旗舰楼会议室预定使用规范

旗舰楼会议室预定使用规范一、总则（一）适用范围。本规范适用于旗舰楼所有会议室的预定、使用及管理，涵盖会议召集、预定流程、使用规范、设备维护、违规处理等核心内容。各使用单位及个人必须严格遵守本规范，确保会议室资源高效、有序、安全运行。（二）基本原则。会议室预定及使用遵循“公平、高效、节约、规范”原则，优先保障学校重大活动、重要会议及教学科研需求，严禁任何形式的违规占用。（三）管理责任。旗舰楼管理办公室负责会议室的日常维护、预定系统管理及监督执行，各使用单位主要负责人为本单位会议室使用第一责任人，对本单位成员的预定行为及使用规范承担管理责任。二、会议室分类与功能定位（一）分类标准。旗舰楼会议室按功能、规模及设备配置分为五类：综合会议类、学术报告类、小型研讨类、视频会议类及多功能活动类。各类会议室具体规格及适用场景详见附件《旗舰楼会议室配置清单》。（二）综合会议类。主要供校内行政会议、部门例会使用，配备基础会议桌椅、投影仪、白板等标准设备，支持10-30人规模会议。（三）学术报告类。适用于大型学术讲座、成果发布等场合，配备专业音响系统、同声传译设备、阶梯式座椅，规模可达200人以上。（四）小型研讨类。主要用于小组讨论、项目研讨，配置可灵活组合的桌椅布局，配备白板、视频会议终端等，支持5-15人研讨。（五）视频会议类。配备高清视频会议系统，支持远程视频会议功能，适用于校际交流、线上协作等场景。（六）多功能活动类。兼具会议与活动功能，配备舞台灯光、音响设备、LED大屏等，适用于大型培训、文艺演出等活动。三、预定流程与时间管理（一）预定渠道。会议室预定通过“校园会议预定系统”线上办理，禁止任何形式的线下口头预定或纸质申请。系统操作指南详见系统内帮助文档。（二）预定时段。会议室预定以自然周为单位，每周一0时刷新可预定资源，预定周期最长不超过三个月，特殊情况需报管理办公室审批。（三）优先级规则。校内重大活动、教学科研会议享有最高优先级，预定周期超过两周需经分管校领导审批；其他会议按申请时间先后顺序分配资源，同一单位原则上每月预定总量不超过5次。（四）取消与调整。已预定会议室因故取消，需至少提前24小时在系统中操作取消，逾期未取消按违规占用处理；临时调整预定时段需提前12小时提交变更申请，经管理办公室确认后方可生效。（五）逾期占用处理。会议结束后未按时归还会议室，每逾期1小时扣除使用单位当年度会议室信用积分2分，积分不足10分取消下季度预定资格。四、使用规范与行为准则（一）入场要求。会议使用人须凭预定成功通知入场，迟到者不得强行占用会议室，由会议召集人自行协调。禁止无关人员随意闯入，确需邀请外部人员参会需提前报备管理办公室。（二）设备操作。使用人须严格按照《旗舰楼会议室设备操作手册》操作设备，禁止擅自拆卸、改装或连接私人设备。会议结束后需恢复设备至初始状态，异常情况立即报修。（三）环境维护。会议期间禁止吸烟、饮食，严禁在会议室及走廊乱扔垃圾。使用白板、激光笔等设备后需及时清理，保持设施完好。（四）安全规定。禁止在会议室内存放易燃易爆物品，使用电器设备需远离水源，会议结束后确认电源关闭。遇突发事件立即启动应急预案，并及时联系管理办公室。（五）保密要求。涉密会议使用专用保密会议室，会议期间全程录音录像，使用人需签署保密承诺书。普通会议室禁止讨论涉密内容，确需保密讨论需报管理办公室审批。（六）活动布置。大型活动需提前提交场地布置方案，经管理办公室审核后方可实施。活动结束后需恢复原状，损坏设施按原价赔偿。五、设备维护与报修机制（一）日常巡检。管理办公室每日对会议室设备进行巡检，发现故障及时维修或更换。使用人发现设备异常需通过系统提交报修申请，并附故障照片及详细描述。（二）维修响应。一般性故障4小时内响应，复杂故障24小时内解决。紧急故障需拨打管理办公室专线报备，优先安排维修。（三）耗材管理。白板笔、打印纸等消耗品由管理办公室统一采购，使用人需按需申领，禁止浪费。视频会议系统耗材需专人记录使用情况，定期盘点。（四）设备借用。校内单位需借用会议室专用设备（如话筒、投影仪等），需提交借用申请，经管理办公室批准后方可领取，使用后及时归还并检查完好性。六、违规处理与责任追究（一）违规认定。包括但不限于：未预定占用、超时占用、损坏设备、违反安全规定、泄露会议内容等行为。（二）处罚措施。首次违规给予书面警告，再次违规取消当年度预定资格，三次及以上违规通报全校并处以500-2000元罚款，情节严重者追究法律责任。（三）申诉机制。受处罚单位可在收到通知后5个工作日内提交申诉，管理办公室组织复核后作出最终决定。（四）责任划分。使用单位对所属成员的违规行为承担管理责任，学校对管理办公室的履职情况实行绩效考核，确保规范执行到位。七、附则（一）系统更新。本规范及附件内容根据实际需求动态调整，更新后通过校园网公告栏及系统通知同步发布。（二）培训考核。每学期组织一次会议室使用培训，考核合格后方可独立办理预定。培训内容包含系统操作、设备使用、安全规范等核心模块。（三）监督举报。欢迎全校师生通过校园投诉平台举报违规占用行为，经查实给予举报人500元奖励。（四）解释权属。本规范由旗舰楼管理办公室负责解释，自发布之日起施行，原相关规定同时废止。八、应急处理预案（一）设备故障应急。视频会议系统故障需立即切换至备用线路，管理办公室远程协助解决；投影仪等关键设备故障，优先协调其他会议室资源。（二）突发事件应急。火灾、停电等突发事件需立即启动疏散程序，使用人配合管理办公室处