劳务派遣单位退回处理操作规范

劳务派遣单位退回处理操作规范一、总则1.1编制目的为规范劳务派遣单位（以下简称“派遣单位”）在用工单位（以下简称“用工单位”）将派遣员工（以下简称“被派遣劳动者”）退回时的处理流程，明确各方权利义务，防范法律风险，保障被派遣劳动者的合法权益，维护派遣单位、用工单位及被派遣劳动者三方关系的和谐稳定，依据国家相关法律法规，结合劳务派遣业务实践，制定本操作规范。1.2编制依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国劳动合同法实施条例》《劳务派遣暂行规定》（人力资源和社会保障部令第22号）《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》其他相关法律法规及地方性规定。1.3适用范围本规范适用于派遣单位处理用工单位依据法定或约定情形将被派遣劳动者退回的全部相关活动，包括但不限于退回的接收、审核、协商、安置、劳动关系处理、争议解决等环节。派遣单位内部各相关部门及人员均应遵照执行。1.4基本原则合法合规原则：所有退回处理行为必须严格遵守国家及地方相关法律法规，程序正当，依据充分。公平公正原则：在处理退回事宜时，应平等对待用工单位和被派遣劳动者，保障各方合法权益，不偏不倚。及时高效原则：对用工单位的退回通知应及时响应，按规定流程快速处理，避免事态扩大或产生新的争议。风险防控原则：对退回原因、过程及后续安排进行全程风险评估，采取有效措施预防和化解法律风险、经济风险及声誉风险。以人为本原则：在处理过程中，应尊重被派遣劳动者，保障其知情权、协商权，积极协助其进行工作转换或再就业，体现人文关怀。二、退回情形分类与审核2.1法定退回情形用工单位在以下情形下，可以将被派遣劳动者退回派遣单位，派遣单位应依法接收：用工单位客观情况发生重大变化：因《劳动合同法》第四十条第三项（劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经协商未能就变更劳动合同内容达成协议）规定的情形。用工单位经济性裁员：符合《劳动合同法》第四十一条规定，需要裁减人员二十人以上或者裁减不足二十人但占企业职工总数百分之十以上的。用工单位被依法宣告破产、吊销营业执照、责令关闭、撤销、决定提前解散或者经营期限届满不再继续经营。劳务派遣协议期满终止。被派遣劳动者患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由用工单位另行安排的工作。被派遣劳动者不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作（用工单位需提供充分证据）。《劳务派遣暂行规定》第十二条规定的其他可以退回的情形。2.2约定退回情形除法定情形外，派遣单位与用工单位在《劳务派遣协议》中可约定其他退回情形，但该等约定不得违反法律、行政法规的强制性规定，不得损害被派遣劳动者的合法权益。常见约定情形包括：被派遣劳动者严重违反用工单位的规章制度（规章制度需经民主程序制定并已公示告知）。被派遣劳动者严重失职，营私舞弊，给用工单位造成重大损害。被派遣劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位的工作任务造成严重影响，或者经用工单位提出，拒不改正。被派遣劳动者被依法追究刑事责任。被派遣劳动者提供虚假入职材料。双方约定的试用期内不符合录用条件。其他经双方协商一致且在协议中明确列明的情形。2.3禁止退回情形根据《劳务派遣暂行规定》第十三条，被派遣劳动者有下列情形之一的，在派遣期限届满前，用工单位不得依据本规范第2.1条第1项、第2项、第5项、第6项规定的情形将被派遣劳动者退回派遣单位；派遣期限届满的，应当延续至相应情形消失时方可退回：从事接触职业病危害作业的劳动者未进行离岗前职业健康检查，或者疑似职业病病人在诊断或者医学观察期间的。在本单位患职业病或者因工负伤并被确认丧失或者部分丧失劳动能力的。患病或者非因工负伤，在规定的医疗期内的。女职工在孕期、产期、哺乳期的。