合同审批拟定制度

PAGE合同审批拟定制度一、总则（一）目的为规范公司合同审批拟定行为，加强合同管理，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内外签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规及相关政策的要求。2.平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同审批流程（一）合同发起1.业务部门根据业务需求，拟定合同初稿，并填写《合同审批申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、主要条款、预计金额、履行期限等内容。2.将合同初稿及《合同审批申请表》提交至部门负责人审核。（二）部门初审1.部门负责人对合同初稿及相关资料进行初审，重点审查合同内容是否符合业务需求、条款是否清晰明确、权利义务是否对等、风险是否可控等。2.如初审通过，部门负责人在《合同审批申请表》上签署意见，并将合同初稿及相关资料提交至法务部门审核。（三）法务审核1.法务部门对合同进行法律审查，重点审查合同的合法性、合规性、完整性等。2.法务部门根据审查情况，提出修改意见或建议，并出具《法律意见书》。3.如合同存在法律风险或需要修改完善，业务部门应根据法务部门的意见进行修改，并将修改后的合同再次提交至法务部门审核，直至法务部门审核通过。（四）财务审核1.财务部门对合同进行财务审查，重点审查合同金额、付款方式、结算周期、发票开具等财务条款是否合理、合规。2.财务部门根据审查情况，提出修改意见或建议，并出具《财务意见书》。3.如合同存在财务风险或需要修改完善，业务部门应根据财务部门的意见进行修改，并将修改后的合同再次提交至财务部门审核，直至财务部门审核通过。（五）分管领导审批1.分管领导对合同进行全面审批，重点审查合同的必要性、可行性、风险评估等。2.分管领导根据审批情况，可以要求业务部门进一步补充说明相关情况，或组织相关部门进行专题讨论。3.如分管领导审批通过，在《合同审批申请表》上签署意见，并将合同提交至总经理审批。（六）总经理审批1.总经理对合同进行最终审批，重点审查合同对公司整体利益的影响、重大决策事项的合规性等。2.总经理根据审批情况，做出批准、不批准或要求进一步修改完善的决定。3.如总经理审批通过，合同进入签订流程；如总经理审批不批准，合同终止审批流程，业务部门应根据总经理意见进行调整或重新拟定合同。（七）合同签订1.经总经理审批通过的合同，由业务部门负责与合同对方当事人进行签订。2.签订合同前，业务部门应确保合同对方当事人具备相应的主体资格和履约能力，并对合同条款进行再次核对，确保合同内容与审批通过的内容一致。3.合同签订应使用公司统一印制的合同文本，并按照规定的格式和要求填写相关内容。合同签订后，业务部门应及时将合同原件交至公司档案室存档，并将合同副本分送法务部门、财务部门等相关部门。三、合同拟定规范（一）合同基本信息1.合同应明确双方当事人的名称、地址、联系方式等基本信息，确保信息准确无误。2.合同应注明签订日期、合同编号等内容，合同编号应具有唯一性和系统性，便于合同的管理和查询。（二）合同标的1.合同应明确约定合同标的的名称、规格、型号、数量、质量等内容，确保合同标的具体明确，避免产生歧义。2.对于合同标的的质量标准，应明确引用国家或行业相关标准，如无相关标准，应在合同中明确约定双方认可的质量标准。（三）合同价款及支付方式1.合同应明确约定合同价款的金额、计算方式、支付时间、支付方式等内容，确保合同价款明确合理，支付方式符合公司财务管理制度的要求。2.对于合同价款的调整，应明确约定调整的条件、方式、程序等内容，避免因合同价款调整引发纠纷。（四）合同履行期限、地点和方式1.合同应明确约定合同履行的期限、地点和方式，确保合同双方当事人清楚知晓各自的权利义务和履行要求。2.对于合同履行期限，应明确具体的起止日期，避免使用模糊不清的表述；对于合同履行地点，应明确具体的地址，避免产生争议；对于合同履行方式，应根据合同标的的特点和实际情况，选择合理的履行方式，如交付方式、运输方式、验收方式等。（五）合同违约责任1.合同应明确约定双方当事人的违约责任，包括违约情形、违约赔偿方式、违约金金额等内容，确保合同双方当事人对违约责任有清晰的认识和预期。2.违约责任的约定应合理合法，既要充分保护公司的合法权益，又要避免因违约责任过重而影响合同的签订和履行。（六）合同争议解决方式1.合同应明确约定双方当事人在履行合同过程中发生争议时的解决方式，如协商解决、仲裁或诉讼等。2.对于争议解决方式的选择，应根据合同的性质、金额、双方当事人的意愿等因素综合考虑，选择最适合的争议解决方式。（七）其他条款1.合同可以根据实际情况约定其他条款，如保密条款、知识产权条款、不可抗力条款、合同变更与解除条款等。2.其他条款的约定应符合法律法规的要求，明确具体，具有可操作性，避免产生歧义或漏洞。四、合同审批职责分工（一）业务部门1.负责合同的发起和拟定，确保合同内容符合业务需求和实际情况。