《电子数据》-第 8 章 进销存管理信息系统

8.1进销存管理信息系统概述进销存管理信息系统由三个子系统组成，即销售管理子系统、采购管理子系统和库存管理子系统。1.销售管理子系统销售管理子系统是由电子商务平台制成的全国销售网络。网络的投入提高了销售工作的透明度和监控力度，增强了市场开拓和新产品开发的能力，使整个销售管理从排产计划、产品入库、发车，到产品销售回款、库存和国内外市场信息等各种数据全部进入计算机网络，脱离了手工记账的方式，使分布在全国的销售网点共享全国各销售子公司的销售信息和总公司的生产、经营信息。这样一来，每个子公司的经理都能够站在总经理的高度组织市场，使市场开发能力和销售能力不断增强。下一页返回8.1进销存管理信息系统概述2.采购管理子系统采购管理子系统的主要功能包括采购基础数据管理、采购计划管理、采购订单管理、采购进货管理和供应商评估管理等。确定合理的订货量、选择优秀的供货商和保持最佳的安全储备，是采购管理子系统的主要任务。该子系统建立了进入企业的物资和原材料在采购数量、质量、价格等方面的网络监控体系，有效地解决了原采购的供应部门集采购、供应、保管于一体所产生的弊端，降低了平均采购的价格。3.库存管理子系统库存管理模块是整个进存销管理系统的中心，采购、销售模块中通过各种单据处理的业务数据最终都会在库存模块中体现出来。库存管理子系统中的库存管理工作主要由仓库部门完成，同时也与财务、生产、计划等部门有着密切的业务关系，其主要功能包括库存基础数据管理和库存处理。上一页返回8.2进销存管理信息系统设计8.2.1采购管理子系统1.采购管理子系统的业务需求分析和业务流程（1）采购管理子系统业务需求分析由库存部门出具的请购单提交采购部门，除了确定需要采购的商品的种类和数量，还要确定具体的商品由哪一个采购员去采购。采购计划单按采购员不同分为不同的采购订单计划，每个采购员只能看到自己需要采购的部分。采购员可以根据自己掌握的信息直接选择供应商，如果价格不清楚需要生成采购询价单向供应商确认，询价单包括所需要的物品的种类和数量。待收到询价单的回复价格，将价格录入采购物品价格库。下一页返回8.2进销存管理信息系统设计（2）采购管理子系统业务流程采购部门是企业物品的重要入口部门，是物流实施的主要部门，主要业务是根据物料需求计划（或库存法计算的物料需求）、采购提前期和采购批量，选择供应商，指定采购订单，实施入库检验，选择库存位置，并进行入库操作和账务登记。商品采购的基本程序：根据确定的采购目标，结合采购价格和市场信息选择供货方。签订购销合同。商品检验。商品入库和付款结算。上一页下一页返回8.2进销存管理信息系统设计2.采购管理子系统的总体构成采购管理工作主要由采购部门完成，采购部门与财务部门、生产部门、仓库部门有密切的业务联系。采购管理子系统主要功能包括采购基础数据管理、采购订单管理、采购计划管理、采购收货管理等。（1）采购基础数据管理采购基础数据管理模块主要是对采购管理中的基础数据进行管理，包括输入、查询、变更等操作。这个模块的处理逻辑并不复杂，但由于涉及采购管理业务的处理标准或规范，因此成为设计开发中的难点与重点。供应商管理模块是从基础数据管理功能中分解出来的子模块，主要进行有关供应商资料的维护与供应商的评估。受物流系统科学的影响，与供应商的关系也应从供应链的战略高度来考虑，因此，这个模块将会增加许多功能。上一页下一页返回8.2进销存管理信息系统设计（2）采购订单管理采购订单分两种情况：对于长期供应商，建立合同关系，属于战略伙伴，可获得较优惠的价格政策；对于临时供应商，建立采购订单，属于临时买卖关系。与供应商签订合同时还应考虑下列问题。?是否超过供应商的生产能力，即供应商能否按交货时间完成合同。?是否符合供应商的技术要求。?是否符合供应商的最低订单批量。?为了降低采购价格，是否需要多选择几家供应商。上一页下一页返回8.2进销存管理信息系统设计（3）采购计划管理采购计划管理模块数据流程（第二层数据流）和采购计划管理模块功能结构分别如图8.1和图8.2所示。采购计划是根据物流需求计划、采购提前期制订的请购计划。物流需求计划由销售计划产生，或根据库存情况产生。采购提前期一般根据供应商的地点和运输条件来确定，因此，在选择供应商时，采购提前期也是重要的选择条件。有时也要根据供应商的价格政策变更请购计划，以取得最佳经济利益。（4）采购收货管理采购收货模块数据流程（第二层数据流）和采购收货模块功能结构分别如图8.3和图8.4所示。该模块的主要功能是进行采购收货管理，并进行向供应商的退货和换货管理。有时为了获得某些优惠价格的物品或紧急需要某些物品，可以直接接收供货商的物品。上一页下一页返回8.2进销存管理信息系统设计8.2.2销售管理子系统1.