辽阳采购制度

PAGE辽阳采购制度一、总则（一）目的为规范辽阳公司采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于辽阳公司及所属各部门、各分支机构的采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争、公正透明的原则，保障供应商平等参与采购活动，维护市场秩序。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本，提高资金使用效率。4.诚信合作原则：建立与供应商的诚信合作关系，共同推动公司发展，实现互利共赢。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目、制定采购政策和战略、监督采购活动等。（二）采购执行部门公司设立采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门应根据采购需求，制定采购计划，组织采购活动，选择供应商，签订采购合同，跟踪采购进度，验收采购物资等。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，提供采购相关技术参数、规格要求等资料，参与采购项目的评标、验收等工作。2.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项、监督采购资金使用等。3.质量部门：负责对采购物资的质量进行检验、验收，确保采购物资符合质量要求。4.法务部门：负责审查采购合同，提供法律咨询，防范采购法律风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和业务发展需要，编制本部门的采购预算，明确采购项目、数量、金额等。2.采购部门应汇总各需求部门的采购预算，结合公司年度预算安排，编制公司年度采购预算草案，报采购决策委员会审议通过。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.因特殊原因需要调整采购预算的，应按照规定的程序报采购决策委员会审批。（三）预算监督1.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，定期对采购预算执行情况进行分析和通报。2.审计部门应定期对采购预算执行情况进行审计，确保采购预算的严格执行。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并提交相关技术参数、规格要求等资料。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，应进行初步审核，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审查。2.对于金额较小的采购项目，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购项目，应报采购决策委员会审批。（三）采购实施1.采购部门根据审批通过的采购申请表，制定采购计划，明确采购方式、采购时间、采购人员等。2.采购人员应按照采购计划，选择合适的供应商，进行询价、比价、议价等工作，确定最终供应商。3.采购人员与供应商签订采购合同，明确采购物资的规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。（四）采购验收1.采购物资到货前，采购部门应通知质量部门、需求部门等相关人员做好验收准备。2.采购物资到货后，质量部门应按照合同约定的质量标准进行检验、验收，出具验收报告。3.需求部门应根据验收报告，对采购物资的数量、规格型号、性能等进行核对，确认无误后办理入库手续。（五）采购付款1.采购部门应根据采购合同约定的付款方式和时间，填写付款申请单，提交财务部门审核。2.财务部门应审核付款申请单的真实性、准确性、合规性，审核通过后办理付款手续。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到100万元以上；工程类采购项目，单项合同估算价达到200万元以上；服务类采购项目，单项或批量采购金额达到50万元以上。3.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行操作。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照相关法律法规的规定进行操作，确保邀请的供应商具有良好的信誉和资质。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照相关法律法规的规定进行操作，确保谈判过程公平、公正、公开。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照相关法律法规的规定进行操作，严格履行审批程序，确保采购行为合法合规。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，从中确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照相关法律法规的规定进行操作，确保询价过程公平、公正、公开。六、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商库，对供应商的基本情况、资质信誉、产品质量、价格水平、售后服务等进行调查和评估，筛选出合格的供应商纳入供应商库。2.选择供应商时，应优先选择具有良好信誉、资质齐全、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。3.对于新供应商的选择，应进行严格的考察和评估，必要时可进行实地考察，确保供应商具备供应能力和合作意愿。（二）供应商评价1.采购部门应定期对供应商的供货情况进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（三）供应商合作1.采购部门应与供应商建立良好的合作关系，加强沟通与协调，及时解决合作过程中出现的问题。2.与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，确保合作的顺利进行。3.鼓励供应商不断改进产品质量、降低成本、提高服务水平，共同推动公司发展。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购人员应根据采购谈判结果，起草采购合同，合同内容应符合法律法规及公司相关规定，明确双方的权利和义务。2.采购合同经采购部门负责人审核后，提交法务部门审查，法务部门应重点审查合同的合法性、合规性、完整性等。3.采购合同经法务部门审查通过后，报公司法定代表人或授权代表签字盖章。（二）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的交货进度、质量状况等信息。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等履行交货义务，提供符合质量要求的产品和服务。3.需求部门应配合采购部门做好合同履行的监督和协调工作，及时反馈合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，应按照合同约定或法律法规的规定办理相关手续。2.合同变更或解除应经双方协商一致，并签订书面协议，明确变更或解除的内容、时间、责任等。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，双方应首先通过友好协商解决。2.如协商不成，可按照合同约定或法律法规的规定，通过仲裁或诉讼等方式解决。八、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。2.建立采购风险预警机制，及时发现和预警潜在的风险。（二）风险评估1.对识别出的采购风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.针对不同类型的采购风险，采取相应的风险应对措施，如加强供应商管理、完善质量检验制度、建立价格监控机制、加强合同管理、聘请法律顾问等。2.定期对采购风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对措施。九、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购资金的使用情况等。2.财务部门应加强对采购资金的监督，确保采购资金专款专用，防止资金挪用和浪费。3.采购部门应建立内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购人员违规操作。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，及时整改存在的问题。2.主动接受社会监督，及时处理供应商和其