高校档案室上墙制度汇编

PAGE高校档案室上墙制度汇编一、总则（一）目的为加强高校档案室的规范化管理，确保档案资料的完整、安全和有效利用，特制定本制度汇编。本制度旨在规范档案管理工作流程，提高档案管理水平，为学校教学、科研、管理等各项工作提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于高校档案室及全校各部门、各单位在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：高校档案室对全校各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映学校各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：全面收集学校在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为学校师生和相关部门提供便捷的档案利用服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度，并组织实施。2.负责全校各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用等工作。3.对全校各部门、各单位的档案工作进行监督、指导和检查，开展档案业务培训和宣传工作。4.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。5.参与学校重大活动、重要项目档案的收集、整理和归档工作，确保档案资料的完整准确。6.做好档案库房的安全管理工作，配备必要的安全设施，确保档案实体安全。（二）各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位各类档案的形成、积累和整理工作，按照学校档案管理要求，定期向档案室移交档案。2.明确一名档案工作兼职人员，负责本部门、本单位档案工作的日常管理，指导和督促本部门、本单位人员做好文件材料的收集、整理和归档工作。3.严格遵守学校档案管理规章制度，积极配合档案室做好档案管理工作，及时提供档案利用所需的相关信息和资料。三、档案收集（一）收集范围1.党群类：包括学校党委、纪委、工会、团委等组织形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等档案。2.行政类：学校行政部门形成的各类文件、通知、报告、会议纪要、规章制度、工作计划、总结、统计报表等档案。3.教学类：教学管理文件、教学计划、教学大纲、课程教案、教学课件、学生成绩册、实习报告、毕业论文等档案。4.科研类：科研项目申报书、立项批复、研究报告、学术论文、科研成果鉴定材料、专利证书等档案。5.人事类：教职工人事档案、招聘录用材料、考核材料、奖惩材料、职称评审材料、工资变动材料等档案。6.学生类：学生学籍档案、入学登记表、成绩单、奖惩记录、毕业生登记表、学位授予材料等档案。7.基建类：学校基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程合同、竣工验收报告等档案。8.设备类：学校购置的各类仪器设备的申购审批文件、合同协议、验收报告、使用说明书等档案。9.财会类：学校财务预算、决算报表、会计凭证、账簿、财务审计报告等档案。10.外事类：学校对外交流合作活动中形成的各类文件、协议、邀请函、接待计划、会议纪要等档案。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的档案应保持文件材料的原始性和完整性，不得随意涂改、损毁或丢失。3.对电子文件的收集，应确保其格式规范、内容完整，并按照学校档案数字化管理要求进行存储和备份。4.各部门、各单位在工作活动结束后，应及时将形成的档案整理归档，并在规定时间内移交档案室。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群、行政、教学、科研、人事、学生、基建、设备、财会、外事等十大类。2.每大类下再根据档案的具体内容和性质进行二级分类，如教学类可分为教学管理、课程建设、实践教学等二级类目。（三）整理步骤1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，去除金属物，采用线装或胶装方式进行装订。2.分类：按照分类方案，将文件材料进行分类。3.编号：为每份档案编制唯一的档号，档号由全宗号、年度、保管期限、目录号、案卷号等组成。4.编目：填写卷内文件目录、备考表等，编制案卷封面，注明案卷标题、起止日期、保管期限、档号等信息。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档号、年度、保管期限、盒号等信息。五、档案鉴定（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面的历史观点和辩证的分析方法，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、实用价值等方面进行综合分析，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案工作兼职人员及相关业务专家组成。鉴定小组负责制定档案鉴定标准和计划，对档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全完整，是否存在缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：核实档案内容是否真实、准确，有无虚假信息。