教学材料《管理学基础》-9

任务一

控制概述审计部主管肖勇对某公司进行财务检查，检查存货项目时发现下列事项：进货程序由采购部负责采购；货品进厂后由隶属于采购部的验收部门负责验收，验收合格货品于采购单上盖“货已验讫”印章，然后即交会计部门付款，如不合格直接退给供应商，验收部不负责开验收报告单：验收后的货品直接堆放在机器旁准备加工。制造的货品采用永续盘存制，只计算数量不计算金额；货品交由制造部门的储藏室保管。问题：你认为该公司进货内部控制程序有何缺点？一、为什么需要控制控制是管理工作的第四大职能。在管理过程的循环中，如果说制定计划是管理工作的第一步，然后，是组织和领导计划的实施，那么，接下来的问题便是要考虑计划实施的结果如何，计划所确定的目标是否得到顺利实现，甚至计划目标本身制定得是否科学合理？要弄清楚这些问题并采取妥善的处理措施，就必须开展卓有成效的控制工作。二、控制的概念控制是指管理过程中纠正偏差和促进组织各项管理工作优化的活动，是管理者根据既定的目标和计划对计划实施的偏差予以纠正，促使组织的活动能按计划稳定和谐发展的过程。要全面把握管理中控制的含义，除了要深刻理解控制是为了使实际工作和计划要求达到一致外，还需要把握以下三个要点。（一）控制活动贯穿于管理活动的全过程，但重点是在计划形成之后，并以计划作为控制的考核标准。（二）控制是一个发现问题、分析问题和解决问题的过程。这里的“问题”，就是实际和计划的偏差。（三）控制的最终目的不仅要使组织各项活动按计划正常运转，实现目标，而且，要使组织形成一种自我调控能力，即根据过去控制工作纠正偏差的结果，提出和形成新的目标和计划，促进组织管理的不断创新和发展。三、控制的特点（一）控制实质上是一个信息反馈系统，通过信息反馈，管理者可以发现管理过程中的不足之处，促进系统进行不断的调节和改革，使其逐渐地趋于稳定、完善，直至达到优化状态。（二）控制有两个前提条件，即计划指标在控制工作中转化为控制标准；有相应的监督控制机构和人员。（三）控制包含3个基本步骤，即确定标准、衡量工作绩效、纠正偏差。（四）控制是一个有组织的系统，它根据系统内外变化而进行相应调整，不断克服系统的不确定性，使系统保持某种稳定状态。（五）主管人员在纠正偏差时，必须为此花费一定的人力、物力、财力和时间去分析出现偏差的原因，并采取相应的措施予以纠正。（六）控制不仅要使一个组织按照原定计划维持其正常活动，以实现既定目标，而且，还要使组织的活动有所前进，有所创新，以达到新的高度，实现管理突破。课堂练习哪些属于管理者的控制工作？有学者对包括卫生系统、高新技术企业、制造企业、商业及服务部门等许多组织的一线管理者进行了实地调查，经过归纳、分析后，发现这些一线管理者所看重的各项职责按重要性排序如下：（1）工作安排和日常的工作计划；（2）安排和分配工作；（3）控制质量和成本；（4）沟通政策和程序；（5）激励和指挥员工；（6）纪律约束；（7）训练员工；（8）评价员工的工作成果；（9）维护设备，保证物资供应；（10）保证安全。问题：根据对控制工作的理解，上述哪些工作属于管理者的控制工作？四、控制在组织中的地位五、控制的目的（一）对于经常发生迅速变化而又直接影响组织活动的“急性问题”，控制应随时将计划的执行结果与标准进行比较。若发现有超过计划允许范围的偏差时，则及时采取必要的纠正措施，使组织内部系统活动趋于相对稳定，实现组织的既定目标。（二）对于长期存在着的影响组织素质的“慢性问题”，控制要根据内外环境变化对组织新的要求和组织不断发展的需求，打破执行现状，重新修订计划，确定新的现实和管理控制标准，使之更先进、更合理。六、控制的原理（一）反映计划要求的原理（二）组织适宜性原理（三）控制关键点原理（四）例外情况原理（五）直接控制原理课堂练习控制越全面越好吗？无论是在学校读书，还是在企业工作，你都不难发现有一系列的规章制度存在。对规章制度的控制作用，你是怎么看的？规章制度所涵盖的是否越全面、越严格越好？按照控制的关键点原理和例外原理进行控制，是否有可能导致控制工作的失效或无力？在你看来，成功地运用控制关键点原理和例外原理的关键是什么？问题：针对以上问题，提出自己的看法。任务情境扁鹊兄弟治病之道有一次魏文侯问扁鹊：“你们兄弟三个，谁的医术最高明？”扁鹊说：“我大哥最高，二哥次之，我最差。”魏文侯说：“那你说说道理吧！”扁鹊说：“是这样的：‘我大哥治病是看病人的神色，病还没有表现出来他就把病给治了’所以他的名声不出家门。我二哥治病是在病人稍有不适的时候，所以他的名声不出巷子。而我扁鹊看病用的是疏通血脉的针、有毒副作用的汤汁、埋入肌肤之内的草药，所以我的名声反倒传遍了各个诸侯国。”问题：扁鹊三兄弟治病各属于哪一种控制方式？有何借鉴意义？

