工商局采购制度

PAGE工商局采购制度一、总则（一）目的为规范工商局采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工商局机关及所属各单位使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则采购信息应全面、及时、准确地向社会公开，接受公众监督，保证采购过程的透明度。3.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果的公正性。4.诚实信用原则采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取私利。二、采购组织与职责（一）采购决策机构工商局成立采购领导小组，作为采购决策机构。采购领导小组由局领导、相关业务部门负责人等组成，负责审议采购项目计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行机构1.采购部门负责采购项目的具体组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等工作。采购部门应配备专业的采购人员，熟悉采购业务流程和法律法规，具备良好的沟通协调能力和责任心。2.需求部门提出采购需求，参与采购文件的编制和审核，协助采购部门进行项目验收等工作。需求部门应明确专人负责采购相关事宜，确保采购需求的合理性和准确性。3.财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算等工作。财务部门应严格按照财务制度和采购合同办理资金支付手续，确保资金使用安全、合规。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作需要和实际情况，在每年规定时间内编制下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和预期效益。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，结合财政拨款情况和自有资金状况，合理安排采购资金。同时，应充分考虑市场价格波动因素，确保预算的科学性和合理性。（二）预算审批采购预算编制完成后，经部门负责人审核签字后报财务部门。财务部门对采购预算进行汇总审核，根据财政预算安排和单位资金状况提出审核意见，报采购领导小组审批。采购领导小组应根据单位发展战略和工作重点，对采购预算进行综合审议，确定年度采购预算总额和各项目采购预算额度。（三）预算执行与调整1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。2.预算调整申请应由采购部门提出，详细说明调整原因、调整金额及调整后的采购项目内容等。经需求部门、财务部门审核后，报采购领导小组审批。采购领导小组批准后，财务部门应相应调整预算指标，并监督采购部门按照调整后的预算执行采购活动。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行操作。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购部门应在指定的媒体上发布招标公告，招标公告应包括采购项目名称、采购内容及要求、投标人资格条件、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间和开标时间等内容。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购部门应根据采购项目特点和供应商信息，从符合资格条件的供应商中随机抽取不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目名称、采购内容及要求、投标人资格条件、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间和开标时间等内容。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。采购部门应组织供应商进行谈判，谈判过程中应记录谈判情况，并要求供应商在规定时间内提交最后报价。谈判小组应根据谈判情况和供应商最后报价，按照谈判文件规定评定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购部门应组织专业人员对采购项目进行论证，形成论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、单一来源采购的理由、供应商的唯一性等内容。采购部门应将论证意见报采购领导小组审批。采购领导小组批准后，采购部门应与单一来源供应商进行协商，确定采购价格和合同条款，并签订采购合同。（五）询价1.询价采购是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购部门应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书应包括采购项目名称、采购内容及要求、供应商资格条件、报价要求、交货时间和地点等内容。供应商应在规定时间内提交报价文件，采购部门应组织对供应商报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请与审批1.各部门根据工作需要提出采购申请，填写《采购申请表》。《采购申请表》应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由、预计交货时间等内容。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报采购部门。采购部门对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的合理性、采购项目是否在预算范围内、采购方式是否符合规定等。审核通过后，报财务部门进行资金审核。3.财务部门根据采购预算和资金状况，对采购申请进行资金审核。审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组对采购申请进行审批，批准后采购部门组织实施采购活动。（二）采购文件编制1.