3.档案的时效性：判断档案所反映的内容是否已失去时效，是否仍具有查考利用价值。4.档案的密级：根据国家保密法律法规和学校保密制度，确定档案的密级是否恰当，是否需要调整。（四）鉴定结果处理1.保管期限调整：根据鉴定结果，对档案的保管期限进行调整，分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.销毁：对失去保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，进行登记造册，予以销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案信息彻底销毁。六、档案保管（一）保管场所1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）档案存放1.按照档案的类别、保管期限、年度等进行分类存放，便于查找和管理。2.档案应整齐排列在档案密集架上，架号、列号、层号应清晰标注，便于定位。3.对电子档案应进行异地备份存储，确保数据安全。（三）库房管理1.建立档案库房管理制度，明确库房管理人员职责，严格控制库房出入人员。2.定期对档案库房进行检查和维护，确保库房设施设备正常运行，档案实体安全无损。3.做好库房温湿度记录，根据温湿度变化及时采取相应的调控措施，保持库房温湿度适宜。七、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的数量、年度新增档案数量、销毁档案数量等。2.档案利用情况统计：记录档案查阅、借阅的人次、卷次等利用数据。3.档案库房设施设备统计：统计库房面积、密集架数量、空调、除湿机等设施设备的运行状况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案数量、利用情况等进行登记统计。2.利用档案管理软件，对档案信息进行数字化统计分析，生成各类统计报表。（三）统计报表报送1.档案室应定期向上级主管部门和学校领导报送档案统计报表，报表内容应真实、准确、完整。2.对档案统计数据进行分析研究，为学校档案管理决策提供依据。八、档案检索（一）检索工具1.编制纸质档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，方便查找纸质档案。2.建立电子档案检索系统，利用档案管理软件对档案信息进行分类索引，实现快速检索。3.制作档案检索指南，介绍档案检索方法、检索工具的使用等，帮助利用者查找档案。（二）检索途径1.档号检索：利用档案的档号进行精确检索，快速定位所需档案。2.题名检索：通过档案的题名进行模糊检索，查找相关档案。3.关键词检索：输入档案中的关键词进行检索，提高检索效率。4.分类检索：按照档案分类体系进行检索，浏览某一类别的档案。九、档案编研（一）编研原则与内容1.编研原则：档案编研应遵循真实性、科学性、实用性的原则，充分挖掘档案资源价值。2.编研内容：根据学校工作需要和档案实际情况，开展档案编研工作，如编写学校年鉴、大事记、组织沿革、专题文件汇编等。（二）编研流程1.选题：根据学校工作重点和档案利用需求，确定编研选题。2.资料收集：从档案中筛选出与选题相关的文件材料，进行收集整理。3.内容编纂：对收集的资料进行编辑、加工、整理，形成编研成果。4.审核修改：组织相关人员对编研成果进行审核，根据审核意见进行修改完善。5.出版发行：将编研成果印刷成册或制作电子文档，供学校师生和相关部门查阅利用。十、档案利用（一）利用范围1.学校内部各部门、各单位因教学、科研、管理等工作需要，可查阅利用相关档案。2.本校师生因个人学习、研究等需要，可查阅利用本人相关档案。3.外单位因工作需要，经学校批准，可查阅利用相关档案。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案室查阅纸质档案或电子档案。查阅时，应填写查阅登记表，注明查阅目的、档案名称、档号等信息。2.借阅：对确需借出档案室的档案，应办理借阅手续，填写借阅申请表，经档案室负责人批准后，限期归还。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案室负责人批准后，按照规定的复制方式和数量进行复制，并收取相应的复制费用。（三）利用审批1.本校师生查阅利用本人档案，由本人提出申请，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。2.学校内部各部门、各单位查阅利用档案，应填写查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、档号等信息，经部门负责人签字，档案室负责人审批后，方可查阅。3.外单位查阅利用档案，应提前向学校提交查阅申请函，说明查阅目的、档案名称、档号等信息，经学校分管领导批准后，方可查阅。查阅时，应安排专人陪同，并在指定地点查阅。十一、档案保密（一）保密制度1.严格遵守国家保密法律法规和学校保密制度，加强档案保密管理。2.对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案，应采取严格的保密措施，限制知悉范围。3.档案室工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务，不得