在本单位连续工作满十五年，且距法定退休年龄不足五年的。法律、行政法规规定的其他情形。派遣单位在审核退回通知时，必须严格核查是否存在上述禁止退回情形。2.4退回审核流程接收退回通知：用工单位应以书面形式（如《退回通知书》）正式通知派遣单位，并说明退回理由、依据的事实与证据、拟退回日期等。口头通知无效。形式审核：派遣单位指定部门（如客服部、运营部）接收通知，检查通知形式是否完备，信息是否齐全。实质审核：审核退回理由：判断退回理由属于法定情形还是约定情形，对照《劳务派遣协议》条款进行核实。审核证据材料：要求用工单位提供支持其退回理由的证明材料。例如：违纪事实的调查报告、处理决定、员工签字确认的记录；不能胜任工作的绩效考核记录、培训记录；客观情况发生重大变化的内部决议文件等。审核禁止性情形：核查被派遣劳动者是否处于“三期”女工、医疗期、职业病观察期等法律禁止退回的状态。审核程序合规性：对于因违纪、不能胜任工作等原因退回的，审核用工单位内部处理程序是否合法（如规章制度是否民主制定并公示、处理决定是否送达等）。审核结论与反馈：经审核，退回理由、证据及程序均符合法律及协议规定的，出具《退回接收确认函》，启动后续处理流程。经审核，发现退回理由不成立、证据不足、程序瑕疵或存在禁止退回情形的，应及时向用工单位发出《退回异议函》，说明不予接收的理由及法律依据，并附相关证据或法律条文，尝试协商解决。协商不成的，按争议处理流程办理。三、退回处理流程3.1退回接收与确认审核通过后，向用工单位发送加盖公章的《退回接收确认函》，确认退回日期、退回原因、最后工作日、工作交接要求、薪酬结算截止日、经济补偿金（如有）承担方等关键信息。同步通知被派遣劳动者，告知其已被用工单位退回的事实、退回原因、退回生效日期，并预约面谈时间，告知其有陈述和申辩的权利。协助用工单位和被派遣劳动者完成工作交接、物品归还、门禁权限注销等事宜。3.2与被派遣劳动者面谈面谈准备：组建面谈小组，至少包括人力资源专员和法务人员（或具备法律知识的人员）。全面掌握退回背景、审核材料、员工基本情况、劳动合同状态等。面谈内容：正式告知被退回的事实及原因，出示相关证据材料（注意保护用工单位商业秘密和个人隐私）。听取被派遣劳动者对退回原因的解释、申辩和意见。了解被派遣劳动者的当前状况（如是否处于医疗期、孕期等）。说明派遣单位将依据法律法规和劳动合同采取的处理方案（如协商变更、待岗、解除等），并告知其享有的权利。进行心理疏导，缓解其焦虑情绪。面谈记录：制作《面谈记录》，详细记录面谈时间、地点、参与人、谈话内容，特别是员工的陈述和意见，由员工签字确认。此记录是后续决策的重要依据。3.3退回后劳动关系处理方案根据退回原因、劳动合同约定及法律规定，区分不同情况采取相应处理方案：3.3.1协商变更劳动合同适用情形：退回非因被派遣劳动者过错，且派遣单位有其他合适岗位可供安排。操作流程：向劳动者提供新的岗位信息，明确岗位职责、工作地点、薪酬待遇等。与劳动者就变更劳动合同内容进行平等协商。协商一致的，签订《劳动合同变更协议书》，安排其到新岗位工作。协商不成的，进入其他处理程序。3.3.2安排待岗适用情形：暂时无合适岗位可供安排，但不符合解除劳动合同条件。操作流程：向劳动者发出《待岗通知书》，明确待岗期限、待岗期间待遇（按当地规定支付生活费）、规章制度要求等。在待岗期间，积极为劳动者寻找新的用工单位或岗位。待岗期间，劳动者仍应遵守派遣单位的规章制度，参加必要的培训或会议。3.3.3解除劳动合同需严格依据《劳动合同法》相关规定，区分不同情形操作：协商一致解除：无论何种退回原因，经派遣单位与劳动者协商一致，可以解除劳动合同。操作流程：签订《协商解除劳动合同协议书》，明确解除时间、经济补偿金数额及支付方式、工作交接、竞业限制（如有）等事项。派遣单位单方解除（过失性辞退）：适用情形：退回原因符合《劳动合同法》第三十九条规定（如严重违纪、严重失职、刑事责任等），且证据确凿。操作流程：将用工单位提供的证据与内部调查核实相结合，形成完整的证据链。履行告知工会程序（如有工会）。向劳动者送达《解除劳动合同通知书》，载明解除依据和事实，并告知其权利。