印章管理审批制度

PAGE印章管理审批制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用审批流程，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及下属分支机构使用的各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等。（三）基本原则1.依法依规原则：印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规及行业标准。2.分级管理原则：根据印章的重要性和使用范围，实行分级审批管理。3.专人负责原则：指定专人负责印章的保管和使用，确保印章安全。4.严格审批原则：使用印章必须经过严格的审批流程，未经批准不得擅自使用。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司印章的刻制由行政部门统一负责，根据工作需要填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途等信息，并经公司法定代表人或授权代表批准。2.行政部门应选择具有资质的印章制作单位进行刻制，确保印章质量符合要求。3.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章样本进行备案，并将印章移交至指定的保管人员。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、启用范围等信息，并经公司法定代表人或授权代表批准。2.行政部门应将印章启用的相关信息通知各部门及相关人员，确保印章启用后能够正常使用。3.印章启用后，原印章如有需要废止，应填写《印章废止申请表》，经公司法定代表人或授权代表批准后，由行政部门负责收回并销毁。三、印章的保管（一）保管人员1.公司应指定专人负责印章的保管，保管人员应具备责任心强、工作认真负责等条件。2.印章保管人员应与印章使用审批人员分离，不得兼任印章使用审批工作。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、保险箱等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章损坏或遗失，应及时报告并采取相应措施。（三）保管要求1.印章保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章转借他人或带出公司。2.印章保管人员应在印章使用登记本上详细记录印章的使用情况，包括使用日期、使用部门、使用内容、批准人等信息。3.印章保管人员应定期对印章使用登记本进行整理和归档，以备查阅。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于公司对外签订合同、协议、文件等重要事项。2.合同专用章主要用于公司对外签订各类合同。3.财务专用章主要用于公司财务结算、票据开具等财务事项。4.法人章主要用于公司法定代表人授权的相关事项。5.部门章主要用于本部门内部的文件、通知、报表等事项。（二）使用流程1.申请人填写《印章使用申请表》，详细说明使用印章的事项、用途、使用时间等信息，并签字确认。2.申请人将《印章使用申请表》提交至本部门负责人进行审核，部门负责人应根据实际情况进行审批，并签字确认。3.如使用印章涉及公司重大事项或金额较大的合同等，申请人应将《印章使用申请表》提交至公司分管领导进行审核，分管领导应根据相关规定进行审批，并签字确认。4.如使用印章涉及公司核心机密或重要决策等，申请人应将《印章使用申请表》提交至公司法定代表人进行审核，法定代表人应根据实际情况进行审批，并签字确认。5.印章保管人员根据批准后的《印章使用申请表》，对印章进行使用，并在印章使用登记本上详细记录印章的使用情况。6.使用完毕后，印章保管人员应及时将印章收回，并妥善保管。（三）使用要求1.印章使用必须严格按照审批流程进行，未经批准不得擅自使用。2.印章使用应在公司内部进行，不得带出公司使用。如因特殊情况需要带出公司使用，应经公司法定代表人或授权代表批准，并由专人负责携带和监督使用。3.印章使用应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加盖在空白纸张上。4.印章使用后，如发现印章使用不当或存在问题，应及时报告并采取相应措施进行处理。五．印章的停用与销毁（一）停用情形1.公司名称变更、重组、分立或合并等原因，导致原印章不再适用。2.印章损坏、遗失或被盗等原因，需要更换新印章。3.因法律法规、政策调整或公司内部管理需要，印章不再使用。（二）停用流程1.当出现印章停用情形时，相关部门应填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息，并经公司法定代表人或授权代表批准。2.行政部门应及时将印章停用的相关信息通知各部门及相关人员，确保印章停用后不再使用。（三）销毁流程1.对于停用的印章，行政部门应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、规格、停用原因、销毁方式等信息，并经公司法定代表人或授权代表批准。2.行政部门应选择具有资质的印章销毁单位进行销毁，并确保销毁过程符合相关规定。3.印章销毁完成后，行政部门应将印章销毁的相关资料进行归档保存，以备查阅。六、监督与检查（一）监督部门公司设立印章管理监督小组，由行政部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对公司印章管理审批制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章的刻制、启用、保管、使用等环节是否符合本制度的规定。2.印章使用审批流程是否严格执行，审批文件是否齐全、规范。3.印章使用登记本的记录是否完整、准确。4.印章保管人员是否严格遵守印章保管制度。（三）检查方式1.定期检查：监督小组定期对公司印章管理情况进行检查，检查周期为每季度一次。2.不定期抽查：监督小组不定期对公司印章管理情况进行抽查，及时发现和解决问题。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。2.相关部门应按照整改通知书的要求进行整改，并将整改情况及时反馈给监督小组。3.对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