政府单位档案室制度

PAGE政府单位档案室制度一、总则（一）目的为加强政府单位档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府单位各部门及所属机构在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则政府单位档案室对本单位的档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映本单位各项工作活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则全面收集、整理本单位工作活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本单位的各类档案。3.对本单位各部门的档案工作进行监督、指导和检查。4.组织开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。5.参与本单位重大活动档案的收集、整理和归档工作。（二）部门档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。2.协助档案室做好档案的查阅、利用和统计工作。3.对本部门档案的安全保管负责，定期检查档案保管情况。4.接受档案室的业务指导和培训，提高档案管理水平。三、档案收集（一）收集范围1.上级机关颁发的与本单位工作有关的文件、指示、规定等。2.本单位形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.本单位开展业务活动中形成的合同、协议、项目文件、技术资料、图纸等。4.本单位干部职工的人事档案、工资档案、考核档案等。5.本单位财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。6.本单位固定资产档案，如设备购置文件、清单、使用说明等。7.本单位荣誉档案，包括奖状、奖杯、证书等。8.其他具有保存价值的文件和资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得随意涂改、损坏。3.对电子文件，应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和可利用性。4.档案收集过程中，应做好记录，详细登记档案的名称、来源、日期、数量等信息。四、档案整理（一）分类标准1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。2.科技档案按照项目专业阶段进行分类。3.会计档案按照年度形式（凭证、账簿、报表等）进行分类。4.人事档案按照干部职工个人进行分类。（二）整理方法1.文书档案区分年度：以文件形成年度为依据进行分类。划分保管期限：根据文件的重要程度和保存价值，确定保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。排列编号：将同一保管期限的文件按照一定顺序排列，编写页码，并编制档号。装订：去除文件上的金属物，采用左侧装订方式，保持文件整齐。编目：填写卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。装盒：将整理好的案卷装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。2.科技档案项目分类：按照项目名称进行分类，一个项目形成的档案集中在一起。专业分类：根据项目涉及的专业领域，进一步细分档案类别。阶段分类：按照项目的不同阶段，如立项、设计、施工、验收等，对档案进行分类整理。编号编目：为每个项目、专业和阶段的档案编制唯一的编号，并进行编目，注明档案的名称、日期、来源等信息。组卷装订：将相关的档案材料组成案卷，进行装订。3.会计档案凭证整理：按照记账凭证的日期顺序排列，检查凭证的完整性和准确性，去除附件上的回形针等金属物，进行装订。账簿整理：将各类账簿按照年度顺序排列，整理账页，确保账页的整洁和完整。报表整理：按照年度和报表种类，将会计报表进行分类整理，装订成册。编目编号：为会计档案编制目录，注明档案的名称、日期、保管期限等信息，并为每册档案编号。4.人事档案材料收集：及时收集干部职工的各类人事材料，包括履历、考核、任免、奖惩、工资等。鉴别整理：对收集到的人事材料进行鉴别，去除重复、无效的材料，按照规定的顺序进行排列。装订编目：将整理好的人事材料装订成册，编制档案目录，注明材料的名称、日期、来源等信息。五、档案保管（一）保管场所1.档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防鼠、防盗等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度调节设备等。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.按照档案的类别、保管期限和年度顺序，依次排列存放档案。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和查阅。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。（三）档案保管期限1.永久保管的档案本单位制定的法规性文件。本单位的重要会议记录、大事记。本单位的机构演变、人事任免文件。本单位的财务决算、审计报告等重要文件。其他具有长远保存价值的文件。2.长期保管的档案本单位一般性的工作文件、会议记录。本单位的业务往来文件、合同协议。本单位的干部职工人事档案（除永久保存部分）。其他需要保存15年以上的文件。3.短期保管的档案本单位临时性的工作文件、通知。本单位的一般性统计报表。其他保存价值较小，保管期限为15年以下的文件。（四）档案保管检查1.档案室应定期对档案保管情况进行检查，每年不少于一次。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等，发现问题及时处理。六、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务骨干和相关部门人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限标准，结合本单位的实际情况，对档案进行鉴定。2.对超过保管期限的档案，应进行全面审查，确定是否仍有保存价值。3.对已失去保存价值的档案，应编制销毁清册，报经单位领导批准后销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案，应进行公示，征求相关部门和人员的意见。3.公示无异议后，将鉴定意见和销毁清册报单位领导审批。4.根据领导审批意见，对已批准销毁的档案进行销毁，并做好记录。七、档案统计（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等信息。3.档案鉴定、销毁情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录。2.采用计算机软件进行档案统计工作，提高统计效率和准确性。（三）统计报表1.定期向上级主管部门报送档案统计报表，反映本单位档案管理工作情况。2.档案统计报表应数据准确、内容完整，报送及时。八、档案利用（一）利用范围1.本单位内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要，按照规定程序查阅本单位档案。3.司法机关、行政机关依法查阅本单位档案。（二）利用手续1.本单位内部查阅档案，需填写档案查阅申请表，经部门负责人签字批准后，到档案室查阅。2.外单位查阅档案，需持有单位介绍信，填写档案查阅申请表，经本单位主管领导签字批准后，方可查阅。3.司法机关、行政机关查阅档案，应出具相关法律文书，经本单位主管领导同意后，按照规定程序查阅。（三）利用方式1.查阅档案应在档案室进行，如需借出，需经档案室负责人批准，并办理借阅手续，限期归还。2.查阅档案时，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注。3.如需复印档案材料，应经档案室同意，并按照规定进行登记。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.提高档案管理工作效率，提升档案服务水平。（二）档案数字化1.对重要档案进行数字化扫描，确保扫