依法办理退工、档案和社会保险关系转移手续。无需支付经济补偿金。派遣单位单方解除（非过失性辞退）：适用情形：劳动者患病或非因工负伤医疗期满不能从事原工作及另行安排的工作，或者不能胜任工作经培训或调岗仍不能胜任（需有充分证据），且无禁止解除情形。操作流程：提前三十日书面通知劳动者本人或额外支付一个月工资（代通知金）。履行告知工会程序。向劳动者送达《解除劳动合同通知书》。依法支付经济补偿金。经济性裁员：适用情形：派遣单位自身符合《劳动合同法》第四十一条规定的裁员条件，且被退回劳动者属于被裁减人员范围。操作流程：严格履行法定裁员程序，包括提前三十日向工会或全体职工说明情况、听取意见、向劳动行政部门报告等，并依法支付经济补偿金。3.4经济补偿金与赔偿金处理经济补偿金计算与支付主体：因用工单位原因（如协议期满、破产、客观情况重大变化、经济性裁员）导致退回，派遣单位依法与劳动者解除或终止劳动合同的，经济补偿金的支付责任依据《劳务派遣暂行规定》第十七条处理。用工单位应承担该经济补偿，派遣单位负责具体支付。因劳动者原因或派遣单位自身原因解除劳动合同的，按《劳动合同法》规定确定支付责任。经济补偿金计算标准按劳动者在派遣单位的工作年限，每满一年支付一个月工资。六个月以上不满一年的，按一年计算；不满六个月的，支付半个月工资。月工资指劳动者在劳动合同解除或终止前十二个月的平均工资。赔偿金：违法解除或终止劳动合同的，应按经济补偿金标准的两倍向劳动者支付赔偿金。代通知金：符合《劳动合同法》第四十条情形且未提前三十日通知的，应支付一个月工资作为代通知金。3.5后续手续办理出具证明：在解除或终止劳动合同后十五日内，为劳动者出具《解除或终止劳动合同证明》，并写明劳动合同期限、解除或终止日期、工作岗位、在本单位的工作年限。结清薪酬：在办理工作交接时，一次性结清劳动者的工资、加班费、未休年休假工资报酬、经济补偿或赔偿金等所有款项。档案及社保转移：在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。失业登记协助：对符合领取失业保险金条件的，告知其相关规定并协助办理。四、风险防控与争议处理4.1主要法律风险点违法退回风险：接收了法律禁止退回的劳动者，或接收了理由、证据、程序不合规的退回。违法解除风险：在无合法依据或程序瑕疵的情况下单方解除劳动合同。证据不足风险：对劳动者违纪、不能胜任工作等事实的认定缺乏充分、有效的证据支持。经济补偿金支付争议：与用工单位就经济补偿金承担主体、计算基数、年限等产生分歧。群体性事件风险：因大规模退回或处理不当引发劳动者群体抗议或媒体关注。4.2风险防控措施强化协议约定：在《劳务派遣协议》中细化退回情形、程序、证据要求、经济补偿金承担、争议解决方式等条款。完善内部制度：建立健全覆盖退回接收、审核、面谈、处理、归档全流程的内部规章制度。加强证据管理：要求用工单位提供规范化、可追溯的证据材料。自身在面谈、通知送达等环节注意保留书面、录音录像等证据。规范文书送达：所有重要通知、决定均应采用书面形式，并通过可留存凭证的方式（如快递、电子邮件+签收回执、现场签收）送达劳动者。定期培训：对业务、客服、法务等相关人员进行定期法律与操作培训，提升风险识别与处理能力。4.3争议处理机制内部协商：发生争议时，首先与用工单位或被派遣劳动者进行沟通协商，争取达成和解。调解：协商不成的，可引导当事人向企业劳动争议调解委员会、基层人民调解组织或乡镇、街道设立的具有劳动争议调解职能的组织申请调解。仲裁与诉讼：调解不成或不愿调解的，任何一方均可依法向劳动合同履行地或用人单位所在地的劳动争议仲裁委员会申请仲裁。对仲裁裁决不服的，除法律另有规定外，可以向人民法院提起诉讼。派遣单位内部责任：因工作人员违规操作导致派遣单位承担法律责任或经济损失的，应依据内部规定追究其相应责任。五、档案管理与信息保密5.1档案管理为每一例退回处理建立独立档案，编号管理。档案内容应包括：用工单位的退回通知及相关证据、派遣单位的审核记录、与用工单位的往来函件、与被派遣劳动者的面谈记录、解除或终止劳动合同的相关文书（通知书、协议书、