黄冈档案管理制度

PAGE黄冈档案管理制度一、总则（一）目的为了加强黄冈地区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于黄冈地区内各机关、团体、企业事业单位及其他组织（以下统称“单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则各单位应设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对本单位各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性与完整性原则档案应如实反映单位各项工作活动的真实情况，保证档案内容的完整性，不得随意篡改、伪造档案信息。3.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。4.方便利用原则档案管理工作应充分考虑档案利用的需求，建立科学合理的档案分类、编号、检索等系统，提高档案查阅利用效率，为单位各项工作提供便捷的服务。二、档案管理机构及人员职责（一）档案管理机构1.设立专门档案管理部门各单位应根据工作需要，设立独立的档案管理部门，如档案室、档案馆等，负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.明确档案管理部门职责档案管理部门应制定档案管理制度和工作计划，组织实施档案管理工作；负责档案的接收、整理、分类、编号、装订、上架等日常管理工作；建立健全档案检索工具，编制档案目录和索引，方便档案查阅利用；定期对档案进行鉴定、统计和清查，确保档案的安全和完整；开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。（二）档案管理人员职责1.档案管理人员配备各单位应根据档案管理工作的实际需要，配备政治素质高、业务能力强、责任心强的档案管理人员。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程和相关法律法规。2.档案管理人员岗位职责档案管理人员应认真履行岗位职责，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等具体工作；严格遵守档案管理规章制度，确保档案管理工作的规范化和标准化；做好档案的安全保密工作，防止档案丢失损坏和信息泄露；积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质；协助单位各部门做好档案资料的收集、整理和归档工作，并提供档案利用服务。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.文书档案包括单位在各项工作活动中形成的收文、发文、内部文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表等各类文书材料。2.科技档案涵盖单位在科研、生产、基建等活动中形成的项目立项文件、科研报告、设计图纸、技术标准、工艺流程、设备档案等科技资料。3.人事档案包含单位工作人员的履历、考核、任免、奖惩、工资、职称、培训、党团组织关系等人事资料。4.财务档案涉及单位财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务文件。5.声像档案包括单位在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。6.实物档案如单位获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、印章等实物。（二）档案收集要求1.明确收集责任各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集工作，按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案材料移交档案管理部门。2.确保收集及时档案形成部门应在工作活动结束后，及时整理、收集相关档案材料，并在规定时间内移交档案管理部门。对于重要紧急的档案材料，应优先收集整理并移交。3.保证收集齐全完整档案收集人员应认真核对档案材料的完整性，确保收集的档案材料齐全、完整，能够全面反映单位工作活动的真实情况。对于不完整的档案材料，应及时补充收集。（三）档案整理原则与方法1.整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理；科技档案按照项目、专业、阶段等进行分类整理；人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理；财务档案按照会计档案管理办法进行整理；声像档案和实物档案按照其特点进行分类整理，并编制相应的目录和说明。四、档案的保管（一）档案保管条件1.档案库房建设各单位应根据档案管理工作的需要，建设符合国家有关标准的档案库房。档案库房应具备防火、防潮、防虫蛀、防鼠咬、防盗、防光、防尘、防污染等功能，确保档案的安全保管。2.档案装具配备配备适宜的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，确保档案存放整齐、有序，便于查找和利用。档案装具应符合档案保管要求，具有足够的强度和稳定性。3.温湿度控制档案库房应安装温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。定期对库房温湿度进行监测和记录，采取有效措施调节温湿度，防止温湿度变化对档案造成损害。（二）档案保管措施1.档案上架排列按照档案分类编号顺序，将档案整齐上架排列，便于查找和管理。同时，应在档案架上标明档案类别、年度、保管期限等信息，方便快速定位档案。2.档案定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，一般每年至少进行一次全面检查。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时采取措施进行处理。对于破损、褪色、霉变等档案，应及时进行修复或复制。3.档案安全防护加强档案库房的安全管理，安装防火、防盗、报警等安全设施，确保档案库房安全。档案管理人员应严格遵守安全操作规程，严禁在档案库房内吸烟、使用明火、存放易燃易爆炸物品等。同时，要做好档案信息的安全保密工作，防止档案信息泄露。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定原则与标准1.鉴定原则根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对档案进行科学鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定标准文书档案的保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种；科技档案、人事档案、财务档案等其他类型档案的保管期限按照国家有关规定执行。鉴定档案时，应综合考虑档案的内容、来源、形成时间、重要程度等因素，准确判断档案的保管期限。（二）档案鉴定组织与程序1.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。2.鉴定程序档案管理部门定期对已满保管期限的档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。鉴定工作小组对清单中的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁意见。对于需要销毁的档案，应编制销毁清册，经单位领导审批后进行销毁。（三）档案销毁要求1.销毁方式档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。严禁将档案出售或赠送他人。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程符合规定要求。2.销毁记录档案销毁后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册存档。销毁清册应包括档案名称、数量、保管期限、销毁时间、销毁方式等信息，以备查考。六、档案的统计与检索（一）档案统计内容与要求1.统计内容档案统计工作应全面、准确地反映档案管理工作的基本情况，包括档案的收进、移出、整理、保管、利用等方面的数据。统计内容主要包括档案数量统计、档案利用情况统计、档案保管期限统计等。2.统计要求档案管理人员应及时、准确地做好档案统计工作，建立健全档案统计台账，定期对档案统计数据进行汇总分析。统计数据应真实可靠，不得虚报、瞒报、漏报。档案统计报表应按照规定的格式和时间要求报送，确保统计信息的及时传递和共享。（二）档案检索工具建设1.检索工具种类建立多种形式的档案检索工具，如档案目录、索引、指南、数据库等，方便档案查阅利用。档案目录应包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、文号、题名、日期、责任者等项目，确保检索信息的全面性和准确性。2.检索工具编制与更新档案管理人员应定期编制和更新档案检索工具，确保检索工具与档案实际情况相符。随着档案管理信息化建设的推进，应逐步建立电子检索系统，提高档案检索效率和准确性。七、档案的利用（一）档案利用范围与方式1.利用范围本单位工作人员因工作需要，可查阅利用本单位档案；外单位因工作需要查阅利用本单位档案，应按照规定办理相关手续。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行利用。2.利用方式档案利用方式主要包括查阅、借阅、复制等。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出；借阅档案应填写借阅登记表，注明借阅期限和归还时间；复制档案应经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复制费用。（二）档案利用审批与登记1.利用审批本单位工作人员查阅利用档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。外单位查阅利用档案，应出具单位介绍信，并填写档案查阅申请表，经档