广西审批档案移送制度

PAGE广西审批档案移送制度一、总则（一）目的为了规范广西审批档案的移送工作，确保审批档案的完整、准确、安全，便于档案的查阅、利用和管理，根据国家有关法律法规和档案管理的相关规定，结合广西实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于广西各级行政机关、企事业单位、社会团体等在各类审批活动中形成的档案移送管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规和档案管理行业标准，确保档案移送工作合法合规。2.完整准确原则：保证审批档案内容完整、信息准确，如实反映审批过程和结果。3.及时高效原则：及时办理档案移送手续，提高工作效率，避免档案积压。4.安全保密原则：确保档案在移送过程中的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、审批档案的范围（一）行政许可审批档案包括许可申请书、申请人提交的相关材料、受理通知书、审查意见、决定书、送达回执等。（二）行政处罚审批档案涵盖立案审批表、调查取证材料、处罚告知书、听证材料、处罚决定书、送达回证等。（三）行政征收审批档案包含征收申请材料、审核意见、征收决定书、缴费凭证等。（四）其他审批事项档案如行政确认、行政奖励、行政裁决等审批过程中形成的各类文件材料。三、档案形成部门的职责（一）档案收集整理1.在审批工作过程中，各承办部门应明确专人负责档案材料的收集，确保材料齐全、完整。2.按照档案管理的要求，对收集到的材料进行分类、编号、装订等整理工作。（二）质量审核1.对整理后的档案进行质量审核，检查档案内容是否准确、手续是否完备、签字盖章是否齐全。2.发现问题及时整改，确保档案质量符合要求。（三）暂存保管1.在档案移送前，各承办部门应将整理好的档案妥善暂存保管，防止档案丢失、损坏。2.提供必要的保管条件，如档案柜、防火、防潮、防虫等设施。四、档案移送的流程（一）移送申请1.承办部门在完成审批事项且档案整理审核无误后，填写《广西审批档案移送申请表》，详细注明档案名称、数量、形成时间、审批事项等信息。2.将申请表提交本部门负责人审核签字。（二）接收部门审核1.档案接收部门收到移送申请表后，对申请内容进行审核。2.重点审核档案的完整性、准确性以及与审批事项的关联性，如发现问题及时与移送部门沟通核实。（三）移送交接1.审核通过后，移送部门与接收部门确定档案移送的时间、地点。2.双方按照约定进行档案交接，填写《广西审批档案移送清单》，一式两份，双方签字确认。清单应详细记录档案的名称、数量、起止日期等信息。3.交接过程中，双方应对档案的数量、完整性等进行当面核对，确保交接无误。五、档案移送的时间要求（一）一般审批事项对于一般性审批事项，承办部门应在审批决定作出后的[X]个工作日内完成档案整理，并向接收部门申请移送。（二）重大复杂审批事项涉及重大项目、复杂情况的审批事项，承办部门应在审批决定作出后的[X]个工作日内，将档案整理情况及初步移送计划告知接收部门，并在[具体期限]内完成档案移送。六、档案接收部门的职责（一）档案登记1.接收部门在收到移送的档案后，应及时进行登记。2.按照档案类别、年度、保管期限等进行分类登记，建立档案台账，记录档案的基本信息、移送时间、存放位置等。（二）整理上架1.根据档案管理的规范要求，对接收的档案进行进一步整理。2.按照档案编号顺序上架存放，确保档案排列有序，便于查找和利用。（三）保管维护1.负责档案的日常保管维护工作，确保档案处于安全的保管环境。2.定期对档案进行检查，如发现档案有损坏、霉变等情况，及时采取修复、抢救等措施。（四）查阅利用服务1.按照规定为有权限的单位和个人提供档案查阅利用服务。2.建立查阅登记制度，详细记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本单位内部人员因工作需要查阅审批档案的，应填写《广西审批档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅的，需持单位正式介绍信，注明查阅目的、查阅范围等，经档案管理部门负责人审核同意，并报本单位分管领导批准后，方可查阅。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行查阅，未经批准，任何人不得擅自查阅。（二）查阅程序1.查阅人凭批准的申请表到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员根据申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需摘录或复制，应经档案管理部门负责人同意。（三）利用方式1.档案利用主要包括复印、摘录、借阅等方式。2.复印、摘录的档案材料应加盖档案管理部门印章，注明出处。3.借阅档案的期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还。八、档案的保密与安全（一）保密措施1.参与审批档案管理工作的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保密设施，如门禁系统、监控设备等。3.对涉及保密内容的档案，应严格限制知悉范围，在查阅、利用过程中采取相应的保密措施。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，确保防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施完好有效。2.定期对档案进行安全检查，发现安全隐患及时整改。3.档案管理人员应严格遵守安全操作规程，确保档案在整理、移送、查阅等环节的安全。九、监督与检查（一）内部监督1.各单位应建立健全内部监督机制，定期对审批档案移送制度的执行情况进行检查。2.档案管理部门应加强对档案形成部门和接收部门的业务指导和监督，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查。2.对监督检查提出的意见和建议，应认真落实整改，不断完善档案移送管理工作。十、责任追究（一）责任界定1.因档案形成部门未按规定收集、整理、移送档案，导致档案缺失、损坏或延误移送的，由形成部门承担相应责任。2.档案接收部门未按要求进行登记、保管、查阅利用服务，造成档案管理混乱或信息泄露的，由接收部门承担责任。3.档案管理人员违反档案管理规定和保密制度，造成不良后果的，依法依规追究其责任。（