供应商管理制度

供应商管理制度一、总则（一）目的与意义为规范公司供应商管理流程，提升供应链整体效率与稳定性，降低采购成本，保障产品与服务质量，防范合作风险，特制定本制度。本制度旨在建立一套科学、公正、透明的供应商选择、评估、合作及退出机制，促进与优质供应商建立长期稳定的战略合作伙伴关系，共同提升市场竞争力。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购活动中涉及的供应商，包括但不限于原材料、零部件、设备、工具、服务等的提供方。公司各部门在进行供应商相关的选择、评估、合作及管理活动时，均须遵守本制度规定。（三）基本原则1.公平公正原则：供应商选择与评估过程应遵循客观标准，确保所有潜在供应商享有平等机会。2.公开透明原则：供应商管理流程及相关信息（除商业秘密外）应保持一定程度的公开性，接受内部监督。3.择优选取原则：以质量、价格、交付能力、服务水平、企业信誉及可持续发展能力等为主要考量因素，选择最适合公司发展需求的供应商。4.动态管理原则：对供应商实行动态评估与分级管理，根据评估结果调整合作策略。5.互利共赢原则：寻求与供应商建立长期稳定的合作关系，实现共同发展与价值创造。二、供应商准入与评估（一）准入标准供应商的准入，需满足以下基本要求：1.具备合法的经营资格，持有有效的营业执照及相关行业所需的生产或经营许可证。2.具备满足公司需求的生产能力、技术水平或服务能力。3.拥有完善的质量管理体系，并能提供相关证明文件（如适用）。4.具有良好的商业信誉，无严重违法违规记录或重大商业纠纷。5.财务状况良好，具备持续经营能力。6.能提供符合国家及行业标准的产品或服务，并满足公司特定的质量要求。7.认同公司的企业文化及合作理念。（二）评估流程1.需求提出：由需求部门根据业务发展需要，提出供应商引入需求，并明确所需产品的规格、数量、质量标准、交付周期等要求。2.信息搜集：采购部门（或指定负责部门）根据需求，通过市场调研、行业推荐、公开招标、供应商自荐等多种渠道搜集潜在供应商信息。3.初步筛选：依据准入标准对潜在供应商进行初步审查，剔除明显不符合要求的供应商，形成候选供应商名单。4.实地考察与资料评审：对候选供应商，可组织相关部门（如技术、质量、生产等）进行实地考察，核实其生产条件、质量控制、管理水平等情况。同时，收集并评审供应商提交的资质文件、技术资料、样品、报价单等。5.综合评估：组织评估小组（由采购、技术、质量、财务等相关人员组成）对供应商的综合能力进行评估，评估指标可包括但不限于质量、价格、交付、服务、技术实力、财务状况、社会责任等。6.审批：根据综合评估结果，确定合格供应商名单，按公司规定的审批权限报相关领导审批。7.准入备案：审批通过的供应商，纳入公司合格供应商名录进行管理。三、供应商关系维护与绩效管理（一）合作过程管理1.合同管理：与供应商的合作必须签订正式的采购合同，明确产品/服务规格、数量、价格、交付期、质量标准、验收方式、付款条件、违约责任等条款。合同签订前需经过法务部门审核。2.沟通协调：建立与供应商的定期沟通机制，及时传递信息，解决合作过程中出现的问题。对于重要供应商，可建立高层互访机制。3.信息共享：在保护商业秘密的前提下，与供应商共享必要的生产计划、需求预测等信息，以提高供应链协同效率。（二）绩效评估1.评估周期：根据供应商的重要程度及合作频率，设定月度、季度或年度绩效评估周期。2.评估指标体系：*质量指标：产品合格率、退货率、质量事故发生率等。*成本指标：产品价格水平、成本下降能力、报价及时性与准确性等。*交付指标：准时交货率、交付周期达标率、订单满足率等。*服务指标：售前售后服务响应速度、问题解决能力、技术支持水平等。*合作配合度：沟通效率、合同履约情况、对需求变更的配合程度等。*持续改进能力：在技术、质量、效率等方面的改进意愿和成果。3.评估实施：由采购部门牵头，组织相关使用部门、质量部门等进行绩效打分，并汇总评估结果。4.结果应用：*激励与奖励：对绩效优秀的供应商，可在订单分配、付款条件、合作深度等方面给予倾斜或奖励。*约谈与改进：对绩效不佳的供应商，发出书面通知，要求其限期整改，并跟踪整改效果。*降级或淘汰：对整改不力或严重不达标者，视情况采取暂停合作、降级或从合格供应商名录中删除等措施。四、供应商退出机制（一）退出情形供应商出现以下情况之一者，公司可考虑终止合作，将其从合格供应商名录中清除：1.提供虚假资质文件或信息，骗取准入资格的。2.产品或服务质量严重不达标，经多次整改仍无明显改善的。3.严重违反合同约定，如逾期交付、恶意抬价、泄露公司商业秘密等。4.发生重大安全事故、环保事故或严重违法行为，造成恶劣影响的。5.财务状况恶化，濒临破产或清算的。6.绩效评估连续多次不合格，且无有效改进措施的。7.公司业务调整，不再需要该类产品或服务的。8.其他严重损害公司利益或声誉的行为。（二）退出流程1.提出申请：由采购部门或相关部门根据供应商的实际情况，提出供应商退出申请，并附相关证据材料。2.审核与评估：采购部门组织相关部门对退出申请进行审核评估，确认退出理由是否充分。3.审批：按公司规定的审批权限报相关领导审批。4.通知供应商：审批通过后，向供应商发出书面退出通知，说明退出原因及后续处理事宜（如剩余订单处理、款项结算等）。5.信息更新：及时更新合格供应商名录，停止与该供应商的新业务合作。五、组织与职责（一）采购部门作为供应商管理的归口部门，主要职责包括：1.本制度的制定、修订、解释与监督执行。2.供应商的信息搜集、初步筛选、准入评估组织及名录管理。3.组织实施供应商的绩效评估与管理。4.供应商关系的日常维护与协调。5.供应商退出流程的发起与组织。（二）需求部门1.提出明确的采购需求及质量标准。2.参与供应商的评估、样品确认及现场考察。3.反馈所购产品或服务的使用情况及供应商的服务表现。4.参与供应商的绩效评估。（三）质量管理部门1.制定或参与制定采购产品的质量标准。2.负责对供应商提供的产品进行检验与质量监控。3.参与供应商的质量体系审核与评估。4.提供供应商质量方面的绩效数据。（四）财务部门1.负责供应商的财务状况评估。2.按照合同约定办理与供应商的款项结算。3.提供供应商付款及时性等财务相关绩效数据。（五）法务部门1.负责采购合同的法律审核。2.提供供应商合作中的法律咨询，处理相关法律纠纷。六、保密与信息安全公司与供应商在合作过程中涉及的商业秘密（包括但不限于技术信息、经营信息、客户资料等），双方均有保密义务。供应商不得向任何第三方泄露公司的商业秘密，公司也应妥善保管供应商的商业信息。具体保密条款可在采购合同中明确约定。七、争议解决在供应商管理及合作过程中发生的争议，应首先通过友好协商解决；协商不成