《珠海市规划建设业务文件归档管理规范》

《珠海市规划建设业务文件归档管理规范》1范围本规范规定了珠海市行政区域内规划建设业务文件的归档范围、整理标准、归档流程、保管利用、鉴定销毁、监督考核等要求，适用于珠海市各级自然资源、住房城乡建设、交通运输、水利、城市管理等承担规划建设管理职能的行政机关、事业单位、市属国有建设平台公司（以下统称“归档单位”）开展法定规划编制、建设项目审批、工程建设管理、竣工验收等业务活动产生的文件归档管理。社会投资项目建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位产生的建设工程文件归档参照本规范执行。2规范性引用文件本规范引用下列文件的相关条款，未注明日期的引用文件，其最新版本适用于本规范：《中华人民共和国档案法》（2020年修订）《中华人民共和国档案法实施办法》《建设工程文件归档规范》GB/T50328-2014《城乡规划档案整理规范》CH/Z101-2011《电子档案管理总体规范》DA/T78-2019《广东省档案管理规定》《珠海市档案条例》3术语和定义3.1规划建设业务文件指归档单位在开展国土空间规划、城乡规划编制、建设项目行政审批、工程建设监督管理、测绘地理信息服务、竣工验收、历史文化保护等规划建设业务活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据、实物等各种形式的历史记录。3.2归档指业务承办部门将办理完毕、具有保存价值的规划建设业务文件，按本规范要求整理后，向归档单位档案管理部门移交的过程。3.3业务档案指完成归档程序的规划建设业务文件统称。3.4电子文件归档指将业务活动中产生的具有保存价值的电子文件，按规范要求整理后移交档案管理部门保存的过程。4职责分工4.1档案管理部门职责归档单位档案管理部门承担以下职责：（1）依据本规范制定本单位规划建设业务文件归档管理的实施细则，明确归档责任、流程和要求；（2）对业务承办部门的文件收集、整理工作进行指导、监督和检查；（3）负责归档业务档案的接收、入库、整理、保管、统计和提供利用；（4）按规定向珠海市档案馆移交应进馆的业务档案。4.2业务承办部门职责（1）明确本部门专（兼）职归档联络员，负责本部门业务文件的日常收集、整理和预归档；（2）确保归档文件的真实性、完整性、准确性、有效性，所有文件符合本规范规定的归档质量要求；（3）严格按照本规范规定的时限完成归档移交，不得拖延归档，不得私自留存应当归档的文件材料。4.3信息化管理部门职责负责提供电子文件归档的技术支撑，保障业务审批系统与档案管理系统的数据对接，实现电子业务文件的自动归集、在线归档和安全存储。4.4档案行政主管部门职责珠海市档案行政主管部门负责全市规划建设业务文件归档工作的监督、指导和检查，组织开展业务培训和档案执法检查。5归档范围和保管期限规划建设业务文件按业务类型分为七大类，所有列入归档范围的文件必须按要求归档，不得遗漏，保管期限分为永久、30年、10年三个档次，具体分类和保管期限见附录A，核心要求如下：5.1国土空间规划类包括全市及各区县国土空间总体规划、详细规划、各类专项规划、镇村规划等编制和审批过程中产生的所有文件，包括基础资料、纲要、草案、公示材料、专家评审意见、报批稿、正式批复、修改记录等，全部列为永久保管。5.2规划审批类包括建设项目选址意见书、建设用地规划许可、建设工程规划许可、乡村建设规划许可、临时建设许可、规划条件出具、规划核实等所有规划审批业务产生的文件，全部列为永久保管。5.3工程建设管理类包括施工许可、工程质量监督、工程安全监督、招标投标、工程造价管理等业务产生的文件，涉及重大项目、重大质量安全事故的文件永久保管，一般业务文件保管期限不低于30年。5.4竣工验收备案类包括建设工程竣工验收备案、各类专项验收（消防、人防、环保、节能等）产生的文件，全部列为永久保管。5.5测绘地理信息类包括基础测绘成果、建设项目测绘成果、测绘资质审批、测绘成果管理等业务产生的文件，全部列为永久保管。5.6历史文化保护类包括历史文化街区、名镇名村、历史建筑、传统村落的普查、认定、保护规划编制、修缮审批等产生的文件，全部列为永久保管。5.7综合管理类包括规划建设业务统计报表、行政复议诉讼、信访办理等综合业务文件，年度统计报表、重大复议诉讼和信访案件永久保管，一般文件保管期限为30年或10年。本规范实施后，珠海市所有涉及重大发展战略、省级以上重点工程项目、标志性建筑的规划建设业务文件，无论类别，一律列为永久保管。