政协机关办会工作制度

PAGE政协机关办会工作制度一、总则（一）目的为规范政协机关办会工作流程，提高会议组织与服务水平，确保会议高效、有序、顺利召开，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于政协机关组织召开的各类会议，包括全体会议、常委会议、主席会议、专题协商会议、调研座谈会、工作部署会议等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和政协章程，确保会议的合法性和规范性。2.高效务实原则：注重会议实效，精简会议环节，提高会议效率，切实解决实际问题。3.服务至上原则：以参会人员为中心，提供优质、周到的服务，满足会议需求。4.安全保密原则：加强会议安全管理，确保会议场所、设备设施及参会人员的安全；严格遵守保密规定，防止会议信息泄露。二、会议筹备（一）会议计划1.根据政协工作安排和实际需要，由相关部门或机构提出会议召开的建议，经领导审核后，纳入年度会议计划。2.会议计划应明确会议名称、时间、地点、参会人员范围、会议议程、筹备责任部门等内容。（二）筹备方案制定1.确定会议筹备工作负责人，由其组织相关人员制定详细的会议筹备方案。2.筹备方案应包括会议主题、目的、议程安排、材料准备、参会人员组织、会议场地布置、设备设施保障、后勤服务、安全保卫、宣传报道等方面的内容。3.根据会议规模和要求，合理安排筹备工作进度，明确各阶段的工作任务和时间节点。（三）会议材料准备1.根据会议议程，准备各类会议材料，包括领导讲话稿、工作报告、提案材料、发言材料、参阅资料等。2.材料内容应主题明确、观点清晰、数据准确、语言精炼，并符合会议主题和参会人员需求。3.对会议材料进行严格审核把关，确保材料质量。审核工作由相关领导或专业人员负责，重点审核材料的政治性、政策性、准确性和规范性。4.按照参会人员数量和分发要求，及时印制、装订会议材料，并在会议前准确发放到参会人员手中。（四）参会人员组织1.根据会议要求，确定参会人员范围，并及时发出会议通知。会议通知应明确会议时间、地点、议程、参会要求等事项。2.对于重要会议，提前与参会人员沟通协调，了解参会意向，确保参会人员按时参会。3.对参会人员的信息进行收集和整理，建立参会人员数据库，以便于会议组织和后续工作开展。（五）会议场地布置1.根据会议类型和规模，选择合适的会议场地。场地应具备良好的交通条件、设施设备齐全、环境舒适安全。2.按照会议主题和议程安排，对会议场地进行合理布置。布置内容包括会标悬挂、桌椅摆放、座次安排、音响设备调试、灯光布置及绿植摆放等。3.在会议场地设置明显的指示标识，引导参会人员顺利到达会议区域。4.提前检查会议场地的设施设备运行情况，确保会议期间正常使用。对可能出现的突发情况，制定应急预案。（六）设备设施保障1.根据会议需求，配备必要的会议设备设施，如音响系统、投影设备、灯光设备、录音录像设备、网络设备等，并确保设备设施完好、运行正常。2.在会议前对设备设施进行调试和检查，对技术人员进行合理安排，确保会议期间能够及时处理设备设施出现的故障。3.准备备用设备设施，以防主用设备设施出现故障时能够及时替换，保证会议顺利进行。（七）后勤服务安排1.安排好会议期间的餐饮、住宿、交通等后勤服务工作。餐饮服务应符合卫生标准，满足参会人员的口味需求；住宿安排应安全舒适、方便快捷；交通保障应确保参会人员按时、顺利到达会议场地。2.提前与相关服务单位沟通协调，明确服务标准和要求，并签订服务协议。对服务质量进行跟踪检查，及时解决出现的问题。3.在会议场地设置休息区，提供必要的饮品和点心，为参会人员提供便利。（八）安全保卫工作1.制定会议安全保卫工作方案，明确安全保卫责任和措施。加强会议场地及周边区域的安全巡逻，确保会议期间的安全秩序。2.对参会人员和工作人员进行安全检查，禁止携带危险物品进入会议场地。3.做好会议期间的消防安全工作，配备必要的消防设备设施，确保疏散通道畅通。制定火灾应急预案，定期组织演练。4.加强对会议信息的安全管理，防止会议内容泄露。