销售管理需求分析和业务流程销售管理直接关系到企业的生存和发展，它是从商品的销售计划开始的，主要用于统计和管理企业销售的商品、供应商、客户的各种信息，并对其进行全面分析，为企业提供相关的订货信息、销售目标、商品库存的信息。建立客户信息档案和历史记录，进行不断维护和修改更新，以获取客户的最新信息，全方位了解客户，便于进行有针对性的服务。及时取得最新的市场订货信息，再结合客户资料判断销售计划是否可行。如果可行即制定销售订单和签订销售合同，并进行销售统计分析；如果不可行，则取消销售计划。根据对客户的分类统计和商品的统计，对企业的实际销售情况进行统计。上一页下一页返回8.2进销存管理信息系统设计2.销售管理子系统的总体构成销售管理工作主要由销售部门完成，销售部门与财务部门、生产部门、仓库部门有密切的业务联系。主要功能包括销售基础数据管理、销售计划管理、销售订单管理、销售收发货管理和销售服务管理。（1）销售基础数据管理这个模块主要是对销售管理中的基础数据进行管理，包括输入、查询、变更等操作。它的处理逻辑并不复杂，但涉及销售业务管理的处理标准或规范，因此成为设计开发中的难点与重点，如图8.5所示。上一页下一页返回8.2进销存管理信息系统设计（2）销售计划管理由于存在生产周期和采购周期，许多企业在没有接到客户订单时，就根据销售计划进行生产或采购。当然，销售计划是根据销售预测情况，或者根据库存情况制订的，这种销售管理方式将获得较高的客户服务水平，但将以库存积压为代价。销售计划管理模块数据流程（第二层数据流）和销售计划管理模块功能结构分别如图8.6和图8.7所示。（3）销售订单管理销售订单分两种情况：对于长期客户，建立合同关系，属于战略伙伴，有较优惠的价格政策；对于临时客户，建立销售订单，属于临时买卖关系。对于临时客户，每次购买必须进行信用审查。销售订单管理模块功能结构和销售订单管理模块数据流程分别如图8.8和图8.9所示。上一页下一页返回8.2进销存管理信息系统设计（4）销售收发货管理销售收发货管理模块数据流程（第二层数据流）和销售收发货管理模块功能结构分别如图8.10和图8.11所示，该模块主要完成物品的发货管理及物品的退货及换货管理。注意：应根据退货与换货的不同情况，调用差价管理子模块，计算应扣除的部分。例如，退货可分为完全退货、扣除部分损耗退货等；换货可分为完全相同的物品换货、等价格物品换货、差价物品换货等。（5）销售服务管理“客户第一”是企业经营管理的核心，由销售服务模块来实现。销售服务管理模块功能结构和销售服务模块数据流程分别如图8.12和图8.13所示。该模块包括售前、售中和售后服务，对整个服务过程进行跟踪。上一页下一页返回8.2进销存管理信息系统设计8.2.3库存管理子系统1.库存管理业务需求分析和业务流程（1）库存管理业务需求分析商业企业库存管理的基本任务是通过对仓库所有入、出库活动的管理和控制及对库存数据进行有效的统计和分析，保证企业生产中物流的畅通，使决策人员及早发现问题，采取相应措施，调整库存结构，缩短储备周期，加速资金周转，最大限度地降低库存占用。同时，通过周期性的仓库盘点，及时补救管理中的漏洞，使库存管理系统实时地反映企业中各个仓库的最新情况，为各类管理人员从不同的侧面提供所需信息，以便协调企业经营收到更大效益。库存管理系统是协调企业生产经营的基础，其数据的准确性、方便查询、有效的分析是整个计算机管理系统顺利运行的关键。上一页下一页返回8.2进销存管理信息系统设计（2）库存管理业务流程①物品出入库与移动管理。对日常的物品入库、销售出库和物品库位移动等工作进行管理，产生出、入和移动单据，改变库存物品的数量与库位。②库存物品的盘点。根据物品的盘点周期对库存物品进行盘点，并按实际盘点信息调整库存逻辑信息，保证物品的实际信息与计算机内的逻辑信息一致。盘点方法有冻结盘点和循环盘点两种。冻结盘点需要停止进行出入库操作，而循环盘点则可以同时进行出入库管理。盘点结果产生盘点报表，经财务部门和主管领导审批后，再对库存物品数量进行调整。③库存物品分析。库存物品分析包括库存数量分析（超出或短缺）、物品占用资金分析、物品来源与去向分析、物品分类与构成等。它能够为制定企业经营目标、库存控制策略和评价指标提供依据。库存管理业务流程如图8.14所示。上一页下一页返回8.2进销存管理信息系统设计2.库存管理子系统的总体构成库存管理工作主要由仓库部门完成，仓库部门与财务部门、生产部门、计划部门有密切的业务联系。库存管理子系统第一层数据流程如图8.15所示，主要功能包括库存基础数据管理和库存处理。（1）库存基础数据管理库存基础数据管理模块数据流程（第二层数据流）和库存基础数据管理模块功能结构如图8.16和图8.17所示。