2.对合同的真实性、合法性、完整性负责，积极配合法务部门、财务部门等相关部门的审核工作，根据审核意见及时修改完善合同。3.负责合同的签订、履行、变更、解除等工作，及时向公司相关部门汇报合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。（二）部门负责人1.对本部门发起的合同进行初审，重点审查合同内容是否符合业务需求、条款是否清晰明确、权利义务是否对等、风险是否可控等。2.对合同的必要性、可行性、风险性等进行综合评估，提出审核意见和建议。3.负责协调本部门与其他部门之间的沟通与协作，确保合同审批流程的顺利进行。（三）法务部门1.对合同进行法律审查，重点审查合同的合法性、合规性、完整性等，确保合同不存在法律风险。2.出具《法律意见书》，对合同中存在的法律问题提出修改意见或建议，指导业务部门修改完善合同。3.参与合同纠纷的处理，提供法律支持和服务，维护公司的合法权益。（四）财务部门1.对合同进行财务审查，重点审查合同金额、付款方式、结算周期、发票开具等财务条款是否合理、合规。2.出具《财务意见书》，对合同中存在的财务问题提出修改意见或建议，指导业务部门修改完善合同。3.负责合同款项的收付管理，监督合同款项的支付情况，确保合同款项的安全和及时回收。（五）分管领导1.对合同进行全面审批，重点审查合同的必要性、可行性、风险评估等，确保合同符合公司整体利益和战略规划。2.根据审批情况，做出批准、不批准或要求进一步修改完善的决定，协调解决合同审批过程中出现的重大问题。（六）总经理1.对合同进行最终审批，重点审查合同对公司整体利益的影响、重大决策事项的合规性等，确保合同符合公司利益最大化原则。2.根据审批情况，做出最终决策，决定合同是否签订、履行或终止，协调解决合同审批过程中出现的重大问题。五、合同档案管理（一）合同归档1.合同签订后，业务部门应及时将合同原件交至公司档案室存档，并填写《合同档案登记表》，详细记录合同的基本信息、签订日期、合同编号、合同金额、履行期限等内容。2.档案室应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，建立合同档案目录，便于合同的查询和管理。（二）合同借阅1.因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅合同的名称、编号、借阅目的、借阅期限等内容，并经部门负责人批准。2.借阅人应按照批准的借阅期限及时归还合同档案，不得擅自转借、复印或泄露合同内容。如因特殊情况需要延长借阅期限的，应重新办理借阅申请手续。（三）合同保管1.档案室应配备必要的保管设备，确保合同档案的安全和完整。合同档案应妥善保管，防止丢失、损坏、霉变等情况的发生。2.档案室应定期对合同档案进行清查盘点，确保合同档案的数量、内容与档案目录一致。如发现合同档案存在问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。（四）合同销毁1.对于已履行完毕或不再具有保存价值的合同档案，应按照公司档案管理制度的规定进行销毁。2.合同销毁前，应填写《合同档案销毁申请表》，注明拟销毁合同的名称、编号、数量、销毁原因等内容，并经部门负责人、法务部门、财务部门等相关部门审核批准。3.合同销毁应指定专人负责，并在监销人的监督下进行，确保合同销毁过程的合规性和真实性。合同销毁后，应填写《合同档案销毁登记表》，记录合同销毁的时间、地点、方式等内容。六、监督与检查（一）监督部门公司设立合同管理监督小组，由法务部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对合同审批拟定制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.合同审批流程的执行情况是否符合规定，是否存在越权审批、漏审等情况。2.合同拟定内容是否符合法律法规、行业标准及公司相关制度的要求，是否存在重大风险隐患。3.合同签订、履行、变更、解除等环节的管理是否规范，是否存在违规操作、违约行为等情况。4.合同档案管理是否符合规定，是否存在合同档案丢失、损坏、泄露等情况。（三）检查方式1.定期检查：合同管理监督小组定期对公司合同审批拟定制度的执行情况进行检查，每年至少进行一次全面检查，并形成检查报告。2.不定期抽查：合同管理监督小组不定期对公司合同审批拟定制度的执行情况进行抽查，重点检查合同审批流程的关键环节、合同拟定的重点条款、合同履行过程中的重大事项等。3.专项检查：针对公司合同管理中存在的突出问题或重大风险隐患，合同管理监督小组开展专项检查，深入分析问题原因，提出整改措施和建议。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，合同管理监督小组应及时向公司领导汇报，并下达《整改通知书》，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照《整改通知书》的要求