办公室管理期末复习指导9

08秋《办公室管理》期末复习指导

辅导老师肖亚非

第一部分：复习应考基本要求

《办公室管理》课程是中心广播电视高校为开放教化（专科）行管专业开设的必修课。

通过本课程的学习，使学生驾驭办公室实务操作方面的基本学问，具备办公室业务的基

本技能和与之相关的交际实力，有确定的文字运用运用实力。

（一）本课程的考核对象

中心广播电视高校行管专业（专科）的学生。

（二）形式

本课程的考核形式为形成性考核和期末考试相结合的方式，本课程形成性考核为课程平

常作业。考核成果由形成性考核成果和期末考试成果两部分组成，考核成果满分为100分，

60分为及格。其中形成性考核成果占考核成果的20%,期末考试成果占考核成果的80%。

期末考试采纳问卷笔试（闭卷）形式，卷面满分为100分，考试时间为90分钟。

（三）考试范围

教材《办公室管理》全书以及联系实际的有关内容。

（四）试题类型及安排比例：

试题类型分为：单项选择题、推断题、简答题、设计题、案例分析题等。各题所占比例

分别为：10%、10%、20%、、30%、30%o

（五）应试要留意的问题

1、同学们这段时间须要通看一遍教材，熟识教材的篇章结构。

2、考试时试卷书写要工整，确定要留意细致审题，每个问题均要回答。不能留空白。

3、本课程试题题量较大，确定要留意把握时间，先易后难。

4、考试时确定要镇静应战获得好成果。

其次部分：复习应考资料及其运用

本学科本次考试有下列4种资料，可供学员复习应考用。

（一）《办公室管理》期末复习指导

这小册特别重要，它是浓缩了的考试范围，同学们要细致看。

（二）平常作业

平常作业与考试题型和要求基本上是一样的，依据过去考试的状况看也有重复，有些

作业题其实就是考试题，所以确定要细致用好。

平时作业老师作过重点评讲，请按老师平常所评讲的要求驾驭，作业内容占期末考试

内容有确定比例c

（二）自检自测题

本校电大网挂的两套自检自测题利综合练习题很重要，这是对平常练习的补充，同时

也是对考试内容的补充和强调，确定要引起留意。

（三）请同学们这段时间随时关注市电大平台和巴南分校平台网上所挂的资料。

最终祝同学们顺当通过考试！

第三部分：重难点

《办公室管理》重难点（D

为帮助同学们更好复习，现将以下题作提示性的解答和评讲，供同学们参考。

以卜.绿色字体部分为问题的参考答案，其他为问题和对问题的分析与评讲。请同学们在

答题时加以留意。

一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。

本题主要考核本课程的第一章第2点的“办公室实务的范围和内容”这一学问点。

办公室实务工作一览表

序国内一般性国外一般性国内企业（含外企）

号

记录上司指令及会

1文书撰写按上司的口头或书面指示完成信函。

谈、会议内容。

2文书制作复印资料。打印文稿及表格。

3文书处理在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。

4档案管理档案管理。

支配会议事务，并做会议记录或纲记录上司指令及会

5会议组织

要。谈、会议内容。

帮助上司打算书面的财务报告、探讨

6调查探讨

报告。

打算好公司要公开的资料；

收集及整理各种信

7信息资料替上司收集演讲或报告的资料；

息。

整理并组织好粗略的资料。

替上司接洽外界人士。例如记者、工

8信访工作

会职员等。

接待来宾和员工的来

接待来访来宾；

访。

9接待工作替公司来宾订饭店的房间、订机位、

发电报、打电话。

以电话往来维持和外界的良好公共

10协调工作

关系。

11督查工作督导一般职员或速记员。

替上司定约会并做好记录；

12日程支配

为上司支配旅行或考察。

阅读并分类信件；

通讯事务、电话；

自动处理例行的事务；

13口常事务照料上司身边的琐

替上司保管私人的、财务的或其他的

事。

记录。

办公室环境的布置和

整理；

14办公室管理

保管办公室设备及用

品。

其他临时交以速记登记上司交待的事项；

15执行上司交办事项。

办的事项执行上司留在录音机中的叮嘱。

16替上司申报交纳所得税及办理退税。

外出办事，如银行、

17

邮局等。

18