任务二

控制概述一、按控制活动的性质划分类型（一）预防性控制（二）更正性控制二、按控制点的位置划分类型（一）预先控制（二）过程控制（三）事后控制课堂练习人员流失控制某公司人力资源部门创立了一个规矩：每当员工离开公司时，人力资源部经理主动与离职员工交谈，收集员工对公司的意见与看法，并了解其去向。如果有3个以上的员工流向同一个企业（竞争对手），人力资源部将设法了解该竞争对手的战略、激励政策，并在此基础上向公司决策部门提出人力资源合理建议。问题：从控制类型上看，人力资源部的这种做法属于什么类型？三、按控制源划分类型（一）正式组织控制（二）非正式组织控制（三）自我控制四、按问题的重要性和影响程度划分类型（一）任务控制（二）管理控制（三）战略控制五、按控制的手段划分类型（一）直接控制（二）间接控制六、按控制目的和对象划分类型（一）正馈控制（二）负馈控制课堂练习所有权和经营权相分离的股份公司，为强化对经营者行为的约束，往往设计有各种治理和制衡的手段，包括：1.股东们要召开大会对董事和监事人选进行投票表决；2.董事会要对经理人员的行为进行监督和控制；3.监事会要对董事会和经理人员的经营行为进行检查、监督；4.要强化审计监督等。问题：这些措施分别是什么控制？任务三控制的过程任务情境破窗理论美国斯坦福大学心理学家詹巴斗曾做过这样一项试验：他找来两辆一模一样的汽车，一辆停在比较杂乱的街区，一辆停在中产阶级社区；他把停在杂乱街区的那一辆的车牌摘掉，顶棚打开，结果一天之内就被人偷走了；而摆在中产阶级社区的那一辆过了一个星期也安然无恙；后来，詹巴斗用锤子把这辆车的玻璃敲了个大洞，结果，仅仅过了几个小时，它就不见了。后来，政治学家威尔逊和犯罪学家凯琳依托这项试验，提出了一个“破窗理论”。这一理论认为：如果有人打坏了一个建筑物的窗户玻璃，而这扇窗户又未得到及时维修，别人就可能受到暗示性的纵容去打烂更多的窗户玻璃。久而久之，这些破窗户就给人造成一种无序的感觉。那么，在这种公众麻木不仁的氛围下，犯罪就会滋生、蔓延。问题：“破窗理论”给我们在管理控制方面的启示是什么？一、控制工作的基本过程（一） 确立标准（二） 衡量绩效（三）纠正偏差课堂练习小和尚应该如何撞钟？一个小和尚在寺院担任撞钟之职。按照寺院的规定，他每天必须在早上和黄昏各撞钟一次。如此半年下来，小和尚感到撞钟的工作极其简单，倍感无聊。后来，干脆“做一天和尚撞一天钟”了。一天，寺院住持突然宣布要将他调到后院劈柴挑水，原因是他不能胜任撞钟之职。小和尚觉得奇怪，就问住持：“难道我撞的钟不准时、不响亮？”住持告诉他：“你的钟撞得很响，但钟声空泛、疲软，因为你没有理解撞钟的意义。钟声不仅仅是寺里作息的准绳，更为重要的是唤醒沉迷众生。因此，钟声不仅要宏亮，还要圆润、浑厚、深沉、悠远。一个人心中无钟，即是无佛；如果不虔诚，怎能担当撞钟之职？”小和尚听后，面有愧色，此后潜心修炼，终成一代名僧。问题：从以上这个案例，你得到什么启发？二、控制系统（一）控制系统的构成要素1．具有明确的控制目的。2．具有及时、可靠、适用的信息。3．具有行之有效的行动措施。（二）控制的主体三、有效控制的要领（一）适时控制（二）适度控制（三）客观控制（四）弹性控制课堂练习销售工作的控制问题一家以化学添加剂生产为主的小型民营企业对其销售员采取了按销售额提成的奖励办法，希望能够借此激励他们努力工作，扩大企业的产品销售。然而，此方法实行一年多后，伴随着企业销售额的大幅增加，却出现了销售回款额下降的严重问题。问题：产生这种现象最可能的原因是什么？应如何解决？项目十

