合同管理及审批流程制度

PAGE合同管理及审批流程制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同审批流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保合同合法有效。2.审慎性原则：在合同签订前，应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分调查和评估，审慎决策。3.全面管理原则：对合同从起草、审批、签订、履行、变更、终止等全过程进行全面管理，确保合同管理的各个环节规范有序。4.权责明确原则：明确合同管理各环节的责任主体，确保责任落实到人，避免出现管理漏洞。二、合同管理职责分工（一）业务部门1.负责合同的发起、起草、谈判、履行等工作，对合同内容的真实性、准确性、完整性负责。2.配合法务部门、财务部门等相关部门对合同进行审核，提供必要的资料和解释。3.及时跟踪合同履行情况，处理合同履行过程中的问题，如出现重大问题应及时向公司领导汇报。（二）法务部门1.负责对合同进行法律审查，确保合同符合法律法规要求，防范法律风险。2.参与合同谈判，从法律角度提供专业意见和建议。3.协助业务部门处理合同纠纷，提供法律支持和解决方案。（三）财务部门1.负责对合同涉及的财务条款进行审核，确保合同的财务风险可控。2.参与合同谈判，对合同中的付款方式、结算周期、财务风险等提出意见和建议。3.负责合同执行过程中的财务监督，确保合同款项的收付符合公司财务制度。（四）审计部门1.负责对合同管理情况进行审计监督，检查合同管理流程是否合规，合同执行情况是否良好。2.对重大合同进行专项审计，提出审计意见和建议，促进合同管理水平的提高。（五）公司领导1.负责对重大合同进行审批决策，对合同的合法性、合规性、效益性等进行全面审查。2.协调各部门之间在合同管理过程中的工作关系，解决合同管理中的重大问题。三、合同签订流程（一）合同起草1.业务部门根据业务需求，负责起草合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的表述。对于格式合同，应确保格式条款符合法律法规的规定，不存在免除己方责任、加重对方责任、排除对方主要权利等无效条款。（二）合同审核1.业务部门完成合同起草后，应将合同文本提交给法务部门、财务部门等相关部门进行审核。审核部门应在规定的时间内完成审核工作，并出具审核意见。2.法务部门主要从法律角度对合同进行审查，重点审查合同的合法性、有效性、完整性、风险防范措施等方面。如发现合同存在法律风险，应及时提出修改意见，要求业务部门进行调整。3.财务部门主要从财务角度对合同进行审核，重点审查合同的财务条款，如付款方式、结算周期、财务风险等。确保合同的财务安排符合公司财务制度和资金状况，避免出现财务风险。4.其他相关部门根据各自职责，对合同涉及的专业领域进行审核，提出专业意见和建议。如涉及技术合同，技术部门应审查技术条款的合理性、可行性等；涉及采购合同，采购部门应审查采购条款的合规性、经济性等。（三）合同审批1.审核通过的合同，由业务部门提交公司领导进行审批。公司领导应根据合同的性质、金额、风险程度等因素，进行全面审查和决策。2.对于重大合同（具体标准由公司另行规定），公司领导应组织相关部门进行专题研究和讨论，充分听取各方面的意见和建议后，再做出审批决定。3.合同审批应明确审批意见，同意签订的，应签署明确的批准意见；不同意签订的，应说明理由。（四）合同签订1.经公司领导审批同意签订的合同，由业务部门负责与合同对方进行签订。签订合同应使用公司统一的合同文本，确保合同文本的一致性和规范性。2.合同签订过程中，应严格按照合同审批意见执行，不得擅自变更合同条款。如因特殊情况需要变更合同条款的，应重新履行审核和审批程序。3.合同签订后，业务部门应及时将合同原件交公司档案室进行归档保存，并将合同复印件分发给相关部门，以便各部门履行职责。四、合同履行管理（一）合同执行1.合同签订后，业务部门应按照合同约定全面履行自己的义务，确保合同顺利执行。同时，应建立合同执行台账，详细记录合同的履行情况，包括合同执行进度、款项收付情况、质量验收情况等。2.业务部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取有效措施加以解决。如发现合同对方存在违约行为，应及时向对方提出书面异议，并按照合同约定追究对方的违约责任。（二）合同变更1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时与合同对方进行协商，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应按照合同签订流程进行审核和审批，确保变更后的合同合法有效。变更后的合同应作为原合同的补充文件进行归档保存。（三）合同终止1.合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同即告终止。业务部门应及时办理合同终止手续，如清理合同款项、验收货物、退还保证金等。2.合同终止后，业务部门应将合同终止情况书面通知相关部门，并对合同执行情况进行总结和分析，为今后的合同管理工作提供经验教训。五、合同风险管理（一）风险识别1.各部门应定期对合同管理过程中可能存在的风险进行识别和评估，重点关注合同对方的信用风险、市场风险、法律风险、财务风险等。2.风险识别应采用多种方法，如问卷调查、案例分析、专家咨询等，确保风险识别的全面性和准确性。（二）风险评估1.根据风险识别的结果，对合同风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估可采用定性和定量相结合的方法，如风险矩阵、层次分析法等。2.对于高风险的合同，应制定专门的风险应对措施，加强风险管理和监控。（三）风险应对1.根据风险评估的结果，制定相应的风险应对措施。风险应对措施可分为风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。风险规避：对于不可承受的风险，应采取风险规避措施，如拒绝签订合同、终止合同履行等。风险降低：对于可承受的风险，应采取风险降低措施，如加强合同管理、完善风险防范条款、要求对方提供担保等。风险转移：对于部分风险，可通过购买保险、签订担保合同等方式将风险转移给第三方。风险接受：对于一些低风险且发生可能性较小的风险，可采取风险接受措施，如建立风险应急机制，在风险发生时及时采取措施进行处理。2.风险应对措施应明确责任主体和实施时间，确保风险应对措施能够有效落实。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同原件及相关资料（如合同审批表、谈判记录、补充协议等）交公司档案室进行归档保存。2.档案室应建立合同档案清单，对合同档案进行详细登记，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.档案室应对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、时间顺序等进行分类编号，便于查找和管理。2.合同档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。对于破损或褪色的合同档案，应进行修复或复制。（三）档案保管1.档案室应提供安全、适宜的保管环境，确保合同档案的安全。合同档案应存放在防火、防潮、防虫、防盗的档案柜中，并定期进行检查和维护。2.合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。对于重要合同档案，应适当延长保管期限。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。2.查阅合同档案时，应在档案室工作人员的陪同下进行，不得擅自将档案带出档案室。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏档案内容。3.因工作需要复印合同档案的，应经档案室负责人批准，并按照规定的程序进行复印。复印后的合同档案应与原件核对无误，并加盖档案室印章。（五）档案销毁1.对于超过保管期限且无保存价值的