变更采购方式制度流程

PAGE变更采购方式制度流程一、总则（一）目的为规范公司采购方式的变更管理，确保采购活动合法、合规、高效进行，保障公司利益，特制定本制度流程。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购方式的变更必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.合理性原则：变更采购方式应基于充分的理由和客观的需求，确保采购活动能够实现公司的目标，同时兼顾成本效益。3.公开透明原则：采购方式变更过程应保持公开透明，接受公司内部监督和相关部门的审查。4.审批规范原则：严格按照规定的审批流程进行采购方式变更的申请、审核和批准，确保决策的科学性和公正性。二、采购方式概述（一）采购方式分类1.公开招标：通过公开媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照规定的程序和标准确定中标供应商的采购方式。公开招标适用于采购金额较大、技术要求复杂、市场竞争充分的项目。2.邀请招标：招标人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：采购人向唯一供应商进行采购的方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购方式选择依据1.根据采购项目的性质和特点，包括采购金额、技术要求、时间要求、市场供应情况等，选择合适的采购方式。2.在满足采购需求的前提下，优先选择公开招标或邀请招标方式，以确保市场竞争的充分性，降低采购成本，提高采购质量。3.对于符合竞争性谈判、单一来源采购或询价条件的项目，应严格按照相关规定进行审批，确保采购方式的选择合理、合规。三、变更采购方式的条件与情形（一）变更条件1.因不可抗力因素，导致原采购方式无法实施，需要变更采购方式的。2.采购项目的需求发生重大变化，原采购方式无法满足新的需求，需要变更采购方式以确保采购项目顺利进行。3.市场环境发生重大变化，如供应商数量大幅减少或者市场价格波动过大，原采购方式已不适应新情况，需要变更采购方式的。4.法律法规或政策调整，要求变更采购方式的。5.其他经公司管理层认定的合理原因，需要变更采购方式的。（二）具体变更情形1.公开招标项目在招标过程中出现以下情形之一可以变更为邀请招标：符合公开招标条件的供应商不足三家的；出现影响采购公正的违法、违规行为的；投标人的报价均超过了采购预算，采购人不能支付的；因重大变故，采购任务取消的。2.公开招标或邀请招标项目出现以下情形之一可以变更为竞争性谈判：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.符合单一来源采购条件的项目，在以下情形下可以变更采购方式：原采购项目因特殊原因需要进行调整，导致只能从唯一供应商处采购的；因不可抗力因素，原供应商无法继续提供货物或服务，需要从其他唯一供应商处采购的；为保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。4.询价项目在询价过程中出现以下情形之一可以变更采购方式：询价后没有供应商报价或者没有合格标的的；重新询价未能成立的；因市场变化等原因，询价方式已无法满足采购需求的。四、变更采购方式的申请与审批流程（一）申请1.采购部门在需要变更采购方式时，应填写《采购方式变更申请表》，详细说明变更的原因、原采购方式、拟变更的采购方式、采购项目的基本情况、预计采购金额等内容。2.申请表应附上相关证明材料，如项目需求变更说明、市场环境变化分析报告、不可抗力事件证明等，以支持变更采购方式的申请。*（二）初审1.采购部门将填写完整的《采购方式变更申请表》及相关证明材料提交给采购管理部门进行初审。2.采购管理部门对申请材料的完整性、真实性和变更理由的合理性进行审查。如发现申请材料不齐全或变更理由不充分，应要求采购部门补充或修正材料。3.初审通过后，采购管理部门签署意见，将申请表及相关材料提交给财务部门进行预算审核。（三）预算审核1.财务部门对采购项目的预算进行审核，评估变更采购方式对预算的影响。2.如变更采购方式可能导致预算超支或需要调整预算，财务部门应提出明确的意见和建议，并在申请表上签署审核意见。（四）审批1.根据采购项目的金额大小和重要程度，按照以下审批权限进行审批：采购金额在[X]万元以下的项目，由采购管理部门负责人审批；采购金额在[X]万元至[X]万元之间的项目，由分管采购的副总经理审批；采购金额在[X]万元以上的项目，由总经理审批。2.审批人应认真审查申请材料和相关意见，对变更采购方式的必要性、合理性和合规性进行综合判断，并做出审批决定。（五）反馈与存档1.审批通过后，采购管理部门应及时将审批结果反馈给采购部门。2.采购部门负责将《采购方式变更申请表》及相关审批文件、证明材料等进行整理归档，以备后续查阅。五、变更采购方式的实施与监督（一）实施1.采购部门根据批准的采购方式变更申请，按照新的采购方式组织实施采购活动。2.在采购过程中，应严格遵守相关法律法规和公司采购制度的要求，确保采购活动的公开、公平、公正。3.对于变更为竞争性谈判、单一来源采购等特殊采购方式的项目，采购部门应制定详细的采购谈判方案或采购合同条款，明确采购的技术要求、价格、服务等内容。（二）监督1.公司内部审计部门负责对采购方式变更及实施过程进行监督审计，检查变更流程是否合规、采购活动是否按照规定的程序进行、采购结果是否符合公司利益等。2.采购管理部门应定期对采购项目进行跟踪检查，及时发现和解决采购过程中出现的问题。3.任何部门和个人发现采购方式变更及实施过程中存在违规行为，有权向公司管理层或相关部门举报。公司应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人。六*、变更采购方式后的合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购部门应按照公司合同管理规定，及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购的货物、服务或工程的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款，确保合同内容与采购方式变更后的采购要求一致。3.对于变更为单一来源采购的项目，采购合同中应特别注明单一来源采购的理由和依据。（二）合同执行与监督1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.财务部门按照合同约定的付款方式进行付款审核和支付，确保公司资金的安全和合理使用。3.公司内部相关部门应按照各自职责，对采购合同的执行情况进行监督检查，确保合同双方严格履行合同义务。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更