库存基础数据模块主要是对库存管理中的基础数据进行管理，包括输入、查询、变更等操作。这个模块的处理逻辑并不复杂，但涉及库存管理业务的处理标准或规范，因此成为开发中的难点与重点。这些标准和规范与仓库的类型、仓库布局、库存物品的物理特性、库存数量、管理手段等因素密切相关。上一页下一页返回8.2进销存管理信息系统设计（2）库存处理库存处理模块数据流程和库存处理模块功能结构分别如图8.18和图8.19所示。该模块主要是进行入库操作管理、出库操作管理、移动操作管理以及物品的盘点和物品损坏操作管理。它是直接进行物流作业管理的功能模块，操作简单、方便，并具有多种可靠性手段，能够防止数据差错影响整个系统的运作水平。入库操作处理模块数据流程如图8.20所示，它是库存处理模块的一个重要子模块，主要进行采购物品与其他物品的入库操作。它与采购部门、生产部门、销售部门等均有密切联系，是整个系统数据的主要输入环节。出库操作处理模块数据流程如图8.21所示，它是库存处理模块的另一个重要子模块，主要进行销售物品与其他物品的出库操作。它与销售部门、生产部门和供应商等均有密切联系，也是整个系统数据的主要变动环节。上一页下一页返回8.2进销存管理信息系统设计8.2.4逻辑设计1.建立E-R模型进销存系统的整体E-R模型如图8.22所示。（1）标识实体实体主要包括：供应商、商品、订单细节、销售订单、客户、销售发票、应收账款、仓库、员工、采购订单、应付账款、采购发票。（2）标识关系（如表8.1所示）（3）标识实体和关系的有关属性（如表8.2所示）（4）确定属性域（如表8.3所示）（5）确定候选键、主键和备用键属性（如表8.4所示）上一页下一页返回8.2进销存管理信息系统设计（6）检查模型的数据冗余检查E-R模型是否存在冗余，并删除这些冗余。在这个步骤中有以下三个活动：?重新检查一对一关系。?删除冗余关系。?当访问冗余时考虑时间尺度。（7）检查模型是否支持用户事务两种检查方法：?描述事务。通过这个事务的需求描述存档，检查模型中是否提供了事务所需的所有信息。?使用事务路径。根据必需的事务使数据模型有效化，可以在E-R模型中以图形方式直接描述每个事务的路径。该系统支持用户事务。上一页下一页返回8.2进销存管理信息系统设计2.将E-R模型映射为基本表（1）为E-R模型建立基本表表达实体、属性和约束（如表8.5所示）（2）用规范化的方法检验表结构这个步骤是检查基本表的列的组成。用规范化的方法检查每个表的组成，以避免不必要的数据重复。（3）检查表是否支持用户事务这个步骤是检查基本表是否如用户需求中所要求的那样支持用户事务，以确保局部逻辑数据模型支持所需求的事务。（4）检查业务规则业务规则用于防止数据库不完整、不准确或不一致。完整性约束包括需要的数据，列的数值域约束，实体完整性、多样性，参照完整性。上一页下一页返回8.2进销存管理信息系统设计8.2.5物理设计（1）设计基本表（2）选择文件组织形式（如表8.6所示）（3）选择索引（如表8.7所示）上一页返回8.3进销存信息管理系统的实施在通过进销存管理信息系统设计方案之后，开始着手进行具体应用系统的实施。首先，专门设立中央计算机房，并在相关部门设立计算机室；然后，依据系统设计阶段给出的硬件结构和软件结构进行设备及所需系统软件的购置。为了建立计算机系统的网络环境，由专业计算机公司负责机构化布线、网络系统的安全与调试。同时，专业的软件开发人员要依据系统设计报告开始进行软件开发。为了节约成本及方便工作的进行，可以采用建立模拟环境的方法，专门用于软件的开发工作。在进行软件开发之前，有必要请开发人员参加专门的系统软件及开发工具的培训。开发人员依据系统设计报告中给出的目标系统模块设计，实现系统分析和设计中提出的各项功能。下一页返回8.3进销存信息管理系统的实施在程序设计和系统调试完成之后，进入系统测试阶段。系统测试小组应由使用客户和系统开发人员共同组成。测试小组提供相应的测试方案和建议的测试数据，在客户实际应用环境中进行数据和系统功能的正确性检验。系统测试顺利通过之后，开始组织对系统的使用人员进行系统应用培训。在培训过程中，并不是系统的所有使用人员都要进行上述全部内容的培训，而是根据工作岗位的不同选择不同的内容进行培训，既可以节省宝贵的时间，也便于系统的安全与管理。完成培训工作之后，进入系统试运行阶段。需要开始着手基本数据的准备、编码数据的准备、系统的参数设置、初始数据的录入等多项工作。上一页下一页返回8.3进销存信息管理系统的实施为了保证系统的实施及以后的规范化管理，系统开发人员以及客户应制定有关管理规定，如《计算机系统应用管理规范》《计算机房管理制度》《计算机系统安全保密制度》《计算机系统文档管理规定》等。系统在试运行一段时间无误后，即可正式交付使用。在正式交付使用后，系统维护人员