人事档案管理办法

人事档案管理办法第一章总则第一条为规范本单位人事档案管理工作，维护人事档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥人事档案在人才选拔、培养、使用中的基础支撑作用，根据国家相关法律法规及行业管理要求，结合本单位实际情况，制定本办法。第二条本办法所称人事档案，是指记录员工个人经历、政治面貌、品德作风、业务能力、工作实绩、职称职务、工资待遇等个人情况的原始记录材料，是历史、全面地了解员工的重要依据，是单位人力资源管理的核心基础资料。第三条本办法适用于本单位全体在职员工、离职未超过法定保管期限的员工及特殊岗位离岗人员的人事档案管理工作。退休人员档案管理参照本办法执行，具体保管期限按国家相关规定另行制定细则。第四条人事档案管理遵循“集中统一、分级负责、规范高效、安全保密”的原则，实行统一制度、统一标准、统一流程，确保档案管理的规范性和可追溯性。第二章管理职责第五条单位人力资源部门为人事档案管理的责任部门，统筹负责档案管理制度建设、业务指导、监督检查及跨部门协调工作。具体职责包括：（一）制定并完善人事档案管理各项操作细则；（二）组织档案管理人员的业务培训与考核；（三）对各部门档案材料收集、移交工作进行指导与监督；（四）审核重要档案材料的完整性、真实性；（五）协调处理档案转递、查阅等跨部门事务。第六条设立专职档案管理岗位（以下简称“档案员”），负责档案日常管理工作。档案员需具备以下条件：（一）政治素质过硬，无违法违纪记录；（二）具备档案管理专业知识或相关从业经验；（三）熟悉人力资源管理基础业务；（四）持有档案管理职业资格证书或参加过正规档案管理培训。第七条档案员主要职责：（一）负责档案材料的收集、鉴别、整理、归档；（二）管理档案库房及电子档案系统，确保档案实体与信息安全；（三）办理档案查阅、复制、转递等手续；（四）定期对档案进行清点、检查，记录保管状态；（五）编制档案检索工具，完善档案利用服务；（六）完成上级部门交办的其他档案管理相关工作。第八条各业务部门及员工个人应配合做好档案材料的提交与确认工作：（一）部门负责人需对本部门产生的员工考核、奖惩、培训等材料的真实性、完整性负责，按规定时限移交档案管理部门；（二）员工个人需如实填写档案相关材料，对因个人信息变更（如学历、职称、政治面貌等）产生的新材料，应在变更后15个工作日内提交所在部门审核，审核通过后移交档案管理部门；（三）严禁任何部门或个人涂改、伪造、隐匿、损毁档案材料。第三章归档范围与要求第九条人事档案材料分为十大类，具体归档范围如下：第一类：履历材料。包括员工登记表、履历表、简历表；职务（岗位）变动登记表；军队转业（复员）安置登记表；退（离）休登记表等反映个人基本经历的材料。第二类：自传材料。包括个人撰写的自传、思想汇报、成长总结等材料。第三类：考核、考察、鉴定材料。包括年度考核登记表；任期考核、专项考核结果材料；试用期考核材料；后备干部考察材料；组织出具的德、能、勤、绩、廉综合鉴定等材料。第四类：学历学位、专业技术职务（职称）、学术水平材料。包括高中及以上各阶段学历学位证书复印件（需经验证）、毕业生登记表、成绩单；专业技术职务任职资格评审表、聘任表；职业资格证书复印件；学术论文、科研成果鉴定材料等。第五类：政审、审计和审核材料。包括政治历史情况审查材料；入党、入团政审材料；领导干部个人有关事项报告及查核材料；经济责任审计结果材料；档案专项审核认定材料等。第六类：党、团材料。包括入党志愿书、入党申请书、转正申请书；党员登记表、民主评议党员材料；退党、脱党材料；入团志愿书、团员登记表等。第七类：表彰奖励材料。包括获得的各级各类荣誉称号、表彰奖励决定及审批表；记功、授奖证书复印件；优秀党员、优秀员工等评选材料。第八类：处分、处理材料。包括党纪、政纪处分决定及相关调查报告、核实材料；免于处分的决定；组织处理决定及相关材料；申诉、复查、复核决定等。第九类：工资、社保、待遇材料。包括工资定级、调整审批表；岗位津贴、绩效工资核定表；社会保险参保登记表、缴费记录；住房公积金缴存证明；退休待遇核定表等。第十类：其他可供组织参考的材料。包括体检表（含入职、年度、离职体检）；职业资格证书注册、变更材料；与单位签订的劳动合同、保密协议、培训服务协议等；反映个人特殊技能或突出贡献的专项材料。第十条归档材料需符合以下要求：（一）材料应为办理完毕的正式文件，需签字、盖章的，签字应清晰可辨，印章应齐全有效；（二）手写材料需用蓝黑或碳素墨水书写，禁止使用圆珠笔、铅笔或红色墨水；（三）复印件需注明“与原件核对无误”字样，由提供单位或部门加盖公章，并标注经办人及日期；（四）材料载体应符合长期保存要求，纸张规格原则上为A4纸，非标准规格材料需进行裱糊或折叠处理，确保整齐规范；（五）音像、电子类材料需转换为纸质材料归档，特殊情况需保留电子介质的，应同时存储纸质备份，并在档案目录中注明。第十一条材料收集实行“谁形成、谁负责”原则。各部门应在材料形成后30个工作日内移交档案管理部门；新入职员工档案应在入职后15个工作日内完成初始材料收集与归档；离职员工档案在完成工作交接后30个工作日内整理完毕，转入离职人员档案库保管。