同学们在做本题时，要留意分析哪些是内容基本相同的，要放在一起。大多数同学因为

没有把内容基本相同的放在i起而失分。

在分析这个问题时，有些内容好像模棱两可。比如：记录上司指令及会谈、会议内容一

项，它既可以是文书撰写的内容，也可以是会坟组织的内容；这种状况，可以将两栏都填上

这一项。还有些内容要分开来写。比如：通讯事务、电话、信函和邮件处理一项，前两项是

日常事务的内容，后两项则是文书处理的内容。

二、办公用易耗品主要包括哪些？

本题主要考核本课程的第一章第5点的“办公用品的种类”这一学问点。

办公用易耗品主要有：

1.信封、纸张；

2.软盘、光盘等；

3.铅笔；

4.圆珠笔;

5.签字笔或钢笔；

6.修正液或修正带：

7.印盒;

8.各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号

码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；

9.小刀；

10.日历等；

11.其他，如标签纸、直尺、三角尺、透亮胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头

针、纸夹等。

本题在书上有明确答案，得分率很高。主要细致阅读教材，就能答对。

三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？

7.分工方法与合作方法。

本题主要考核本课程的其次章第3点的“文员的工作方法”这一学问点。下面我举一个

例子，同学们依据这个思路作答即可：

1.首先简要说明此种方法：

受意就是文员接受和领悟上司的意图。可以分为干脆受意（即领悟上司在会议讲话、文

件批示、工作部署或与文员谈话时，干脆就某一问题或某项工作所发表的看法和想法等，易

于文员推断和领悟）和间接受意（即上司在平常随意交谈的状况卜.,或与其他人员谈话种就

某一问题、某项工作发表的看法和看法等）。

受意方法要留意：

（1）擅长领悟上司意图，不要曲解上司意图；

（2）备好记录木，记录下指示要点；

（3）留意倾听，专心推断指示的用意；

（4）必要时可以提问，直至明白意图为止，但不要打断谈话：

（5）如有不同看法，可以公开提出，但要言之成理，并要留意方式、看法；

（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

2.结合实际谈体会。

我曾经经验过一件事情，使我充分相识到，在受意时，充分做好记录的重要性。

才起先工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一

份公司的简介，内容要包括四个部分一一公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、

公司取得的成果。当时，我没有阅历，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显

得自己没有实力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根

本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，依据总经理的授意，

才写出了各方满足的公司简介。

从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。

同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要留意依据以上

的思路作答；而且要留意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关学问点，又

要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的缘由大多是不结合实际谈自己的感受，同学们在回

答本题时要加以留怠。

《办公室管理》重难点（2）

一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。

本题主要考核本课程的第三章第1点的“电话接打”这一学问点。以下为参考答案：

同：

1.都应先问好，再传达自己的信息;

