服务外包合同审批制度规定

PAGE服务外包合同审批制度规定一、总则（一）目的为规范公司服务外包合同管理，防范合同风险，保障公司合法权益，特制定本审批制度规定。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及服务外包的合同签订、履行、变更及终止等相关事宜。（三）基本原则1.合法性原则合同内容必须符合国家法律法规及行业标准要求，确保合同的有效性和可执行性。2.审慎性原则在合同审批过程中，各审批环节应严格把关，对合同条款进行全面、细致的审查，审慎评估合同风险。3.完整性原则合同应涵盖双方权利义务、服务内容、质量标准、价格条款、付款方式、保密条款、违约责任等必要内容，确保合同的完整性。4.归口管理原则服务外包合同由公司指定的归口管理部门统一负责审核、备案及监督执行。二、合同签订前审批流程（一）业务部门发起1.业务部门根据实际需求，确定服务外包项目，并填写《服务外包合同审批申请表》，详细说明服务内容、服务期限、预计费用、付款方式等信息。2.提供拟合作的服务外包商名单及相关资质证明材料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、类似项目业绩证明等。（二）归口管理部门初审1.归口管理部门收到业务部门提交的审批申请表及相关材料后，对服务外包项目的必要性、可行性进行初步审核。2.审核服务外包商的资质、信誉及业绩情况，确保其具备履行合同的能力。3.对合同条款进行初步审查，重点关注合同的主要权利义务、服务质量标准、价格合理性等方面，提出初审意见。（三）法务部门审核1.法务部门对合同的合法性、合规性进行审核，审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在潜在法律风险。2.对合同中的法律术语、违约责任、争议解决方式等条款进行专业审查，确保合同的法律有效性。3.根据审核情况出具法律意见，如发现问题及时与业务部门和归口管理部门沟通协商修改。（四）财务部门审核1.财务部门对合同的价格条款、付款方式、费用预算等进行审核，评估合同对公司财务状况的影响。2.审核付款进度安排是否合理，是否符合公司资金管理规定，确保公司资金安全。3.根据财务状况提出财务意见，如涉及预算调整等问题，及时反馈给相关部门。（五）分管领导审批1.分管领导对合同的整体情况进行审批，综合考虑业务需求、风险评估、财务状况等因素。2.根据各部门审核意见，做出是否批准签订合同的决策。（六）总经理审批1.总经理对重大服务外包合同进行最终审批，确保合同符合公司战略发展方向和整体利益。2.总经理审批通过后，合同方可正式签订。三、合同条款规范（一）服务内容条款1.明确服务外包商应提供的具体服务内容、范围及要求，避免模糊不清或歧义。2.详细描述服务的质量标准、验收方式及验收标准，确保服务质量可衡量、可控制。（二）价格条款1.明确合同价格的构成及计算方式，避免价格陷阱或不合理定价。2.约定价格调整的条件和方式，如因市场因素、政策变化等导致价格变动的处理办法。（三）付款方式条款1.合理确定付款进度和比例，与服务进度相匹配，保障公司资金安全。2.明确付款的条件和时间节点，如验收合格后付款、按阶段付款等。（四）保密条款1.明确双方在合同履行过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密等信息的保密义务。2.规定保密信息的范围、保密期限及违约责任，防止信息泄露。（五）违约责任条款1.明确双方在合同履行过程中如出现违约行为应承担的责任和赔偿方式。2.约定违约金的数额或计算方法，确保违约成本合理，具有威慑力。（六）争议解决条款1.明确双方在合同履行过程中发生争议时的解决方式，如协商、仲裁或诉讼。2.选择合适的争议解决机构或法院，确保争议能够得到公正、及时的解决。四、合同履行监督与变更管理（一）合同履行监督1.业务部门负责对服务外包商的合同履行情况进行日常监督，及时掌握服务进度、质量等情况。2.归口管理部门定期对合同履行情况进行检查和评估，发现问题及时督促业务部门解决。3.建立合同履行情况报告制度，业务部门每月向归口管理部门提交合同履行情况报告，重大问题及时汇报。（二）合同变更管理1.如因客观原因需要变更合同条款，业务部门应填写《服务外包合同变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容等。2.按照合同签订前审批流程，对变更申请进行审核，经各相关部门审批通过后方可变更合同。3.变更后的合同应及时备案，确保合同档案的完整性和准确性。五、合同终止管理（一）合同正常终止1.合同期满或双方按照合同约定履行完毕所有义务后，合同自然终止。2.业务部门应在合同终止前通知服务外包商，并对合同履行情况进行总结评估。（二）合同提前终止1.如因不可抗力、服务外包商严重违约等原因需要提前终止合同，业务部门应及时通知服务外包商，并按照合同约定办理相关手续。2.对提前终止合同造成的损失，按照合同约定及相关法律法规进行处理，追究违约方责任。（三）合同终止后的清算1.合同终止后，业务部门负责组织对服务外包项目进行清算，核对服务内容、费用结算等情况。2.财务部门根据清算结果进行财务结算，确保双方费用结清。六、合同档案管理（一）合同档案的建立1.合同签订后，业务部门应及时将合同原件及相关审批文件、补充协议等资料移交归口管理部门。2.归口管理部门负责建立合同档案，对合同进行分类、编号、归档，确保合同档案的完整性和规范性。（二）合同档案保管期限1.合同档案保管期限根据公司相关规定执行，一般重要合同保管期限为[X]年。2.保管期限届满后，按照公司档案管理规定进行销毁或存档处理。（三）合同档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经