控制的技术与方法

任务一

人员与行为控制任务二作业控制任务三预算控制任务四综合控制方法任务五实训任务任务一人员与行为控制一、人员控制（一）人员控制的概念怎样选择人员？怎样使职工的行为更有效地趋向组织目标？这就涉及到人员行为的控制问题。（二）人员控制的方法1．鉴定式评价方法2．实地审查方法3．强选择列等方法4．成对列等比较法5．偶然事件评价法（三）人员控制系统构成人员控制系统主要由三部分构成：控制对象是员工的行为；控制主体是各级管理者；控制信息主要有岗位说明书、操作规程、人员履历、工作汇报、绩效考评信息等，控制方法包括直接监督、职位设计、人事调整、培训、股票期权、报酬、绩效考评、文化建设等。人员控制系统的功能主要表现在三个方面：为岗位或任务配备合适的人员；明确任务及偏差的责任人；调动员工士气，提高员工的执行能力和自我控制能力。二、行为控制（一）行为控制的概念行为控制是指基于直接的个人观察，对人们的具体活动进行控制。当工作成绩的要求或标准已众所周知而需要用个人观察来提高效率时，通常运用行为控制。（二）行为控制的影响因素1．组织目标的接受程度。2．标准的合理化水平。3．衡量业绩是否恰当。4．来自组织传统的压力。（三）行为控制的要领与方法1．保持一种不带偏见的控制观。2．鼓励下属参与制定标准。3．运用“事实控制”，而不用主管的、权威的控制。4．在实施控制中，应对个人需求和组织“社会结构”的压力具有敏感性。任务二作业控制一、作业控制的概念作业控制，通常又称生产调度，是指生产作业计划执行过程中，有关产品生产数量和进度的控制。其主要目的是保证完成生产作业计划所规定的产品产量和交货期限指标。二、作业控制的流程控制的基本过程主要有以下三步。（一）建立明确的控制标准。（二）根据标准衡量目标实施的成效。（三）纠正实际结果同目标的偏差。三、作业控制的方法广义上，作业控制通常包括生产进度控制、在制品控制、库存控制、生产调度等。（一）生产进度控制生产控制的核心就是进度管理，主要包括以下三点：1．投入进度控制，是进度控制第一环节，指在产品生产中对产成品的投入日期、数量，及对原材料、零部件投入提前期的控制；2．工序进度控制指在生产中对每道工序上的加工进度的控制；3．产出进度控制指对成品的出产日期、出产数量的控制。（二）在制品控制其工作内容主要包括以下四点：1．合理确定在制品管理任务和组织分工；2．认真确定在制品定额，加强在制品控制，做好统计与核查工作；3．建立、健全在制品的收、发与领用制度；4．合理存放和妥善保管在制品。（三）库存控制库存控制主要需要解决这些问题。哪些物品要有库存？哪些应多存？哪些应少存？何时订货？订多少？等。（四）生产调度生产调度工作的主要内容如下。1．检查、督促和协助有关部门及时做好各项生产作业准备工作；2．根据生产需要合理调配劳动力，督促检查原材料、工具、动力等供应情况和厂内运输工作；3．检查各生产环节的零件、部件、毛坯、半成品的投入和产出进度，及时发现生产进度计划执行过程中的问题，并积极采取措施加以解决；4．对轮班、昼夜、周、旬或月计划完成情况的统计资料和其他生产信息进行分析研究。任务三预算控制一、预算控制的概念和作用（一）预算与预算控制的概念预算控制是指通过编制预算，然后，以其为基础，来执行和控制组织运行，并比较预算与实际的差异，分析差异产生的原因，然后，对差异进行处理的各项活动。（二）预算控制的作用1．保证企业资金的周转。2．有利于企业的可持续发展。3．提高部门、员工的工作效率。二、预算控制的类型（一）经营预算经营预算是指企业日常发生的各项基本活动的预算。它主要包括销售预算、生产预算、直接材料采购预算、直接人工预算、制造费用预算、单位生产成本预算、推销及管理费用预算等。（二）投资预算投资预算是对企业的固定资产的购置、扩建、改造、更新等，是在可行性研究的基础上编制的预算。（三）财务预算财务预算是指企业在计划期内反映有关预计现金收支、经营成果和财务状况的预算，主要包括“现金预算”、“预计损益表”和“预计资产负债表”等。