2.都应保持耐性、热忱的看法；

3.通话结束，应让对方感受到自己开心的心情；

4.都应简明扼要表达自己的意思。

异：

1.打电话应首先查清晰对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。

2.打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。

本题须要同学们依据教材内容和实际工作阅历进行分析再作答,以上内容只是给同学们

做参考，同学们还可以自己归纳一些要点。

二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，

谈各自的优劣或应留意的地方。

本题主要考核本课程的第三章第3点的“电视会议”和“交互式电话会议”这两个学问

点，并对这两个学问点进行比较。本题答题思路如下：

1.基本用途：

“电视会议”上要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象

带等资料。

“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在随意一部电话机上组织多方的国

际、国内或本市的电话会议，声音清晰犹如一室。

2.两者与一般会议的不同：

可以消退时空上的局限性。

3.各自的优劣：

“电视会议”—一

优：通达范围广，消退时空上的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高。

“交互式电话会议”一一

优：便利、省时、高效，消退时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放

功能；劣：费用高，技术含量高。

本题得分率很低，因为须要同学们对书上的学问进行分析和归纳。以上只是本题的参考

答案，同学们也可以有自己的看法，言之成理即可。

二、简要回答邮件分拣的一般标准。

本题主要考核本课程的第四章第2点的“邮件的分拣”这一学问点。

（1）依据收件人的姓名分拣；

（2）依据邮件的重要性分拣；

（3）依据收件部门的名称分拣。

本题在书上有明确的答案，得分率很高。

要留意的是，以上只是本题的答题要点，须要进行说明和阐述，不能只问答要点，否则

会失分。

四、怎样处理上司不在时的邮件？

本题主要考核本课程的第四章第5点的“上司不在时邮件的处理”这一学问点。

本题的答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案，在此不再具体说明。

五、怎样妥当处理上司拒绝接见的来访者的来访？

本题主要考核本课程的第五章第3点的“上司拒绝接见来访者的做法”这一学问点。本

题从5个方面进行回答：

1.上司正在开会时：2.上司繁忙时；3.上司即洛外出时；

4.远道来访或有重要事情的来访时。

本题在教材上第88页有明确的答案，在此不再具体说明，请同学们照以上的要点按教

材上的具体说明回答即可，

《办公室管理》重难点（3）

一、日程支配支配表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份XX预定表。

本题主要考核本课程的第八章第4点的“日程支配支配表的种类和管理”这一学问点。

以下为参考答案：

1.日程支配支配表的种类：

（1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表,

所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年

度的活动事项整理成表，再通知各部门。

（2）月预定表、周预定表、日预定表。

月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定支配，以一个月为单位，填写该月要进行的

会议、面谈、出差、访问等预定支配。

周预定表是一个月预定支配中的一周支配，此预定支配比月预定表更具体。

口预定表则是从周预定表里写出一天的预定支配，进一步以时间为单位，具体地预定从

早到晚的业务活动。

2.各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。

本题考察同学们对学问点的敏捷运用实力，同学们要对以上四种类型的预定表理解和驾

驭之后，再结合自己的实际状况回答本题。

二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？

本题主要考核本课程的第十章第3点的“文秘人员本上司主要工作的辅佐”这个学问点,

本题答题思路如下:

1.提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或打算湿毛

巾使上司消退工作疲惫、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。

2.私事方面的帮助。

帮助的方法应视实际状况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：

（1）特殊指示事项的时候一一虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所

以文秘人员必需从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）纯私人性恳求时一一遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的

关系来帮助他解决私人的事务。

3.财物管理。包括：

（1）薪金收入管理一一薪金收入认到确定的金额,或有两种以上收入来源者，以及薪

金以外有超额的收入，都须要按税法申报。特殊是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，

由文秘人员保管单据，以备申报所得，或干脆替上司办理申报手续。

（2）支票往来的管理一一最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票

簿与印章分别保藏，以避开被盗用冒领。

4.其他。如每年的各种节FI,上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念

保管.

本题在教材上的答案特别明确，只须要同学们进行确定的归纳即可。

另：第三题主要是给同学们供应了一个编写“工作任务单”的范本，同学们可以学习一下。

最好能够依据这个范本，结合自己的工作实践，编写一个“工作任务单二

《办公室管理》重难点（4）

一、简洁阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。

本题主要考核本课程的第十二章第1点的“口头语言的特征”和第2点的“敬语的用法”

这两个学问点。以下为参考答案：

1.口头语言的基本特征：

（1）语音听过就马上消逝，但语义让人明白了，可能留在记忆中；所以发声要清晰，

尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。

（2）有重音。口语中，须要强调的成分，都是通过重音表达的。

（3）有歧义。因为汉字一音多字。

（4）口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如，庄重的场合，口语应规

范、简明些；休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、开心些。

2.敬语运用的一般场合：

（1）对于自己敬重的人，当然会运用敬语。

（2）与并非熟识的人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也须要

运用敬语。

（3）敬语一般针对：

年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会地位者；给（给过）自己恩惠者；

有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者。

同学们要留意，本题有两个问题：一是口头语言的基本特征；二是敬语应用的一般场合。

其中其次个问题事实上就是考察“敬语的用法”这个学问点。

二、简要阐述社交话题的选择。

本题主要考核本课程的第十二章第6点的“社交话题的选择”这个学问点，本题答题思

路如下：

1.合适的话题包括：

（1）谈话双方都感爱好的、有共同利益的话题，如合作意向等；

（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；

（3）显示地方或民族色调的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人

情等；

（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；

（5）主动、健康的生活体验的话题；

（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。

2.不合适的话题包括：

（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。

（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。

（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。

（4）自己不甚熟识的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。

（5）夸耀自己的话题。

（6）庸俗的、色情的话题。

（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

本题在教材上有明确的答案，得分率很高。

三、印章的运用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的运用范围如何？

本题主要考核本课程的第十三章第1点的“印章的运用”这一学问点。

1.印章的运用的主要形式为：

（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）

封存章。

2.落款章、骑缝章、更正章的运用范围：

（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。

（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自

行更正的凭信.

