建筑企业合同审批制度

PAGE建筑企业合同审批制度一、总则（一）目的为加强建筑企业合同管理，规范合同审批流程，防范合同风险，维护企业合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有建筑工程项目相关合同的签订、变更、解除等事宜。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应严格遵守国家法律法规及行业标准。2.风险防控原则：充分评估合同风险，采取有效措施防范和化解风险。3.分级审批原则：根据合同金额、性质等因素，实行分级审批管理。4.职责明确原则：明确各部门在合同审批中的职责，确保审批流程顺畅。二、合同审批流程（一）合同发起1.业务部门负责合同的起草和发起，填写合同审批表，详细说明合同的基本情况、背景、条款等内容。2.合同审批表应包括合同名称、合同编号、签订双方、合同金额、付款方式、履行期限、主要条款等信息。（二）部门初审1.业务部门将合同审批表及合同草案提交至本部门负责人进行初审。2.部门负责人重点审核合同的业务条款是否合理、可行，是否符合公司业务发展需要，以及合同风险评估情况。3.初审通过后，部门负责人在合同审批表上签署意见并签字。（三）法务审核1.初审通过的合同提交至法务部门进行审核。2.法务人员从法律角度对合同条款进行审查，重点关注合同的合法性、合规性、完整性，以及是否存在法律风险。3.法务审核过程中，可要求业务部门提供相关补充材料或对合同条款进行解释说明。4.法务审核通过后，在合同审批表上签署法律意见并签字。（四）财务审核1.经法务审核通过的合同提交至财务部门进行审核。2.财务人员主要审核合同的付款方式、付款期限、资金预算等财务条款，确保合同的财务安排合理、可行，符合公司财务管理制度。3.财务审核通过后，在合同审批表上签署财务意见并签字。（五）分管领导审批1.合同经业务部门初审、法务审核、财务审核通过后，提交至分管领导进行审批。2.分管领导根据合同的重要性、风险程度等因素，对合同进行全面审查，并做出审批决定。3.分管领导审批通过后，在合同审批表上签署审批意见并签字。（六）总经理审批1.对于重大合同或涉及金额较大的合同，在分管领导审批通过后，还需提交至总经理进行最终审批。2.总经理对合同进行宏观把控，从公司战略、整体利益等角度对合同进行决策。3.总经理审批通过后，在合同审批表上签署审批意见并签字。（七）合同签订1.经总经理审批通过的合同，由业务部门负责与合同对方当事人进行签订。2.签订合同前应仔细核对合同条款与审批通过的内容是否一致，确保合同的准确性和完整性。3.合同签订后，业务部门应将合同原件存档，并按照公司档案管理制度进行妥善保管。三、各部门职责（一）业务部门1.负责合同的起草、发起及谈判工作，确保合同条款符合公司业务需求和实际情况。2.对合同的业务可行性进行初审，评估合同风险，并提出相应的防范措施。3.负责与合同对方当事人进行沟通、协调，及时解决合同履行过程中出现的问题。4.按照合同约定，组织实施项目相关工作，确保合同的顺利履行。（二）法务部门1.从法律角度对合同进行审核，审查合同条款的合法性、合规性、完整性，防范法律风险。2.为合同签订、履行等提供法律咨询和建议，协助业务部门处理合同纠纷。3.参与重大合同的谈判和起草工作，从法律层面保障公司利益。（三）财务部门1.审核合同的付款方式、付款期限、资金预算等财务条款，确保合同的财务安排合理、可行。2.对合同执行过程中的财务情况进行监督和管理，及时发现和解决财务问题。3.协助业务部门做好合同款项的收付工作，确保资金安全。（四）其他部门根据合同涉及的具体业务内容，相关部门应配合业务部门做好合同的审核、执行等工作，提供必要的专业支持和建议。四、合同变更与解除（一）变更1.合同履行过程中，如需变更合同条款，业务部门应填写合同变更审批表，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等情况。2.合同变更审批流程参照合同签订审批流程执行，经相关部门审核、领导审批通过后，方可进行合同变更。3.合同变更后，应及时将变更后的合同文本存档，并通知合同对方当事人。（二）解除1.合同履行过程中，如出现需要解除合同的情况，业务部门应填写合同解除审批表，说明解除合同的原因、依据及对公司的影响等。2.合同解除审批流程同样参照合同签订审批流程执行，经审核、审批通过后，方可办理合同解除手续。3.合同解除后，业务部门应及时清理合同相关事项，如收回已交付的货物、款项等，并妥善处理合同解除后的遗留问题。五、合同风险管理（一）风险识别1.业务部门、法务部门、财务部门等应定期对合同进行风险排查，识别合同履行过程中可能存在的风险，如法律风险、财务风险、市场风险、信用风险等。2.风险识别应贯穿合同签订、履行的全过程，及时发现潜在风险并进行评估。（二）风险评估与应对1.针对识别出的合同风险，各部门应进行风险评估，分析风险发生的可能性、影响程度等。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，如加强合同管理、完善合同条款、增加担保措施、购买保险等，降低风险发生的可能性或减轻风险造成的损失。（三）风险监控1.建立合同风险监控机制，对合同履行过程中的风险状况进行实时监控，及时发现风险变化情况。2.如发现风险预警信号，应及时采取措施进行处理，确保合同风险始终处于可控状态。六、合同档案管理（一）档案收集1.业务部门负责合同签订、变更、解除等过程中形成的各类文件、资料的收集工作，包括合同文本、审批表、补充协议、往来信函等。2.合同签订后，业务部门应在规定时间内将合同原件及相关资料移交至公司档案管理部门。（二）档案整理与归档1.档案管理部门对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、时间顺序等进行分类编号，确保档案的系统性和完整性。2.将整理好的合同档案进行归档存储，便于查阅和保管。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.如需借阅合同档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用