往来款项审批制度

PAGE往来款项审批制度一、总则1.目的为加强公司往来款项的管理，规范往来款项的审批流程，确保公司资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位或个人之间发生的各类往来款项，包括应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等。3.基本原则（1）合法性原则：往来款项的发生必须符合国家法律法规和公司相关规定。（2）真实性原则：往来款项的记录必须真实、准确、完整，不得虚构或隐瞒。（3）审批原则：所有往来款项必须经过严格的审批程序，未经审批不得擅自发生。（4）及时清理原则：各部门应定期对往来款项进行清理，及时结算，避免长期挂账。二、应收账款审批1.定义应收账款是指公司因销售商品、提供劳务等经营活动应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。2.审批流程（1）销售部门在签订销售合同或协议时，应明确收款方式、收款期限等条款，并将合同或协议副本提交给财务部门。（2）财务部门对销售合同或协议进行审核，重点审核收款条款的合理性和可行性。如发现问题，应及时与销售部门沟通并提出修改建议。（3）销售部门根据合同或协议约定发货后，应及时开具发票，并将发票副本、发货单等相关凭证提交给财务部门。（4）财务部门根据发票和发货单等凭证，确认应收账款的金额，并编制应收账款明细表。（5）应收账款明细表经财务部门负责人审核后，提交给销售部门负责人进行确认。销售部门负责人应对应收账款的真实性、准确性负责。（6）销售部门负责人确认无误后，将应收账款明细表提交给公司分管领导审批。公司分管领导根据公司的经营政策和资金状况，对重大应收账款进行审批，并签署审批意见。（7）财务部门根据公司分管领导的审批意见，对应收账款进行账务处理，并登记应收账款台账。同时，财务部门应定期对应收账款进行跟踪和催收，确保款项及时收回。3.信用管理（1）销售部门应建立客户信用档案，对客户的信用状况进行评估和分级。信用评估内容包括客户的经营状况、财务状况、信用记录等。（2）根据客户的信用等级，销售部门应确定相应的信用额度和信用期限。信用额度和信用期限应根据客户的信用状况和公司的经营政策进行动态调整。（3）对于信用等级较低的客户，销售部门应采取适当的风险防范措施，如要求客户提供担保、增加收款频率等。4.应收账款催收（1）财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，及时发现逾期账款。对于逾期账款，财务部门应及时通知销售部门进行催收。（2）销售部门应制定应收账款催收计划，明确催收责任人、催收方式和催收期限。催收责任人应积极与客户沟通，了解客户的还款困难和原因，并采取相应的措施进行催收。（3）对于长期拖欠的应收账款，销售部门应及时向公司分管领导汇报，并采取法律手段进行追讨。三、应付账款审批1.定义应付账款是指公司因购买商品、接受劳务等经营活动应支付给供应单位或个人的款项。2.审批流程（1）采购部门在签订采购合同或协议时，应明确付款方式、付款期限等条款，并将合同或协议副本提交给财务部门。（2）财务部门对采购合同或协议进行审核，重点审核付款条款的合理性和可行性。如发现问题，应及时与采购部门沟通并提出修改建议。（3）采购部门根据合同或协议约定收到货物后，应及时验收，并将验收单、发票等相关凭证提交给财务部门。（4）财务部门根据验收单和发票等凭证，确认应付账款的金额，并编制应付账款明细表。（5）应付账款明细表经财务部门负责人审核后，提交给采购部门负责人进行确认。采购部门负责人应对应付账款的真实性、准确性负责。（6）采购部门负责人确认无误后，将应付账款明细表提交给公司分管领导审批。公司分管领导根据公司的资金状况和经营政策，对重大应付账款进行审批，并签署审批意见。（7）财务部门根据公司分管领导的审批意见，对应付账款进行账务处理，并登记应付账款台账。同时，财务部门应按照合同或协议约定的付款期限，及时安排资金支付，确保公司信誉。3.付款审核（1）财务部门在支付应付账款前，应审核相关凭证的真实性、完整性和合法性。审核内容包括发票的真伪、验收单的签字盖章、合同或协议的条款等。（2）对于金额较大的应付账款，财务部门应进行实地核实，确保款项支付的真实性。实地核实可通过电话、函证、实地走访等方式进行。（3）如发现应付账款存在问题，如发票虚假、货物未收到等，财务部门应及时与采购部门沟通，并暂停付款，待问题解决后再行支付。四、其他应收款审批1.定义其他应收款是指公司除应收账款、应收票据、预付账款等以外的其他各种应收及暂付款项，包括员工借款、备用金、押金、保证金等。2.