三、危险倾向预算过繁是一种危险。预算工作中的另外一种危险倾向，是让预算目标取代了企业目标，也是说，发生了目标的置换。四、预算编制的程序在现代管理系统中，预算一般由组织的高层管理人员与控制人员制定，然后，传达给下级管理人员和员工。预算编制的程序一般包括以下六个步骤。（一）组织下属各职能部门制定本部门的预算方案，呈交给上级负责人审核。（二）各归口负责人对所属部门的预算草案进行综合平衡，并制定本系统的总预算草案。（三）各系统将其预算草案呈交预算委员会（一般由高层领导和有关专家组成）审核，进行综合平衡。（四）预算委员会审核各系统预算草案，并与高层管理者进行协调和进行综合平衡后，拟订出本组织的预算方案。（五）预算委员会与最高决策人磋商，拟订出整个组织的预算方案。（六）预算委员会将整个组织的预算方案提交总经理或董事会审批，审批后再逐级返回下去。下属各部门得到的是经过平衡、有所变动的最终部门预算。五、预算控制的方法（一）增减量预算法增减量预算法是指在上年度预算实际执行情况的基础上，考虑了预算期内各种因素的变动，相应增加或减少有关项目的预算数额，以确定未来一定期间收支的一种预算方法。如果在基期实际数基础上增加一定的比率，则叫“增量预算法”；反之，若是在基期实际数基础上减少一定的比率，则叫“减量预算法”。（二）零基预算法零基预算法就是指对所有的单位收支，完全不考虑以前的水平，重新以零为起点而编制的预算形式。零基预算在编制年度预算时，对各项预算支出均不以上年预算为基数，一切从零开始，按日常经费和专项经费两部分重新核定，做到该保留的保留，应取消的取消，确需增加的予以增加。运用零基预算的方法编制预算，在操作上需要把握好以下四个步骤：1．列出所有预算项目，即需要花钱的项目，逐一分析其必要性；2.在分析的基础上确定哪些项目是必须保留的；3.对保留安排预算的项目进行排序，一般按照轻重缓急的顺序权衡轻重，区分层次，确定先后次序；4．有序地分配资金，编制预算。（三）固定预算与弹性预算固定预算，又称静态预算，是根据预算期内正常的、可实现的某一业务量水平为基础来编制的预算。用这个方法做出来的预算，算多少是多少，一般情况下，金额都不变。所以，适用于固定费用或者数额比较稳定的预算项目。（四）定期预算与滚动预算定期预算是以不变的会计期间作为预算期。多数情况下该期间为一年，并与会计期间相对应。滚动预算是指在编制预算时，将预算期与会计期间脱离，随着预算的执行，不断地补充预算，逐期向后滚动，使预算期间始终保持在一个固定的长度（一般为2个月）。任务四综合控制方法一、资料设计法资料设计就是设计一个专门的系统或程序，以保证为各种职能或各层管理人员提供最必需的资料。二、审计控制审计是对反映组织的资金运动过程及其结果的会计记录及财务报表通过进行审核、鉴定，以判断其真实性和可靠性，从而为控制和决策提供依据。审计控制分为三种主要类型，即外部审计、内部审计和管理审计。（一）外部审计（二）内部审计（三）管理审计三、全面质量管理全面质量管理（以下简称TQM）是组织为了保证和提高产品质量，综合运用一整套质量管理体系、手段和方法所进行的系统管理活动。具体来说，就是组织召集全体员工和有关部门参加，综合运用现代科学和管理技术成果，控制影响产品质量的全过程和各因素，最经济地研制、生产和提供用户满意的产品的系统管理活动。全面质量管理有以下特点：全面质量管理的对象——“质量”的含义是全面的，即不仅要管产品质量，还要管产品质量赖以形成的工作质量；全面质量管理的范围是全面的，即要求实现全过程的管理，要求把不合格品消灭在它的形成过程中，做到防检结合，预防在先，并从全过程各环节致力于质量的提高；全面质量管理要求参加质量管理的人员是全面的，即全员性的质量管理；全面质量管理用以管理质量的方法是全面的，采取的管理手段不是单一的，而是综合运用质量管理的管理技术和管理方法，