6归档文件整理要求6.1基本质量要求（1）归档文件必须是业务办理完毕、已经生效的文件，所有签字、盖章手续齐全，真实反映业务活动的全过程，不得伪造、篡改文件；（2）归档文件必须保存原件，因特殊情况确实无法提供原件的，必须由主办单位注明原件存放地点，加盖主办单位公章后方可归档；（3）归档文件应当齐全完整，无缺页、漏项、破损，字迹清晰，不得使用圆珠笔、铅笔、热敏纸等易褪色、易变质的材料书写或打印，已经破损的文件必须经过托裱修复后方可归档；（4）电子文件必须格式合规，元数据完整，可读可用，符合长期保存要求。6.2纸质文件整理要求6.2.1分类纸质归档文件采用两种分类方式，由归档单位根据自身业务特点选择：一是“年度-业务类别-保管期限”三级分类法，适用于日常行政审批类业务；二是“项目-年度-保管期限”分类法，适用于重大规划编制、重点工程建设项目，单个项目的所有文件整理为一个独立单元。6.2.2装订归档文件按“件”装订，规则为：单份文件正文与附件为一件，原件与复制件为一件，正本与定稿为一件，一个独立项目的全套审批文件合并为一件；装订前必须拆除所有金属钉、订书钉等易锈蚀物，幅面小于A4的文件要衬A4白纸，幅面大于A4的图纸和文件要折叠为A4幅面，折叠时必须保证文件标题、签字、盖章位置外露，便于翻阅。6.2.3编号档号编制符合珠海市档案馆统一要求，档号由全宗号、年度、业务类别代码、保管期限代码、件号五部分组成，在每件归档文件首页右上角空白位置加盖档号章，清晰填写档号信息。6.2.4编目每个整理单元必须编制归档文件目录，目录内容包括件号、责任者、文件文号、文件题名、形成日期、总页数、备注，归档文件目录一式两份，一份随档案移交档案管理部门，一份由业务承办部门留存备查。6.2.5装盒归档文件按件号顺序装入统一规格的档案盒，档案盒外形尺寸为310mm×220mm，厚度根据文件数量分为10mm、20mm、30mm、40mm四种；档案盒封面标注单位名称、年度、业务类别名称，盒脊标注全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号，信息填写完整清晰。6.3电子文件整理要求6.3.1电子文件的归档范围、保管期限与纸质文件完全一致，实现政务服务电子化办理的业务，应当推行电子档案单套制管理，单套制管理按照《珠海市电子档案单套制管理实施办法》执行，不再归档纸质文件。6.3.2电子文件格式符合长期保存要求：文本文件采用PDF/A或DOCX格式，工程图纸采用DWG或PDF格式，图像文件采用JPEG或TIFF格式，音视频文件采用MP4、MP3格式，地理信息数据采用通用公开格式，所有电子文件不得采用加密、特殊专用格式归档，必须保证脱离原业务系统后可正常读取。6.3.3电子文件归档必须一并归档完整元数据，元数据内容包括文件题名、责任者、形成日期、文号、业务办理流程记录、电子签名信息、格式信息、存储路径、文件大小等，元数据与电子文件一一对应，不得缺失。6.3.4电子文件分类与纸质文件一致，采用文件夹存储，文件夹命名规则为“年度-业务类别代码-保管期限-件号-文件题名”，目录结构清晰，便于检索。6.3.5电子档案实行三备份制：一套在线存储用于日常利用，一套离线存储用于本地备份，一套异质异地备份用于灾难恢复，保障电子档案安全。6.4声像与实物档案整理要求6.4.1重大规划编制听证会、重大项目开工竣工、重要调研检查等活动形成的照片、视频文件，照片分辨率不低于300DPI，视频分辨率不低于1080P，归档时必须附文字说明，注明拍摄时间、地点、主要内容、拍摄者，按年度分类编号归档。6.4.2规划模型、获奖奖牌、界桩、印章等实物档案，必须登记造册，注明名称、形成时间、来源、规格，存入专门的实物档案库房保管，标注存放位置便于检索。7归档流程与时限要求7.1日常收集业务承办人在业务办理过程中，应当随时收集整理业务产生的所有文件材料，业务办理结束后，及时将全部文件移交本部门归档联络员，不得私自留存应当归档的文件，不得将文件带离工作单位私自保管。7.2部门预整理归档联络员对本部门办结业务的文件进行预整理，检查文件是否齐全完整、签字盖章是否齐全、整理是否符合要求，符合要求后填写《珠海市规划建设业务文件归档交接单》，明确归档数量、保管期限，交接单由部门负责人签字确认。7.3归档时限（1）日常规划审批、行政许可类业务文件，在业务办结后次年6月30日前完成向档案管理部门的移交归档；（2）各类规划编制项目，在规划获得正式批复后3个月内，完成包括过程文件在内的全部文件整理归档；（3）新建、改建、扩建建设工程项目，在完成竣工验收、所有审批流程办结后6个月内完成归档，重大项目因文件数量大确需延期的，延期最长不得超过3个月；（4）声像、实物档案，在形成后1个月内完成归档；（5）属于珠海市档案馆进馆范围的档案，由归档单位在档案形成满20年后，按市档案馆要求完成移交进馆，重大重点工程项目档案可在项目竣工验收后1年内提前移交进馆。