审批流程（1）员工因工作需要借款时，应填写借款申请表，注明借款金额、借款用途、还款期限等内容，并提交给所在部门负责人审批。（2）部门负责人根据员工的工作需要和实际情况，对借款申请表进行审核，并签署审批意见。如同意借款，则在借款申请表上签字盖章；如不同意借款，则应说明理由。（3）借款申请表经部门负责人审批后，提交给财务部门。财务部门对借款申请表进行审核，重点审核借款金额的合理性、还款期限的可行性等。如发现问题，应及时与借款员工或部门负责人沟通并提出修改建议。（4）财务部门审核无误后，将借款申请表提交给公司分管领导审批。公司分管领导根据公司的资金状况和借款用途，对借款申请进行审批，并签署审批意见。（5）财务部门根据公司分管领导的审批意见，办理借款手续，并将借款金额支付给借款员工。同时，财务部门应登记其他应收款台账，对借款情况进行跟踪和管理。3.备用金管理（1）公司根据业务需要，为部分部门或岗位设立备用金。备用金的额度应根据实际工作需要进行合理确定，并报公司分管领导审批。（2）备用金使用部门应指定专人负责备用金的管理，建立备用金使用台账，详细记录备用金的收支情况。（3）备用金使用部门应定期向财务部门报账，报账时应提供相关发票、收据等凭证。财务部门对备用金使用情况进行审核，确保备用金的使用符合规定。（4）如备用金使用部门不再需要备用金，应及时将备用金余额归还财务部门。财务部门对备用金进行清理，并注销备用金账户。4.其他应收款催收（1）财务部门应定期对其他应收款进行账龄分析，及时发现逾期款项。对于逾期款项，财务部门应及时通知相关责任人进行催收。（2）相关责任人应积极与欠款人沟通，了解欠款原因，并采取相应的措施进行催收。如欠款人确实无法按时还款，应及时向公司分管领导汇报，并说明情况。（3）对于长期拖欠的其他应收款，公司应采取法律手段进行追讨，维护公司的合法权益。五、其他应付款审批1.定义其他应付款是指公司除应付账款、应付票据、预收账款等以外的其他各种应付及暂收款项，包括应付租金、应付水电费、应付职工薪酬、应付利息等。2.审批流程（1）相关部门或人员在发生其他应付款项时，应填写付款申请表，注明付款金额、付款用途、付款期限等内容，并提交给所在部门负责人审批。（2）部门负责人根据实际情况，对付款申请表进行审核，并签署审批意见。如同意付款，则在付款申请表上签字盖章；如不同意付款，则应说明理由。（3）付款申请表经部门负责人审批后，提交给财务部门。财务部门对付款申请表进行审核，重点审核付款金额的合理性、付款期限的可行性等。如发现问题，应及时与相关部门或人员沟通并提出修改建议。（4）财务部门审核无误后，将付款申请表提交给公司分管领导审批。公司分管领导根据公司的资金状况和付款用途，对付款申请进行审批，并签署审批意见。（5）财务部门根据公司分管领导的审批意见，办理付款手续，并登记其他应付款台账。同时，财务部门应按照合同或协议约定的付款期限，及时安排资金支付，确保公司信誉。3.应付职工薪酬管理（1）人力资源部门应根据公司的薪酬政策和员工的考勤情况，编制工资表和奖金表等薪酬报表，并提交给财务部门。（2）财务部门对薪酬报表进行审核，重点审核薪酬计算的准确性、发放范围的合理性等。如发现问题，应及时与人力资源部门沟通并提出修改建议。（3）财务部门审核无误后，将薪酬报表提交给公司分管领导审批。公司分管领导根据公司的经营状况和资金状况，对薪酬发放进行审批，并签署审批意见。（4）财务部门根据公司分管领导的审批意见，发放职工薪酬，并代扣代缴个人所得税等相关税费。同时，财务部门应登记应付职工薪酬台账，对薪酬发放情况进行跟踪和管理。4.其他应付款清理（1）财务部门应定期对其他应付款进行清理，及时发现长期挂账的款项。对于长期挂账的款项，财务部门应及时与相关部门或人员沟通，了解原因，并采取相应的措施进行清理。（2）如发现其他应付款存在问题，如款项已支付但未及时入账、应付对象已不存在等，财务部门应及时进行账务调整，并向公司分管领导汇报。六、审批权限1.一般往来款项审批对于金额较小的往来款项（具体金额标准由公司根据实际情况确定），由部门负责人审批后，报财务部门备案。2.重大往来款项审批对于金额较大的往来款项（具体金额标准由公司根据实际情况确定），除部门负责人审批外，还需报公司分管领导审批。对于特别重大的往来款项，需报公司总经理审批。3.特殊往来款项审批对于涉及关联交易、重大投资、融资等特殊往来款项，应按照公司相关规定进行专项审批，并报公司董事会或股东会审议通过。七、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门应定期对往来款项的审批和管理情况进行审计，检查往来款项的真实性、合法性和准确性，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.财务检查财务部门应定期对往来款项进行自查，