本题在教材上有明确的答案，得分率很高。

要留意的是，以上只是本题的答题要点，须要进行说明和阐述，不能只回答要点，否则

会失分。

四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。

本题主要考核本课程的第十四章第3点中的“收文处理”这一学问点。

1.收文处理的程序：

签收和拆封一一登记一一分送一一拟办一一批办一一承办一一催办一一注办。

2.分送的基本原则：

（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告

之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导批阅或处理；

（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行

公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；

（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；

（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，干脆交具体负责人办理；

（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的状况下，应按先办理、后阅知，

先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别批阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。

本题在教材上有明确的答案，得分率很高。要留意的是应对收文处理的程序中的每一个

要点进行确定的说明。

五、依据文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明依据问题特征立卷的基本

含义。

本题主要考核本课程的第十四章第6点中的“文书立卷标准”这•学问点。

1.类型：

（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征

立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。

2.按问题特征立卷的含义：

将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联

系和处理状况，运用最广泛。

同学们回答笫一个问题时，应在以上要点的基础上进行确定的说明和阐述。回答其次个

问题时，应举例说明。

六、通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义。

本题主要考核本课程的第十四章第7点中的“档案的利用”这一学问点。

1.通过设置档案室，可以供应档案原件或复制件，便利借阅或干脆阅读；

2.通过确定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以供

应档案外借：

3.依据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿沟通，可以提高档案的利用率；

4.利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者供应核实某种事实的书面证据；

5.以档案为依据，文秘和档案人员可以对杳询者的有关问题进行专业性的解答，供应

询问服务；

6.将档案书目印制成册，分发到有关部门，可以沟通信息；

7.通过举办档案展览，以充分发挥档案的作用。

同学们在H答本题时，确定要留意审题，本题事实上只有一个问题一一“通过档案利用

的途径和方式，谈谈档案利用的意义”，本题事实上就是要回答“档案利用的意义”。

弄清晰了这一点，同学们就能在教材上找到明确的答案了。

第四部分：结合中心电大下发的复习指导复习

第五部分：附：

《办公室管理》期末复习综合练习题

一、单项选择题

1.以下哪点不是办公室事务管理的特征？（B）。P2

A.服务性B.决策性

C.专业性D.主动性

2.办公室布置要留意（D）。P7

A.上司单独用的办公桌椅靠墙放

B.一般办公室桌椅最好面对面放置

C.打字、复印间离上司办公室近些

D.各种沟通、保密

3.文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不相宜的？（c）。P13

A.打算一些放开的文件夹，贴上相应的标识条

B.办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要常常清理

C.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方

D.下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料保藏好以免丢失和泄密

4.以下关于文员对办公室布置的状况，哪一个是错误的？（B）oP13

A.伸直双臂再合拢，在高于桌面15cm左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适

合摆放与工作有关的物品

B.办公桌抽屉里的物品摆放要留意放置整齐，东西可放得满一些

C.各种类型的文件柜要分门别类安放文件、资料和物品，并贴上标识

D.纸张和较重的东西放在架子下面几层，较小的物品先放入盒中，再放在稍高于眼光平

行的层面上，用标签贴在各种物品的下方

5.在办公室里，（A）的位置是上座。P95

A.离入口最远B.离入口最近

C.靠近门口D.靠近窗户

6.传真机的运用哪一项是不对的？（B）oP15

A.发送前检查原稿质量B.随时随地可向对方发送

C.不宜发送礼仪性文本D.不宜发送私人、保密文本