对会议文件、资料等进行妥善保管，严格控制知悉范围。（九）宣传报道工作1.根据会议需要，制定宣传报道方案，明确宣传重点、报道方式和渠道。2.及时、准确地报道会议召开情况，宣传会议成果和重要意义。通过政协网站、微信公众号、新闻媒体等多种渠道进行宣传报道，扩大会议影响力。3.对宣传报道内容进行审核把关，确保报道内容符合政协工作要求和宣传纪律。三、会议组织（一）会议签到1.在会议入口处设置签到台，安排专人负责参会人员签到。签到人员应提前熟悉参会人员名单，认真核对签到信息。2.对参会人员的签到情况进行记录，统计参会人数，及时向会议组织者报告。（二）会议引导1.在会议场地内安排引导人员，负责引导参会人员就座。引导人员应熟悉会议座次安排，礼貌热情地为参会人员提供引导服务。2.对于行动不便或有特殊需求的参会人员，给予特殊照顾，确保其顺利参会。（三）会议主持1.根据会议议程安排，确定会议主持人。主持人应熟悉会议主题和议程，具备良好的组织协调能力和语言表达能力。2.主持人应提前了解会议准备情况，掌握参会人员到会情况，确保会议按时开始。在会议过程中，严格按照议程主持会议，把控会议节奏，引导参会人员有序发言和讨论。（四）会议记录1.安排专人负责会议记录工作。会议记录人员应熟悉会议内容和要求，具备较强的文字记录能力。2.会议记录应准确、完整地记录会议发言内容、讨论情况、形成的决议等。记录方式可采用手写记录或电子记录，记录完成后及时进行整理和核对。3.会议记录经主持人审核后，作为会议重要资料进行存档。（五）会议发言1.按照会议议程安排，组织参会人员进行发言。发言人员应提前做好准备，围绕会议主题，结合实际工作，发表有针对性、建设性的意见和建议。2.发言应简洁明了、重点突出，时间控制在规定范围内。主持人应根据会议时间和议程安排，合理把控发言顺序和时间。3.鼓励参会人员积极参与讨论，充分发表个人观点。对讨论过程中出现的不同意见，应进行客观公正的记录和整理，为会议决策提供参考。（六）会议表决1.根据会议需要，对相关事项进行表决。表决方式可采用投票表决、举手表决或其他符合规定的方式。2.在表决前，主持人应明确表决事项、表决方式和表决要求。表决过程应公开、公正、透明，确保表决结果真实有效。3.对表决结果进行记录和统计，形成会议决议。会议决议应明确决议事项、决议内容和执行要求等。四、会议服务（一）茶水服务1.在会议期间，安排专人负责茶水服务。服务人员应及时为参会人员续水，保持水杯中有适量的茶水。2.茶水服务应注意礼貌和卫生，使用干净的茶具，确保茶水质量。（二）设备设施维护1.安排技术人员在会议现场值班，随时处理设备设施出现的故障。对一般性故障应及时修复，确保会议正常进行。2.对于较为复杂的设备设施故障，应及时联系专业维修人员进行处理，并向会议组织者报告故障情况和预计修复时间。（三）应急处理1.制定会议应急处理预案，明确可能出现的突发情况及应对措施。应急情况包括但不限于设备设施故障、人员突发疾病、火灾、地震等。2.在会议期间，加强巡查和监测，及时发现并处理突发情况。一旦发生突发情况，应立即启动应急预案，迅速采取有效措施进行处置，确保参会人员的生命安全和会议的顺利进行。3.对突发情况的处理过程和结果进行记录，并及时向相关部门和领导报告。五、会议后续工作（一）会议文件资料整理归档1.会议结束后，及时对会议文件资料进行整理。整理内容包括领导讲话稿、工作报告、提案材料、发言材料、会议记录、决议文件等。2.按照档案管理要求，对会议文件资料进行分类、编号、装订，并归档保存。归档工作应确保文件资料的完整性、准确性和规范性，便于日后查阅和使用。（二）会议精神传达与贯彻落实1.根据会议决议和领导要求，及时将会议精神传达给相关部门和人员。传达方式可采用文件传达、会议传达、内部通报等多种形式。2.督促相关部门和人员认真贯彻落实会议精神，制定具体的工作措施和计划，并跟踪检查落实情况。对贯彻落实过程中出现的问题，及时协调解决。（三）会议效果评估1.定期对会议效果进行评估。评估内容包括会议目标达成情况、参会人员满意度、会议决策执行情况等。2.通