采购部门根据采购项目特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购合同草案条款、评标标准和方法等内容。2.采购需求应明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等内容，确保采购项目能够满足实际工作需要。采购合同草案条款应明确双方的权利和义务、采购价格、交货时间和地点、验收标准和方法、付款方式等内容，确保合同的合法性和有效性。3.评标标准和方法应根据采购项目特点和采购方式制定，确保评标过程的公正性和科学性。评标标准和方法应明确评审因素、评审标准、评审程序等内容，评审因素应包括技术、商务、价格等方面，评审标准应量化评分指标，评审程序应规范评标过程。（三）采购信息发布1.采购部门应按照规定的媒体和渠道发布采购信息。公开招标项目应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告；邀请招标项目应向符合资格条件的供应商发出投标邀请书；竞争性谈判、单一来源采购、询价项目应在单位内部网站或其他指定媒体上发布采购信息。2.采购信息应包括采购项目名称、采购内容及要求、采购方式、供应商资格条件、获取采购文件的时间和地点、投标截止时间和开标时间等内容，确保供应商能够及时了解采购项目信息。（四）供应商选择与采购实施1.采购部门应按照采购文件规定的程序和标准选择供应商。公开招标项目应按照开标、评标、定标的程序确定中标供应商；邀请招标项目应按照投标、评标、定标的程序确定中标供应商；竞争性谈判项目应按照谈判、评定成交供应商的程序确定成交供应商；单一来源采购项目应按照协商、签订采购合同的程序确定供应商；询价项目应按照报价、比较、确定成交供应商的程序确定成交供应商。2.采购部门应组织开标、评标、谈判等活动，开标、评标、谈判等活动应在规定的时间和地点进行，并邀请相关人员参加。开标过程中应记录开标情况，评标过程中应记录评标情况，谈判过程中应记录谈判情况。3.采购部门应与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应按照采购文件和中标供应商或成交供应商的投标文件或响应文件签订，明确双方的权利和义务、采购价格、交货时间和地点、验收标准和方法、付款方式等内容。采购合同签订后，采购部门应将采购合同副本送财务部门备案。（五）采购验收1.采购项目完成后，采购部门应组织需求部门等相关人员进行验收。验收应按照采购合同和采购文件规定的验收标准和方法进行，确保采购项目的质量和性能符合要求。2.验收人员应认真核对采购项目的规格型号、数量、质量等内容，填写《采购验收报告》。《采购验收报告》应包括采购项目名称、采购合同编号、验收日期、验收内容、验收结论等内容。验收结论应明确采购项目是否合格，如不合格应说明原因和整改要求。3.采购部门应将《采购验收报告》送财务部门，财务部门根据验收情况办理资金支付手续。如采购项目验收不合格，采购部门应要求供应商限期整改，整改合格后重新组织验收；如供应商拒绝整改或整改后仍不合格，采购部门应按照采购合同约定追究供应商的违约责任。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标供应商的投标文件与中标供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务、采购价格、交货时间和地点、验收标准和方法、付款方式等内容。2.采购合同签订前，采购部门应将采购合同草案送财务部门审核。财务部门应重点审核采购合同的资金支付条款、价格条款等内容，确保采购合同的合法性和有效性。审核通过后，采购部门应将采购合同草案报采购领导小组审批。采购领导小组批准后，采购部门与中标供应商签订采购合同。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应督促供应商按照合同约定的时间和地点交货，并组织需求部门等相关人员进行验收。供应商应按照合同约定的质量标准和技术要求提供货物、工程和服务，并在规定的时间内完成安装调试等工作。2.如在合同履行过程中发生变更事项，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议应作为采购合同的组成部分，与采购合同具有同等法律效力。（三）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间办理资金支付手续。付款前，财务部门应审核采购合同的执行情况、验收报告等相关资料，确保资金支付的准确性和合规性。2.采购合同约定的付款方式一般包括预付款、货到付款、验收合格后付款等。财务部门应根据采购合同约定和实际执行情况，合理安排资金支付，确保采购项目顺利实施。（四）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同内容，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的权利和义务等内容。2.如采购合同因不可抗力或其他原因无法继续履行，双方应协商一致，并签订书面终止协议。终止协议应明确终止的原因、终止的时间、双方的权利和义务等内容。采购合同终止后，双方应按照终止协议的约定办理相关手续。七、采购监督与管理（一）内部监督1.采购领导小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否履行等情况。对发现的问题应及时督促整改，确保采购活动合法合规。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，定期对采购资金的使用情况进行检查，确保采购资金使用安全、合规。3.审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审计采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等内容。对审计发现的问题应及时提出审计意见和建议，督促整改落实。（二）外部监督1.采购活动应接受财政、审计、监察等部门的监督检查。采购部门应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购文件、采购合同、验收报告等相关资料。2.采购信息应向社会公开，接受社会公众的