电子印章使用记录管理办法

电子印章使用记录管理办法一、总则（一）目的依据。为规范电子印章使用管理，确保印章使用安全、高效、合规，依据《中华人民共和国电子签名法》《企业印章管理办法》等法律法规，制定本办法。本办法适用于本单位所有部门和人员涉及电子印章的制作、保管、使用、监督等全流程管理。（二）适用范围。本办法所称电子印章包括电子签名章、电子专用章、电子合同章等各类具有法律效力的电子标识。适用于本单位内部文件签署、对外业务办理、合同签订等场景。电子印章的使用必须符合国家法律法规及行业规范。（三）基本原则。电子印章的使用管理遵循统一规范、分级授权、全程留痕、安全可控的原则。任何单位和个人不得伪造、变造、出租、出借电子印章，不得擅自扩大印章使用范围。二、组织机构与职责（一）印章管理部门。办公室作为电子印章的归口管理部门，负责电子印章的统一制作、编号、备案、变更、销毁等工作。办公室设专人负责电子印章的日常管理和监督。（二）使用部门职责。各部门在使用电子印章前，必须提交使用申请，经部门负责人审核签字后报办公室审批。使用部门负责本部门电子印章的日常保管和使用记录，确保印章使用符合规定。（三）审批人员职责。审批人员负责审核电子印章使用申请的合规性、必要性，对不符合规定的申请有权拒绝审批。审批人员必须认真履行职责，不得滥用职权。（四）技术保障部门职责。信息中心负责电子印章系统的技术支持和维护，确保系统稳定运行。信息中心定期对电子印章系统进行安全检查，及时修复漏洞，防止印章被非法使用。三、电子印章的制作与保管（一）印章制作。电子印章的制作必须由具备资质的专业机构进行，制作前需提交印章规格、名称、用途等详细信息。办公室对制作机构进行资质审核，确保其符合国家相关标准。（二）印章编号。电子印章编号必须唯一，编号规则由办公室统一制定，包括印章类型、部门代码、序号等信息。编号一经确定，不得擅自更改。（三）印章备案。电子印章制作完成后，必须进行备案，备案内容包括印章名称、编号、制作机构、保管部门、使用范围、审批人员等信息。办公室建立电子印章备案台账，并定期更新。（四）印章保管。电子印章由指定专人保管，保管人必须妥善保管印章，防止丢失、被盗。保管人不得将印章交与其他人员使用，不得擅自更改印章密码或授权信息。（五）印章变更。电子印章的名称、用途、保管人等信息发生变更时，必须及时进行变更手续。变更手续包括提交变更申请、审批、备案等环节。办公室对变更申请进行审核，确保变更符合规定。（六）印章销毁。电子印章不再使用时，必须进行销毁。销毁手续包括提交销毁申请、审批、执行销毁、备案等环节。信息中心负责执行销毁工作，确保印章信息不可恢复。四、电子印章的使用管理（一）使用申请。使用电子印章必须提交使用申请，申请内容包括印章名称、使用事由、使用范围、使用时间、经办人等信息。申请必须由部门负责人审核签字。（二）审批流程。电子印章使用申请按以下流程审批：（1）部门负责人审核；（2）分管领导审批；（3）办公室备案。特殊紧急情况可适当简化审批流程，但必须经分管领导批准。（三）使用记录。每次使用电子印章必须进行记录，记录内容包括印章名称、使用时间、使用事由、使用人、审批人等信息。记录必须真实、完整、准确，并妥善保存。（四）使用范围。电子印章的使用范围必须符合规定，不得擅自扩大。各部门必须根据实际需要，制定电子印章使用范围清单，并报办公室备案。（五）禁止行为。严禁以下行为：（1）未经批准擅自使用电子印章；（2）将电子印章交与其他人员使用；（3）擅自更改印章密码或授权信息；（4）伪造、变造电子印章；（5）将电子印章用于非批准用途。五、电子印章的监督与检查（一）内部监督。办公室定期对电子印章的使用情况进行监督检查，发现问题及时纠正。各部门负责人对本部门电子印章的使用情况进行监督，发现问题及时报告办公室。（二）外部监督。接受上级主管部门和相关部门的监督检查，对检查中发现的问题及时整改。积极配合相关部门对电子印章的审计工作。（三）责任追究。对违反本办法的行为，视情节轻重给予以下处理：（1）警告；（2）通报批评；（3）取消使用权限；（4）纪律处分；（5）涉嫌违法的依法移送司法机关处理。六、附则（一）解释权。本办法由办公室负责解释。（二）生效日期。本办法自发布之日起施行。（三）旧规废止。本办法施行前制定的电子印章管理相关规定，与本办法不一致的，以本办法为准。（四）配套措施。各部门必须根据本办法，制定本部门的电子印章使用实施细则，并报办公室备案。（五）培训要求。办公室定期对各部门人员进行电子印章使用培训，确保相关人员熟悉本办法，规范使用电子印章。（六）应急处理。发生电子印章丢失、被盗、被非法使用等情况时，使用部门必须立即报告办公室，并采取以下措施：（1）暂停使用相关印章；（2）查找原因，防止再次发生；（3）根据情况依法处理。（七）系统维护。信息中心定期对电子印章系统进行维护，确保系统安全、稳定运行。信息中心建立系统维护日志，记录每次维护的时间、内容、人员等信息。（八）保密要求。所有涉及电子印章的信息必须严格保密，不得泄露给无关人员。各部门必须加强对相关人员的保密教育，提高保