酒店市场采购询价制度

PAGE酒店市场采购询价制度一、总则（一）目的为规范酒店市场采购询价行为，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证酒店运营所需物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店所有物资采购及服务采购项目的询价活动，包括但不限于食品饮料、客房用品、办公用品、设备维修保养、营销推广服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，给予平等的参与机会，不偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受酒店内部监督和相关部门的检查，确保采购活动的透明度。4.效益优先原则：在保证物资和服务质量的前提下，通过合理询价、比较选择，降低采购成本，提高酒店经济效益。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求填写采购申请表，详细注明所需物资或服务的名称规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交至采购部门。2.采购申请表需经部门负责人审核签字，对于金额较大或重要的采购项目，还需报酒店管理层审批。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，对采购项目进行分类整理，确定询价范围和询价方式。2.收集与采购项目相关的市场信息，包括供应商名录、产品价格行情、行业动态等，建立采购信息数据库，为询价提供参考依据。3.根据采购项目特点，制定询价文件，明确询价要求、报价方式、交货时间、售后服务等条款。询价文件应发送给潜在供应商，并要求其在规定时间内回复。（三）供应商选择1.采购部门根据询价文件的要求，从采购信息数据库或其他渠道筛选出符合条件的潜在供应商，并向其发出询价函。2.潜在供应商收到询价函后，应在规定时间内按照询价文件要求进行报价，并提供相关产品资料、资质证明等文件。3.采购部门对供应商的报价进行初步审核，排除明显不符合要求的报价，并对剩余报价进行比较分析。4.根据采购项目的重要性和复杂程度，采购部门可以组织相关人员对部分供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、产品质量、售后服务等情况。5.综合考虑供应商的报价、产品质量、信誉、交货期、售后服务等因素，采购部门选择至少三家供应商作为询价对象，并与其进行进一步沟通协商。（四）询价谈判1.采购部门与选定的供应商进行询价谈判，就采购项目的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行深入沟通，争取达成最优采购协议。2.在询价谈判过程中，采购部门应保持与其他供应商的联系，了解其最新报价和优惠政策，以便在谈判中掌握主动。3.对于重要采购项目或金额较大的采购项目，采购部门可以邀请酒店财务、审计、法务等相关部门人员参与询价谈判，提供专业意见和建议。4.询价谈判结束后，采购部门应整理谈判记录，形成谈判报告，明确最终谈判结果和采购建议。（五）采购决策1.采购部门根据询价谈判结果，编制采购决策报告，详细说明各供应商的报价情况、产品优势劣势、谈判达成的主要条款等内容，并推荐最优供应商。2.采购决策报告需提交至酒店管理层审批，管理层根据酒店实际情况和采购决策报告做出最终采购决策。3.如采购决策与采购部门推荐意见不一致，管理层应说明理由，并在采购决策报告上签字确认。（六）合同签订1.根据采购决策结果，采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、采购项目的名称规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容合法合规、条款清晰明确。2.采购合同签订前，需经酒店法务部门审核把关，确保合同的合法性和有效性。审核通过后的采购合同方可正式签订，并加盖酒店公章。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门做好采购项目的跟踪和验收工作，并按照合同约定履行付款义务。三、询价管理（一）询价人员管理1.参与询价活动的人员应具备良好的职业道德和专业素养，熟悉采购业务流程和相关法律法规，具备较强的沟通协调能力和谈判技巧。2.询价人员应严格遵守本制度和酒店的各项规章制度，保守询价过程中的商业机密，不得泄露供应商报价等敏感信息。3.酒店定期对询价人员进行培训和考核，提高其业务水平和综合素质，确保询价工作的质量和效率。（二）询价文件管理1.询价文件应根据采购项目特点和实际需求进行编制，内容应完整、准确、清晰，避免出现模糊条款和歧义。2.询价文件编制完成后，需经采购部门负责人审核签字，并加盖采购部门公章。审核通过后的询价文件方可发送给潜在供应商。3.采购部门应建立询价文件档案管理制度，对每次询价活动的询价文件进行整理归档，保存期限不少于[X]年，以便日后查阅和参考。（三）供应商管理1.建立供应商评估机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评估，评估结果作为供应商选择和合作的重要依据。2.对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优惠政策，如优先采购、延长付款期限等；对于表现不佳的供应商，及时进行警告、整改或淘汰处理。3.与供应商保持良好的沟通与合作关系，定期召开供应商座谈会，了解其需求和意见建议，共同探讨改进采购工作的措施和方法。（四）询价记录管理1.采购部门应建立询价记录档案管理制度，对每次询价活动的过程和结果进行详细记录，包括采购申请、询价文件、供应商报价、询价谈判记录、采购决策报告等相关资料。2.询价记录应真实、准确、完整，能够反映询价活动的全过程和最终结果。记录档案应妥善保管，保存期限不少于[X]年，以便日后查阅和审计。3.定期对询价记录进行整理和分析，总结经验教训，不断完善询价制度和采购流程管理。四、监督与检查（一）内部监督1.酒店内部审计部门定期对采购询价活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、询价文件是否规范、供应商选择是否公正、采购合同是否合法等情况。2.审计部门在审计过程中发现问题时，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对于违反本制度和酒店相关规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。3.酒店设立举报信箱和举报电话，接受员工对采购询价活动中违规行为的举报。对于举报属实给予举报人适当奖励，并对违规行为进行严肃处理。（二）外部监督1.积极接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，配合其开展的各项监督检查工作。2.对于外部监督检查中提出的问