7.在运用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？（A）oP15

A.接通电源可马上复印操作B.选定复印纸后要抖松消退静电

C.选择复印倍率来确定复印纸尺寸D.复印完毕应取下复印品和原稿

8.以下关于录音机的运用哪一项是不相宜的？（A）。P16

A.录音时需将监听开关至于“ON”位置

B.想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉

C.机内话筒录音，留意最佳录音距离为30—150厘米

D.录音时要防止杂音混入，可采纳传输线录音

9.以下关于投影机的运用哪一项是不相宜的？（D）。P17

A.安置窗帘遮挡室外光线

B.与其他设备正确连接

C.投影机要远离热源

D.应设置电脑的桌面屏幕爱护功能

10.以下哪些不是文员在打算办公用品时的职责？（B）。P20

A.订购B.制造

C.安排D.储备

11.以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不相宜的？（B）。P20

A.保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾

B.让员工们随意领取办公用品

C.通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度

I）.用库存一览表来储备办公用品

12.以下文员的工作依次中，哪一项是正确的？（B）oP26

A.没有任何设想就应着手从事该项工作

B.文员也应具有适当推断状况，机灵应对的应变实力

C.上司分派两项以上工作时，依据先来后到依次进行

D.上司所指示的工作假如不合适，可以不实施

13.文员依据“优先依次”处理工作，以下哪一项是不用宜的？（DP27

A.先将自己想做的工作以重要程度为标准分类

B.其次以紧急程度和重要程度为标准分类

C.同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率

1）.可以依据文员自己的习惯进行工作

14.文员必需管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不相宜的？（C）op29

A.定好目标，把想做或须要做的事情写下来

B.尽量限制外来干扰，把重要工作支配在宁静、有效的时间段里去做

C.每天把工作支配得超出工作时间，给自己压力

D.对每一项工作作出支配，定好最终期限

15.以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？（D）。P29

A.定好目标，把想做或须要做的事情写下来

B.想方法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务

C.起先工作之前要做好打算工作，就不会因遗忘某事而中途停顿

1）.把零散工作支配在宁静、有效的时间段里去做

16.以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不相宜的？（C）op23

A.现金通常放在一个带锁的盒子里，放在带锁的办公桌抽屉里

B.把每一次支出的数额都记在零用现金单据中

C.标准的零用现金单据有一个签名

D.不允许任何人从零用现金基金里借钱

17.文员传达上司的指示时，哪一项做法是不相宜的？（A）。P36

A.传达可以依据上司主要意思，夹进自己的看法

B.必要时可形成文字材料，照本宣科

C.不行在一般电话、一般函件里传达有隐私内容的指示

D.重要的指示，应当要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记

18.文员必需具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不相宜的？（BP39

A.擅长同他人合作，亲密协作，步调一样

B.应当有自己的特性，尽可能使别人听从自己

C.配备文秘人员时遵从异质结合的原则

D.公允地与同事共享成功的成果，分担失败的责任

19.以下接打电话的行为中，哪一项是不相宜的？（C）。P46

A.电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能马上记录

B.文员离开办公室时，要支配别人替你接电话

C.应随时运用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系

D.假如已经回电，但没打通，切记要再联系

20.以下哪个接打电话的行为是不正确的？（AP46-49

A.受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击

B.给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上

C.做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用

D.中途因有事需放下电话请对方等待时，应把听筒朝下放置

21.文员在接打电话时，正确的做法是（B）oP46

A.电话铃响一声就应接听

B.在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能马上记录下来

C.文员接听业务电话时，应首先让对方报出姓名、单位

D.文员替上司传话时，应考虑对方的心情以个人的I」吻转达

22.以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不相宜的？（B）。P51

A.考虑打电话的时间是否合适

B.打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话

C.有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些“美丽的谎言”

