高校财务处档案管理制度

PAGE高校财务处档案管理制度一、总则（一）目的为了加强高校财务处档案管理，确保财务档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥财务档案在学校财务管理、决策支持和历史研究等方面的作用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关档案管理的规定，结合高校财务工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于高校财务处各类会计凭证、会计账簿、财务报告、预算文件、合同协议、收费票据、财务电子数据等财务档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：财务处设立专门的档案管理岗位，对财务档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则：财务档案应如实反映财务收支活动和经济业务事项，保证档案内容的真实性和完整性。3.安全保密原则：采取有效措施确保财务档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。对涉及国家机密、学校商业秘密和个人隐私的财务档案，严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅、调阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）财务处负责人职责1.全面负责财务处档案管理工作，贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和学校的档案管理制度。2.组织制定和修订财务处档案管理制度，监督制度的执行情况。3.协调解决档案管理工作中的重大问题，保障档案管理工作所需的人员、经费和设备等条件。（二）档案管理人员职责1.负责财务档案的收集、整理、归档、保管、查阅、调阅等具体工作。2.按照档案管理的有关规定，对财务档案进行分类、编号、装订、编目等，确保档案的整齐规范。3.建立健全财务档案管理台账，及时记录档案的收进、移出、查阅、借阅等情况。4.定期对财务档案进行检查、核对，发现问题及时报告并采取措施加以解决。5.负责财务档案的安全保密工作，严格执行档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。（三）财务经办人员职责1.负责及时将办理完毕的财务文件材料收集齐全，整理后移交档案管理人员。2.按照档案管理要求，对财务文件材料进行初步分类、装订，确保材料的完整性和规范性。3.在档案管理人员的指导下，做好财务档案的整理、归档工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.会计凭证：包括原始凭证和记账凭证，如发票、收据、报销单、转账凭证等。2.会计账簿：总账、明细账、日记账、辅助账等。3.财务报告：月度、季度、年度财务报表及相关分析报告。4.预算文件：学校年度预算、部门预算、专项预算等编制文件及执行情况报告。5.合同协议：涉及财务收支的各类合同、协议，如采购合同、借款合同、服务合同等。6.收费票据：学费、住宿费、考试费等各类收费票据存根及相关统计报表。7.财务电子数据：包括财务核算软件生成的电子账套、数据备份、财务信息系统操作记录等。8.其他财务文件：财务规章制度、财务审计报告、财务工作会议记录等。(二)收集要求1.财务经办人员应在业务处理完毕后的规定时间内，将相关财务文件材料收集齐全，移交档案管理人员。2.收集的财务文件材料应真实、完整、准确，签字盖章手续齐全，字迹清晰，纸张规格统一。3.对于电子数据，应定期进行备份，并按照规定的存储格式和介质进行保存。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，一般可分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、预算文件类、合同协议类、收费票据类、财务电子数据类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订：会计凭证应按照编号顺序进行装订，每本凭证厚度适中，一般不超过2cm。装订应牢固、整齐，封面应填写齐全、规范。会计账簿、财务报告等可根据实际情况进行装订或装盒。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速检索和查阅。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的财务档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.审核无误后，将档案按照分类编号顺序进行排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号、年度等信息。3.填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交日期等，由移交人员和接收人员签字确认。4.将档案移交清单及相关档案资料存入专门的档案库房。（二）保管期限1.会计凭证、会计账簿、财务报告等档案保管期限按照国家有关规定执行，一般为10年至30年不等。2.预算文件、合同协议、收费票据等档案保管期限根据其重要性和实际需要确定，一般不少于5年。3.财务电子数据应长期保存，定期进行备份和维护，确保数据的安全性和可用性。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，温度和湿度应保持在适宜的范围内。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和管理。档案柜应标识清晰，标明档案类别和存放位置。3.定期对档案进行检查和清点，发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。4.对磁性介质存储的财务电子数据，应定期进行检测和拷贝，防止数据丢失。5.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员离开库房时应确保门窗关闭、电源切断。五、档案的查阅与调阅（一）查阅规定1.校内各部门因工作需要查阅财务档案的，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经本部门负责人签字同意后，提交财务处负责人审批。2.财务处负责人根据申请内容进行审批，批准后由档案管理人员安排查阅，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应在指定的档案查阅室进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。查阅时应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《财务档案查阅登记表》上签字确认。（二）调阅规定1.因审计、纪检监察、司法等工作需要调阅财务档案的，应出具相关部门的正式调阅函，经财务处负责人批准后，由档案管理人员办理调阅手续。2.调阅档案应在财务处指定的地点进行，调阅时间一般不得超过规定期限。如需延长调阅时间，应重新办理审批手续，并说明原因。3.在调阅期间，调阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或用于其他非调阅目的。调阅完毕后，应及时将档案归还财务处，并在《财务档案调阅登记表》上签字确认。4.调阅档案时，档案管理人员应详细记录调阅档案的名称、数量、调阅时间、调阅人员等信息，以备查询和核对。六、档案的销毁（一）销毁条件1.财务档案保管期满，且确无保存价值的，可以按照规定进行销毁。2.因保管不善等原因导致档案损坏、变质，无法继续保存的，经鉴定后可进行销毁。（二）销毁程序1.由档案管理人员提出档案销毁申请，填写《财务档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.财务处负责人组织相关人员对拟销毁档案进行鉴定，形成鉴定意见。鉴定人员应包括财务处负责人、档案管理人员、财务经办人员等，必要时可邀请学校审计部门或档案管理部门人员参加。3.经鉴定同意销毁的档案，由档案管理人员编制《财务档案销毁清单》，注明档案名称、数量、销毁日期等信息。4.财务处负责人审核《财务档案销毁清单》，报学校档案管理部门备案。5.按照学校档案管理部门规定的方式和程序进行销毁，销毁过程应有专人负责监销，并在《财务档案销毁清单