高中学校档案室管理制度

PAGE高中学校档案室管理制度一、总则（一）目的为加强学校档案室管理，有效保护和利用档案资源，为学校各项工作提供有力支持，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本校实际情况，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本校档案室的档案收集、整理、保管、利用等各项工作，涉及学校各部门及全体教职工、学生形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案室对全校档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，数据准确无误。3.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为学校教学、科研、管理等工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置学校设立独立的档案室，配备专业的档案管理人员，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全保管条件。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案管理制度并组织实施。2.负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。5.积极开展档案信息开发利用工作，为学校各项工作提供档案资料支持，根据需要编写档案参考资料、汇编文件等。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校师生的档案意识，指导各部门兼职档案员做好档案工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.认真履行岗位职责，严格遵守档案管理规章制度，保守档案机密。3.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用登记等，确保档案管理工作的准确、及时、规范。4.积极参与档案信息化建设，熟练掌握档案管理软件的操作，做好档案数据的录入、维护和备份工作。5.定期对档案管理工作进行总结和反思，不断改进工作方法，提高档案管理水平。（四）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类工作，确保档案材料齐全、完整、真实。2.按照学校档案室的要求，定期将本部门整理好的档案移交档案室，并办理交接手续。3.协助档案室做好档案的查询、利用等服务工作，及时提供本部门相关档案信息。4.接受档案室组织的档案业务培训，提高自身档案管理能力，指导本部门人员正确形成和积累档案材料。三、档案的收集与归档（一）文件材料的形成与积累1.学校各部门及教职工、学生在各项工作和活动中应按照档案管理要求，及时形成和积累各类文件材料。文件材料应字迹清晰、内容完整、签署齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。2.各部门兼职档案员负责督促本部门人员做好文件材料的收集和积累工作，对重要文件材料应进行备份或妥善保存。（二）归档范围1.党群工作类：包括学校党组织的各类文件、会议记录、党员名册、组织关系介绍信、入党材料等。2.行政管理类：学校行政工作中形成的各类文件，如学校工作计划、总结、规章制度、会议纪要、人事任免文件、行政事务处理文件等。3.教学管理类：教学计划、教学大纲、课程表、教案、学生成绩册、教学质量评估材料、教学改革文件等。4.学生管理类：学生学籍档案、奖惩材料、毕业（结业）鉴定、学生活动记录等。5.科研管理类：科研项目申报书、研究成果报告、学术论文、科研奖励材料等。6.财务管理类：财务预算、决算报表、会计凭证、账簿、财务审计报告等。7.后勤管理类：校园建设规划、房产档案、物资采购合同、维修记录、水电管理文件等。8.声像档案类：学校重大活动、会议、教学实践等形成的照片、录音、录像等资料。9.实物档案类：学校获得的各类奖杯、奖牌、证书、印章等实物。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，一般应在次年上半年完成归档。2.对于一些特殊情况或紧急文件，应及时归档，确保档案的时效性。（四）归档要求1.各部门兼职档案员应按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行初步分类、整理，确保归档文件材料齐全、完整、准确。2.归档文件材料应按照一定的顺序排列，如时间顺序、重要程度等，并编写页码，填写卷内目录。3.归档的文件材料应去除金属物，采用统一规格的档案盒、档案袋进行装订和包装，在档案盒、档案袋上标明档案类别、年度、保管期限等信息。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.采用年度机构保管期限分类法。即先按年度将档案分为不同年份，再在每个年度内按机构（部门）分类，最后按保管期限（永久、长期、短期）进行排列。2.对于声像档案、实物档案等特殊类型档案，应单独分类整理，并建立相应的目录和索引。（三）整理步骤1.区分全宗：以学校作为一个独立的全宗，将学校各部门形成的档案统一纳入全宗进行管理。2.分类：按照分类方法，对档案进行详细分类，确定每个类别下的档案范围和层次。3.排列：在每个类别内，按照一定顺序对档案进行排列，如按时间先后、重要程度等。4.编号：为每一份档案或每一组档案编制唯一的编号，便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，如年度号机构号顺序号等。5.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内目录等。案卷目录应反映全宗内所有档案的基本信息，卷内目录应详细记录每一份文件的题名、日期、责任者等内容。6.装订：对破损的文件材料进行修复，对纸张规格不一致的文件进行折叠或裱糊，然后按照规定的方法进行装订，确保档案整齐、牢固。五、档案的保管（一）保管条件1.档案室应具备适宜的温湿度条件，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案室应安装防火、防盗、防虫、防潮、防光、防尘等设施设备，如消防器材、防盗门、防虫药品、除湿机、窗帘、吸尘器等。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。档案存放应遵循从左到右、从上到下的顺序，按照类别和编号依次排列。（二）档案保管期限1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校有长远利用价值的档案，列为永久保管。如学校的重要规章制度、历史沿革、重大事件记录、重要的人事任免文件等。2.长期保管：对学校工作有重要查考价值，在较长时间内需要保存的档案，列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。如教学计划、科研项目中期报告、学生学籍档案等。3.短期保管：对学校工作有一定查考价值，但保存期限较短的档案，列为短期保管。保管期限一般为15年以下。如一般性的行政事务文件、临时性的教学活动材料等。（三）档案定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，一般每季度进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、有无损坏、霉变、虫蛀等情况。2.在每年的汛期、高温期、寒冷期等特殊时期，应增加检查频次，及时采取防护措施，确保档案安全。3.检查过程中应做好记录，对发现的问题及时进行处理，如修复破损档案、更换防虫药品、调整温湿度等。（四）档案的迁移与销毁1.档案迁移：因学校建设、档案库房改造等原因需要迁移档案时，应制定详细的迁移方案，确保档案在迁移过程中的安全。迁移过程中应做好档案的清点、核对、登记等工作，迁移结束后应及时对档案进行整理和上架。2.档案销毁：对已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁前应编制档案销毁清册，报学校领导审批。审批通过后，由档案管理人员和监销人员共同实施销毁，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。六、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全和正确使用。2.凡利用档案者，必须遵守国家有关法律法规和学校档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案。（二）利用范围1.本校教职工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.外单位因工作需要查阅本校档案，须持有单位介绍信，经学校领导批准后，方可查阅。查阅重要档案时，需有专人陪同。3.本校学生因学习、研究等需要，可在档案管理人员的指导下查阅相关学籍档案等。（三）利用方式1.查阅：利用者可在档案室查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，协助利用者查找所需档案。查阅过程中，利用者不得在档案上涂改、标记、污损等。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经部门负责人签字、档案室负责人批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。（四）利用登记1.档案管理人员应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录。登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称及数量等。2.利用登记记录应妥善保存，以便日后查询和统计分析档案利用情况。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标及规划1.建立学校档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。2.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施，逐步推进档案信息化建设工作。（二）档案数字化1.对馆藏档案进行全面数字化处理，包括档案的扫描、图像处理、数据录入等。扫描分辨率应符合档案管理要求，一般不低于200dpi，确保数字化档案图像清晰、完整。2.建立数字化档案数据库，对数字化档案进行分类存储和管理，同时做好数据备份工作，确保数据安全。（三）信息化系统应用1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作，利用系统进行档案的收集、整理、编目、检索、利用登记等工作，提高档案管理工作的规范化和信息化水平。2.通过信息化系统，为利用者提供便捷的档案查询服务，利用者可通过网络远程查询档案信息，经授权后可在线浏览、下载相关档案资