D.对待投诉电话先安抚他，以友善的看法表达歉意，并告知确定立刻调查此事

23.以下哪些标准不是文员分拣邮件应当遵守的？（C）。P66

A.按收件人姓名分拣B.按收件部门名称分拣

C.按私人公务标准分拣D.按邮件重要性分拣

24.文员在拆邮件时，不正确的做法是（A）。P67

A.拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开

B.应当把邮件分成最急件、次急件和一般件

C.经授权阅看信件时，应把重点部分用红笔划出，提示上司留意有关问题

D.在移交物品要打印一份清单，注明收到口期，请接受人员签字，并保存好

25.文员假如误拆了非本公司的信，应当（A）（,P68

A.在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去

B.在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，把信放开并退回去

C.在信封上注明“误拆”，把信重新封好并退回去

I）.写上“查无此人”，并把信重新封好退回去

26.邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的

工作要求不一样？（D）。P65

A.每天开箱次数与邮局投递次数一样

B.取出邮件马上返回办公室

C.事先带上包袋返回办公室

D.应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办

27.邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（I）P76

A.时间B.便利

C.经济D.爱好

28.文员打卬寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印依次应当是（CP74

A.国名、地址、部门、姓名

B.姓名、地址，部门、国名

C.姓名、部门、地址、国名

D.姓名、国名、部门、地址

29.传真机最好用来传送以下哪种邮件？（D）oP15

A.一般的图纸B.机密文件

C.很长的文件D.感谢信

30.以下关于握手的礼节，不正确的是（C）。P207

A.上级先伸手后，下级才能相握

B.一般社交场合握手不行太用力，但也不行漫不经心用手指尖点一下

C.双方有很多人时，可以交叉握手

D.握手时应.上身稍前倾，双目凝视对方，微笑致意或问好

31.文员在处理信访工作时，由收信人（单位）兔信的状况是以下哪一种？（A）。F107

A.初次写信，或有过激言行的

B.有过激言行或漫骂领导的匿名信

C.已做结案处理的

D.没有具体内容的匿名信

32.文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应（AP106

A.拆开后信纸在后、信封在前，一并装订，有转办单的放在信纸前面一并装订

B.对写信人的各项状况逐项登记

C.处理信件依据“分级负责、归口办理”原则，进行转办、交办或自办

D.对问题困难、调查处理的时间较长的信件，应复信作说明和答复

33.在会议起先前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？（C）oP131

A.帮助签到

B.分发资料

C.作会议记录时离开会议室接听电话

D.短暂保管与会者的物品

34.文员进行会议的支配和打算时，不应当做的是（c）oP121

A.文员依据卜•司的指示，应事先调查时间支配对参与者是否便利

B.什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度

C.会议场所的选择，要依据会议时间长短、花费多少作确定P122

D.文秘人员必需协作会议议程，具体检查各项工作

35.文员做会议记录时，可以在会议记录中（CP137

A.加入自己的主观看法

B.不记录议题

C.与发言者用词不一样但意思完全一样

D.对所记内容作评论

36.会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应（D）。P133

A.忽视

B.不征求主持人看法，停止笔录

C.征求主持人看法，停止笔录，不关录音机

D.征求主持人看法，停止笔录，关录音机

37.上司确定参与某个会议时，文员不应当（A）oP143

A.只在便笺上写好会议名称

B.除了送来的资料外，也必需收集其他上司有必要的资料

C.假如是第•次前往的公司外的地点，要先了解场地状况和交通所耗费的时间

