合同管理流程及审批制度

PAGE合同管理流程及审批制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等活动必须遵守国家法律法规和政策规定。2.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。3.风险防控原则：加强合同风险识别、评估和防控，确保公司利益不受损害。4.分级管理原则：根据合同金额、重要性等因素，实行分级分类管理。二、合同管理流程（一）合同立项1.业务部门根据经营需要提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况，包括合同名称、对方当事人、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。2.申请部门负责人对合同立项申请进行审核，重点审核合同的必要性、可行性、经济性等，并签署审核意见。3.将审核通过的《合同立项申请表》提交至合同管理部门备案。（二）合同起草1.合同管理部门根据合同立项情况，指定专人负责合同起草工作。2.起草人员应深入了解合同相关业务，收集、整理相关资料，依据法律法规、行业惯例和公司要求撰写合同文本。合同文本应做到条款清晰、内容完整、权利义务明确、违约责任具体，避免出现模糊不清、歧义或漏洞。3.合同文本初稿完成后，起草人员应进行内部审核，检查合同条款是否符合公司利益和要求，是否存在法律风险等。（三）合同审核1.合同管理部门将起草好的合同文本提交至相关部门进行审核。审核部门包括但不限于法务部门、财务部门、业务部门等。2.法务部门从法律角度对合同进行审核，重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险，合同的签订、履行、变更、解除等程序是否合法合规等，并出具法律审核意见。3.财务部门从财务角度对合同进行审核，审查合同价款的合理性、支付方式及结算条款是否符合公司财务制度要求，是否存在财务风险等，并出具财务审核意见。4.业务部门从业务角度对合同进行审核，重点审查合同条款是否与业务实际相符，是否能够满足业务需求，合同的履行是否具有可操作性等，并出具业务审核意见。5.各审核部门应在规定时间内完成审核工作，并将审核意见反馈至合同管理部门。合同管理部门根据各审核部门的意见，组织起草人员对合同文本进行修改完善。（四）合同签订1.经审核通过的合同文本，由合同管理部门报公司法定代表人或其授权代表签署。2.合同签署前，合同管理部门应检查合同文本是否加盖公司公章、合同专用章及法定代表人或授权代表签字等手续是否齐全。3.合同签署后，合同管理部门应及时将合同正本归档保存，并将副本分发给相关部门，以便各部门按照合同约定履行职责。（五）合同履行1.业务部门负责合同的具体履行工作，应按照合同约定的时间、地点、方式等要求，全面履行合同义务。2.在合同履行过程中，业务部门应及时跟踪合同履行情况，如发现对方未按照合同约定履行义务或出现可能影响合同履行的情况，应及时采取措施，并向合同管理部门报告。3.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（六）合同变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应提出合同变更申请，填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等。2.合同变更申请经申请部门负责人审核后，提交至合同管理部门。合同管理部门按照合同审核程序，组织相关部门对合同变更申请进行审核。3.经审核通过的合同变更申请，由合同管理部门报公司法定代表人或其授权代表签署变更协议。变更协议签署后，合同管理部门应及时将变更情况通知相关部门，并对合同档案进行更新。（七）合同解除1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应提出合同解除申请，填写《合同解除申请表》，详细说明解除合同的原因、依据及对公司利益的影响等。2.合同解除申请经申请部门负责人审核后，提交至合同管理部门。合同管理部门按照合同审核程序，组织相关部门对合同解除申请进行审核。3.经审核通过的合同解除申请，由合同管理部门报公司法定代表人或其授权代表签署解除协议。解除协议签署后，合同管理部门应及时将解除情况通知相关部门，并对合同档案进行清理。(八)合同纠纷处理1.在合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时收集相关证据，并向合同管理部门报告。2.合同管理部门会同法务部门对纠纷情况进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，可通过协商、仲裁、诉讼等方式解决纠纷。在纠纷处理过程中，应严格遵守法律法规和公司规定，维护公司合法权益。三、合同审批制度（一）审批流程1.合同立项审批：业务部门负责人对合同立项申请进行审核，签署审核意见后提交至合同管理部门备案。2.合同起草审核：起草人员完成合同文本初稿后，先进行内部审核，然后提交至法务部门、财务部门、业务部门等相关部门进行审核。各审核部门应在规定时间内出具审核意见。3.合同签订审批：经审核通过的合同文本，报公司法定代表人或其授权代表签署。合同管理部门在签署前应检查相关手续是否齐全。（二）审批权限1.根据合同金额大小及重要程度，设定不同的审批权限。合同金额在[X]万元以下的，由业务部门负责人审核，合同管理部门备案。合同金额在[X]万元至[X]万元之间的，由业务部门负责人、分管领导审核，合同管理部门备案。合同金额在[X]万元以上的，由业务部门负责人、分管领导、总经理审核，报公司法定代表人签署。2.对于涉及重大资产处置、对外投资、融资等重要合同，应实行专项审批，由公司董事会或股东会审议通过后，方可签订。（三）审批时间1.合同立项申请应在接到申请后[X]个工作日内完成审核备案。2.合同起草审核各部门应在接到合同文本后[X]个工作日内出具审核意见。3.合同签订审批应在审核通过后[X]个工作日内完成签署手续。（四）审批责任1.各级审批人员应认真履行审批职责，对合同的真实性、合法性、合理性等进行严格审查。如因审批不当导致公司利益受损的，应承担相应的责任。2.合同管理部门负责对合同审批流程进行跟踪和监督，确保审批工作按时、按质完成。四、合同档案管理1.合同管理部门负责建立合同档案管理制度，对合同的立项申请、起草文本、审核意见、签订协议、履行记录、变更协议、解除协议等相关资料进行统一归档管理。2.合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，编号存放，便于查询和调阅。3.合同档案应妥善保管，确保档案的安全和完整。档案保管期限应按照国家法律法规和公司规定执行。4.因工作需要查