运输调度例会管理规范

运输调度例会管理规范一、总则（一）目的规范。为提升运输调度例会管理效能，确保会议决策科学、执行高效，特制定本规范。（一）适用范围。本规范适用于公司所有涉及运输调度的例会，包括但不限于每日运输协调会、每周运输调度会、每月运输分析会等。（二）基本原则。会议管理遵循统一领导、分级负责、规范高效、及时准确的原则。二、组织架构（一）领导小组。公司设立运输调度例会领导小组，由分管运输的副总经理担任组长，运输部、安全部、计划部等部门负责人为成员。领导小组负责审定例会制度、重大议题决策及监督执行。（二）执行小组。运输部为例会执行主体，下设例会秘书组负责会前准备、会议记录及决议跟踪。秘书组由运输部主管及各线路调度组长组成。（三）职责分工。各部门职责明确，运输部负责调度方案制定与调整，安全部负责风险管控，计划部负责资源统筹，财务部负责成本核算。三、会议分类与周期（一）分类标准。例会按功能分为决策类、协调类、总结类三类。决策类会议由领导小组主持，协调类会议由运输部牵头，总结类会议由各部门联合组织。（二）周期安排。每日运输协调会于上午9时召开，每周运输调度会于周五下午2时召开，每月运输分析会于次月初召开。特殊情况下可临时召开专题会议。四、会议准备（一）议题征集。各业务部门于会前2日提交议题清单，包括但不限于异常事件处置、资源调配需求、政策解读等。秘书组汇总后报领导小组审核。（二）资料准备。议题涉及的数据报告、方案草案等需提前4小时送达参会人员，确保会前熟悉材料。重要议题需附备选方案及风险评估。（三）人员通知。秘书组提前24小时发布会议通知，明确时间、地点、议题及参会人员。临时会议通过企业微信同步通知。五、会议流程（一）会前签到。参会人员需携带工作证签到，秘书组核验身份并记录出勤情况。（二）议程执行。会议严格按议程顺序进行，每项议题控制时长不超过30分钟。主持人需及时制止跑题行为。（三）决策程序。决策类议题需经充分讨论，形成决议时需三分之二以上成员同意。重大决策需报领导小组最终审定。六、决议执行与跟踪（一）决议传达。会议结束后2小时内，秘书组将决议整理成文并通过邮件同步至全体参会人员及相关部门。（二）责任分工。决议中明确责任部门及完成时限，秘书组建立跟踪台账，按日更新执行进度。（三）督导检查。运输部每周抽查决议执行情况，对未按期完成的议题启动复评程序。七、会议记录与归档（一）记录规范。指定专人负责会议记录，需完整记载发言要点、决议事项及时间节点。记录需经主持人签字确认。（二）归档要求。会议记录纸质版与会后决议书一并归档至运输部档案室，电子版上传至企业知识库。档案保存期限按公司档案管理规定执行。（三）查阅权限。档案查阅需经运输部主管批准，涉及保密内容的需额外报安全部备案。八、考核与改进（一）考核指标。将例会管理纳入部门绩效考核，重点考核议题准备充分度、决议执行率及会议效率。（二）评估机制。每月召开例会管理评估会，分析存在问题并提出改进措施。评估结果作为下月会议组织的重要参考。（三）持续优化。根据业务发展需要，每年修订完善例会制度，确保制度适用性。九、附则（一）解释权。本规范由运输部负责解释，涉及条款与公司其他制度冲突时，以本规范为准。（二）生效日期。