D.和上司先充分沟通，避开在会议进行中遇到电话联系的不便

38.以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？（C）。P128

A.口字型B.教室型

C.圆桌型D.U字型

39.以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具圣的？（A）。P60

A.审查功能B.保密功能

C.欢迎词播放功能D.报数功能

40.有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员的任务？（B）pll6

A.打算资料B.发表看法

C.现场服务D.会议或会谈记录

41.文员依据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种做法是错误的？（D）。P171

A.假如用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认

B.告知你或上司的联系电话，以便有变更时可马上通知

C.对方越忙越必需早一点联络

D.假如上司出差，可以在他回来的当天支配约会

42.文员制作日程支配支配表时，以下哪一种状况应避开？（D）。P174

A.上司没有经过文员而确定的日程支配支配，也必需填写在支配表I：

B.假如表上的空白处太少，可以运用速记符号或自己能够了解的简洁符号

C.制作日程支配支配表时，要留意上司变更思索的时间和路途上的时间

D.H程支配支配笔记本假如已经运用一年以上，可以废弃

43.在某些状况下，文员在支配日程支配表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是

驾驭足够的学问，了解业务的轻重缓急：另一是具有（B）,pl65了解要求约会者的心理。

A.社交的实力B.说话的技巧

C.听话的实力D.听写的实力

44.以下关于确认上司日程支配支配的行为中，哪一项是不相宜的？（A）.pl76

A.以电话方式确定面谈或开会的重要预定支配，不用再以书面形式确认

B.上司和文员必需在周末核对下周的行动支配，每天早上核对当天的行动支配

C.假如会议的主办者是上司，就要确认（至少在举办日的二、三天前）会议室

I）.会议、面谈所必需的文件及资料，要在前一天就打算好

45.文员应当为上司的商务旅行作很多打算工作，以下哪一项是不相宜的？（B）opl82

A.打算旅行支配和旅谊信息

B.代替上司制定约会支配

C.为商务洽谈收集资料

D.把上司商务旅行时须要带的行李列出清单

46.以下关于预订工作的行为中，哪一项是不相宜的？（D）。P189

A.与人联系要登记对方姓名（同时告知你的姓名），需再打电话弄清疑点应找同一人

B.首先要了解火车运行时间，上司对铺位的要求

C.假如预订须要有保证，应事先申明，假如想取消预订，也要在结帐之前打电话

1）.不确定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明

47.上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确？（D）。P188

A.首先搞清晰上司想作什么样的支配

B.办理预订飞机票手续之前材料要备齐

C.与人联系时要登记对方姓名（同时告知你的姓名如有疑点，应找同一个人

D.不必提前在取票前或动身前再用电话予以确认

48.照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的？（D）。P200

A.有更多的机会体会到文员在工作、学问、实力上的从属性

B.到了用餐时间，上司仍有公事或正在与人谈话，要利用适当时机提示上司用餐

C.对上司的健康管理包括预防、治疗、病后调理各阶段

D.应酬须要更换衣服，这是上司个人的须要，不必赐予帮助

49.以下关于名片的运用方式，哪项是错误的？（D）。P208

A.文员应在任何时候、任何场合携带名片

B.向别人递送名片时应双手捧交，将文字正面朝向对方

C.假如对方给你名片，而你恰好没有带在身边，应说明并表歉意

D.各自只能当面递送，寄去是不礼貌的

50.文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应（D）。P208

A.不作声，等无人时查字典

B.作推断,用同偏旁的字音读

C.不用读，只称呼姓却可

D.请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？”