第四章日常管理第十二条档案整理应遵循“分类准确、排列有序、目录清晰、装订整齐”的原则，按以下流程操作：（一）鉴别：对收集的材料进行真实性、完整性、有效性审核，剔除重复、无效或不符合归档要求的材料；（二）分类：按本办法第九条规定的十大类进行分类，同类材料按时间顺序或重要程度排列；（三）排序：每类材料内部按材料形成时间先后排序，特殊材料（如处分决定与复查决定）应关联排序；（四）编目：编制卷内目录，目录内容包括材料名称、形成日期、页数等，目录应与材料内容一一对应；（五）装订：使用线装方式装订，打孔位置距左侧2厘米，装订线应整齐牢固，不得压字、漏页；（六）装盒：将装订后的档案放入标准档案盒，盒面标注员工姓名、档案编号、保管期限等信息。第十三条档案编号采用“单位代码+员工类别代码+入职年份+流水号”的规则编制，确保唯一性和可识别性。例如：XX（单位代码）-YG（员工类别）-2024（入职年份）-001（流水号）。第十四条档案转递需遵守以下规定：（一）档案转递应通过机要通信或派专人送取，禁止邮寄（挂号信除外）或由本人自带；（二）转递前需填写《人事档案转递通知单》，注明档案卷数、材料目录及密封情况；（三）接收单位需在收到档案后15个工作日内完成核对，并在《转递通知单》回执联上签字盖章，寄回原单位；（四）因员工调动、离职、退休等原因需要转递档案的，原单位应在15个工作日内办理转递手续；（五）档案转递过程中发生丢失、损毁的，责任方需及时报告并配合调查，按规定追究相关人员责任。第十五条档案保管环境需满足以下条件：（一）设立独立档案库房，库房面积与档案数量相匹配，实行“三铁一器”（铁门、铁窗、铁柜，灭火器）防护；（二）库房内应配备温湿度调控设备，温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%；（三）安装防盗报警、视频监控系统，监控录像保存期限不少于3个月；（四）定期进行防虫、防霉处理，每季度对档案进行一次检查，每年进行一次全面清点，做好检查记录。第五章利用与查阅第十六条人事档案仅限因工作需要进行查阅，查阅范围包括：（一）组织人事部门开展干部选拔、考核、任免等工作；（二）纪检监察部门开展违纪违规调查；（三）其他经单位主要负责人批准的特殊工作需要。第十七条查阅档案需履行以下程序：（一）查阅人需填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅理由、查阅范围及查阅人身份信息；（二）申请表需经查阅人所在部门负责人审核，报单位分管领导审批；（三）查阅人需持有效身份证件及审批通过的申请表，在档案员陪同下在指定场所查阅；（四）查阅过程中禁止摘抄、复制、拍摄档案内容，确需复制的，需另行填写《档案复制申请表》，经单位主要负责人批准后，由档案员现场监督复制，复制件需注明“复制自XX档案”并加盖档案管理专用章。第十八条禁止以下查阅行为：（一）查阅本人及配偶、子女、父母等近亲属的档案；（二）未经审批擅自查阅档案；（三）在非指定场所查阅档案；（四）涂改、圈划、抽换档案材料；（五）泄露档案内容或利用档案信息谋取私利。第十九条档案利用完毕后，档案员需及时清点材料，检查是否有缺损、涂改痕迹，确认无误后重新封装入库。第六章信息化管理第二十条推进人事档案数字化建设，建立电子档案管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索与利用。电子档案与纸质档案具有同等效力。第二十一条数字化加工流程：（一）扫描：使用专业扫描仪对纸质档案进行高清扫描，扫描分辨率不低于300dpi，色彩模式为彩色或灰度；（二）图像处理：对扫描图像进行纠偏、去污、裁剪等处理，确保图像清晰、完整；（三）数据挂接：将处理后的电子图像与档案目录信息进行关联，建立索引；（四）质量验收：由档案员与技术人员共同对数字化成果进行验收，验收内容包括图像质量、数据准确性、挂接完整性等；（五）备份存储：电子档案需存储在专用服务器中，采用“双机热备+异地备份”方式，确保数据安全。第二十二条电子档案利用需符合以下要求：（一）访问电子档案系统需通过身份认证，实行分级授权管理，不同层级用户拥有不同查阅权限；（二）严禁将电子档案数据导出至外部存储设备，确需共享的，需通过单位内部加密传输系统；（三）定期对电子档案系统进行安全检测，防范病毒入侵、数据泄露等风险；（四）电子档案系统管理员需签订保密协议，离职时需清空权限并交接系统管理资料。第七章鉴定与销毁第二十三条成立档案鉴定工作小组，由人力资源部门负责人、档案员、纪检监察部门代表组成，负责对无继续保存价值的档案进行鉴定。第二十四条鉴定工作每5年开展一次，特殊情况可随时组织鉴定。鉴定流程如下：（一）档案员提出鉴定申请，提交待鉴定档案目录及简要说明；（二）鉴定小组对档案内容进行审查，确定是否失去保存价值；（三）形成鉴定报告，注明鉴定结论、处理意见及依据；（四）鉴定报告经单位领导班子会议审议通过后生效。第二十五条经鉴定需销毁的档案，按以下程序处理：（一）编制《档案销毁清册》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等；（二）《销毁清册》需经鉴定小组全体成员签字，报单位主要负责人审批；（三）选择安全场所进行销毁，销毁方式采用焚烧或碎纸机粉碎，确保无法恢复；（四）销毁过程需由2名以上人员监销，监销人需在《销毁清册》上签字确认；（五）《销毁清册》及鉴定报告需永久保存。第八章责任追究第二十六条有下列行为之一的，视情节轻重给予批评教育、调离岗位、纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）涂改、伪造档案材料的；（二）擅自抽取、撤换、损毁档案的；（三）泄露档案内容或利用档案信息谋取私利