7.4审核接收档案管理部门接收归档文件时，对归档文件的完整性、整理质量、符合规范情况进行审核，不符合要求的，当场退回业务部门补充修改，符合要求的，由档案接收人和移交人在归档交接单上签字确认，交接单由档案管理部门和业务部门各留存一份。8档案保管与利用8.1保管要求档案库房应当符合《档案馆建筑设计规范》JGJ25-2010的要求，温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%，配备防火、防盗、防光、防高温、防潮、防鼠、防虫、防污染的八防设施，定期对档案进行检查，纸质档案发现破损、褪色的及时修复，电子档案每3-5年进行一次数据迁移，检查可读性，防止数据损坏丢失。8.2保密管理涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的业务档案，应当按照保密法律法规规定进行管理，划定密级或者控制知悉范围，存储涉密档案的介质不得接入互联网，不得擅自对外提供利用。8.3利用服务归档单位应当建立健全规划建设业务档案利用制度，简化利用流程：单位内部开展业务审批、监督检查、审计、纪检监察工作需要查档的，按内部规定登记后即可提供利用；社会公众查询开放档案、公开信息类档案的，按珠海市档案开放利用规定提供利用；涉及个人不动产权等隐私信息的档案，仅限权利人或者其授权委托人查询。8.4开发利用鼓励归档单位对已经开放的规划建设档案进行开发利用，用于城市规划研究、城乡建设发展、历史文化宣传、学术研究等公共活动，充分发挥规划建设档案的社会价值。9档案鉴定与销毁9.1鉴定组织归档单位每10年组织一次档案鉴定工作，由档案管理部门、业务承办部门、保密管理部门共同组成鉴定工作小组，对保管期限届满的规划建设业务档案进行逐件鉴定。9.2鉴定规则经鉴定，仍有继续保存价值的档案，重新划定保管期限继续保管；确无保存价值的档案，列入销毁范围。9.3销毁程序销毁档案必须严格履行审批程序，编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、题名、形成时间、数量，报单位主要负责人批准后，按规定进行销毁：涉密档案必须送保密行政管理部门指定的销毁单位进行销毁，纸质档案销毁采用碎纸方式，电子档案销毁必须彻底清除数据，确保无法恢复，销毁清册永久保存，任何单位和个人不得擅自销毁档案。10监督与责任10.1归档单位应当将规划建设业务文件归档工作纳入本单位绩效考核体系，明确归档责任，对未按规定完成归档、造成文件散失损毁的，追究部门负责人和承办人的责任。10.2珠海市档案行政主管部门定期组织对全市规划建设单位归档工作的监督检查，检查结果纳入单位档案工作信用评价，对不符合本规范要求的，责令限期整改。10.3违反本规范规定，有下列行为之一的，依照《中华人民共和国档案法》《珠海市档案条例》追究相关单位和人员的法律责任：（1）不按规定归档，拒不移交应当归档的文件的；（2）涂改、伪造、损毁、丢失归档文件的；（3）擅自提供、抄录、复制、公布涉密档案的；（4）因保管不当造成档案损失的；（5）擅自销毁档案的。附录A珠海市规划建设业务文件分类及保管期限表分类编号类别名称归档范围保管期限1国土空间规划类1.1国土空间总体规划珠海市、各区县国土空间总体规划纲要、草案、报批稿、正式批复、专题研究报告、基础地理信息数据、基础资料汇编、公众意见征集材料、专家评审意见、法定审议材料、修改调整全过程记录永久1.2详细规划1.2.1控制性详细规划分区规划、单元规划、控制性详细规划的编制纲要、方案、草案、公示材料、专家评审意见、报批稿、正式批复、法定图则、控规修改调整材料永久1.2.2修建性详细规划修建性详细规划方案、报批材料、批复文件永久1.3专项规划交通、市政、生态环境、公共服务设施、水利、能源、防灾减灾、历史文化保护等各类专项规划的编制材料、报批稿、批复永久1.4镇村规划镇域总体规划、村庄规划、美丽圩镇规划等各类镇村规划的编制材料、报批稿、批复永久2规划审批类2.1建设项目选址选址申请书、项目预审意见、选址红线图、相关部门意见、选址意见书存根永久2.2建设用地规划许可许可申请书、项目立项文件、土地权属证明、用地红线图、规划条件、相关部门审查意见、许可决定书、许可证存根永久2.3建设工程规划许可许可申请书、规划设计方案、施工图设计文件、相关部门审查意见（消防、人防、环保等）、许可决定书、许可证存根永久2.4建设工程规划核实核实申请书、竣工测量成果、现场核查记录、规划核实意见书永久2.5乡村建设规划许可申请书、设计方案、审批材料、许可证存根永久2.6临时建设规划许可申请书、审批材料、许可证存根永久3工程建设管理类3.1建筑工程施工许可申请书、中标通知书、施工合同、监理合同、