51.以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较相宜的？（D）op206

A.用后跟着地走路

B.正式场合，女性文员的双腿可交置翘成二郎腿

C.男性在任何场合都可戴着手套握手

D.穿着短裙的下蹲姿态，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰

52.社交场合很讲究次序礼仪，一般（B）。P206

A.以右为次B.以右为尊

C.以后为次D.以左为尊

53.当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（D）。P210

A.向上司报告B.送礼

C.写信D.查证消息的牢靠性

54.文员帮助实行宴会时，不用考虑（D）。217

A.宴会的形式与气氛B.交通是否便利

C.有无停车场D.有无休息室

55.以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的？（CP213

A.鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好

B.茶会对茶叶和茶具为选择比较讲究，一般在餐厅实行

C.工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚实行均可

D.午宴一般不设固定席位，以便于客人社交

56.以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的？（D）。P215

A.用叉、匙进食时，将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔

B.站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜爱的食物

C.口内含有食物与人说话

D.吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去

57.以下餐巾的运用方法是正确的（C）。P214

A.中途离座，把餐巾放在椅子上

B.用来擦刀叉

C.用来擦嘴唇嘴角

D.塞入衣服领口里

59.以下文员应遵守的参与宴会的礼仪中，哪一项是不用宜的？（CP215

A.应选择轻软而富于光泽的衣料，用黑、红、白等纯色为宜

B.白天赴宴应选用香味较浓的香水，夜晚则应选用香味优雅的香水

C,未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内

D.文员应在上司之后与对方碰杯，碰杯时应目视对方以示敬意

60.上司参与各种应酬和会议，有时须要更换服装，文员应（A〉。P200

A.通知上司家人把衣服送达

B.自己到上司家里去拿

C.让上司自己去家里更换

D.去买新的服装

61.以下关于说话的要领中，哪一项不相宜？（B）。P232

A.语句要简短

B.由过程先说

C.利用重复的效果

D.说话时考虑时间、地点、场合、对■象因素，运用模糊语言

62.接受忠告的正确反应是（I））。P241

A.以烦躁的倾听B.尽量把责任推给别人

C.应辩解说：“那是因为……”D.切勿感情用事

63.办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题？（A）op242

A.有共同利益的话题B.夸耀自己的话题

C.保密的话题D.应当忌讳的话题

64.将同文多页沿边取齐后匀称错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文

件各页的确是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（A）。P247

A.骑边章B.封存章

C.骑缝章D.证见章

65.值班人员不应当做以下哪类事情？（A）。P249

A.签发文件B.分发会议通知

C.询问状况D.传达指示

66.文员要做好档案收集，应当收集的文书资料是（A）。p264

A.下级单位报送的报告，统计报表等

B.未经签发的文电草稿

C.单位内部相互抄送的文件材料

D.本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料

67.以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如间函与复函等用（A）。P267

A.按通讯者特征立卷B.按地区特征立卷

C.按文种特征立卷D.按作者特征立卷

68.文书立卷归档要求遵守确定的制度，包括以下方面（B）。P265

A.归档内容、归档时诃、保密要求

B.归档范围、归档时间、归档耍求

C.收集范围、归档时旬、管理制度

D.归档范围、时间限度、归档材料要求

69.文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（A）和归档要求。P265

A.归档时间B.归档凭证

C.归档模式D.归档历史

二、推断题

1.办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（V）P6

2.办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（X）p8

3.在阳光光明的教室和会议室内运用投影机，效果不受影响。（X）pl7

4.没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的

日志的事项是否一样则是典型的工作。（V）

5.文员第一次做一项工作时应当快一些，假如错误可以再做一遍。（X）P29

6.擅长合作指每一个文秘人员都要虚心、谨慎，走同事敬重和理解，即不能违反同事

的意愿。（X）

7.文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应当一同锁入抽屉。（X）

8.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎当心，支票簿与印章应当一起保藏，以避开被

盗用冒领。（X）

9.文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或削减，以个人的口吻来转达。

（X）

10.文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最终一刻行动。

因为上司震怒，自己转达口信的语气也应当变成上司的语气。（X）

11.假如文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应

当叫上司接过电话，告知上司要找的人立刻就会来听电话，让上司干脆与对方通话。

（V）

12.文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜爱的报纸和杂志放在他的办公桌.匕其

他的放在报刊架上供大家阅读。（V）

13.文员应避开不必要的通信和邮寄，尽可能常见的联系集中起来分批进行。（V）

14.文员在工作时间如须要补妆，应随时随地进行。（X）

15.文员在工作时间如须要补妆，应当去洗手间。（V）

16.男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握.（X）P83

17.按英美国家习惯，文员接待来访者，应当站起来与来访者讲话。（X）P83

18.假如须要与来访者确定会面时间，应先征求来访者便利的时间，查看上司的时辰表,

假如这一时间有空，就可答应下来。（X）P172

19.假如会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。（X）

20.假如会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员马上换手握住室内的门

把手，以轻快的步伐进入室内，轻轻关上门。（V）

21.假如会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上

I'Jo（V）

22.介绍地位相同的人时，应依据到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先

介绍年纪较轻的人。（V）

23.文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。（X）

24.文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人起先介绍。（V）

25.同时介绍很多人时，可从右至左，按依次介绍。（V）

26.假如是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件

夹，假如以后出现问题，可以查看笔记，证明某一天你曾给某人支配了某件工作等。

（V）

27.为来自外地的与会者支配宾馆住宿，最便利的支配是在同一家宾馆为与会者预定房

间，只要弄清有多少人数即可。（X）P130

28.假如上司不打算参与某个会议，应马上将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。

（X）P143

29.假如会议气氛惊慌，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，看法亲善，温顺缓

慢地端出茶点，以消退惊慌的气氛。（V）

30.会议租用的设备：文员必需确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过来，并

在会议起先前有足够的时间布置好，这些设备应由文员具体操作和负责。（X）P130

31.代表会议依法定期召开，与会代表必需达到法定人数方为有效，因此文员应细致核

对出席人数。（V）

32.假如上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的状况，文员应把

有关资料输入电脑，打算交往提示文件。（V）

33.受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够支配办理，而且不会影响到直属

上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作确定。（V）

34.假如不当心发生日程支配支配重复的情形