明细账，确保账实相符。同时，对支出事项进行分类核算，以便于财务分析和管理。四、现金库存管理（一）库存限额设定公司根据日常现金使用量及业务特点，合理设定现金库存限额。一般情况下，现金库存限额为不超过3天的日常零星开支所需现金量，具体限额由财务部门根据实际情况提出建议，报公司领导审批后执行。（二）库存现金保管1.公司现金应存放在经公司认可的具有安全保障设施的保险柜内，保险柜应放置在财务部门专门的现金保管区域，并确保该区域安全防护措施到位，如安装监控设备、门禁系统等。2.出纳人员应严格遵守现金保管规定，不得将现金随意存放或带回家中保管。每日下班前，应将现金清点核对无误后存入保险柜，并锁好保险柜。3.财务部门应定期对保险柜进行检查，确保保险柜正常使用，锁具完好无损。同时，应定期更换保险柜密码，防止密码泄露。（三）库存现金盘点1.出纳人员应每日进行现金盘点，确保账实相符。盘点时，应将现金日记账余额与实际库存现金进行核对，如有差异，应及时查明原因，并进行相应处理。2.财务部门负责人应定期（至少每月一次）组织对库存现金进行全面盘点，盘点工作应由财务部门内部人员交叉进行，以确保盘点结果的准确性和公正性。盘点结束后，应编制“现金盘点表”，详细记录盘点日期、现金日记账余额、实际库存现金金额、差异情况及原因分析等内容。“现金盘点表”应由盘点人员、财务部门负责人签字确认。3.如发现库存现金长款或短款情况，应及时进行调查处理。对于长款，应查明原因，如属于应付款项，应及时入账；如无法查明原因，应作为营业外收入处理。对于短款，应根据具体情况追究相关人员责任，如属于出纳人员责任，应责令其赔偿；如属于其他原因导致短款，应根据公司规定进行相应处理。五、现金使用监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对现金审批使用情况进行审计监督，检查现金收支业务是否符合本制度规定，审批流程是否规范，库存现金管理是否安全等。审计人员应通过查阅相关凭证、账目、报表，实地盘点库存现金等方式进行审计，并出具审计报告。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门和人员进行整改。（二）财务部门日常监督财务部门应加强对现金审批使用的日常监督，定期检查现金收支凭证的完整性、合规性，核对现金日记账与银行对账单的一致性，关注库存现金限额执行情况等。对于发现的问题，应及时要求相关部门和人员进行纠正，并做好记录。（三）违规处理对于违反本制度规定的现金审批使用行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。对于情节较轻的，给予警告、责令改正等处理；对于情节严重的，如造成公司经济损失、违反法律法规等，将依法追究相关