高校采购流程管理制度

PAGE高校采购流程管理制度一、总则（一）目的为了规范高校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校的相关规定。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与管理机构（一）采购决策机构学校设立采购决策委员会，负责审议学校重大采购项目的采购方式、采购预算、采购合同等事项。采购决策委员会由学校领导、相关职能部门负责人、教师代表等组成。（二）采购执行机构学校设立采购管理部门，作为学校采购的执行机构，负责组织实施采购活动。采购管理部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、组织、协调、监督等工作。（三）采购监督机构学校设立采购监督部门，负责对采购活动进行全过程监督。采购监督部门应定期对采购项目进行检查和评估，发现问题及时督促整改。三、采购预算管理（一）预算编制各部门、各单位应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制本部门、本单位的采购预算。采购预算应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算金额等内容。（二）预算审核与批复采购管理部门应会同财务部门对各部门、各单位编制的采购预算进行审核，审核通过后报学校采购决策委员会审议。学校采购决策委员会审议通过后，由财务部门批复各部门、各单位的采购预算。（三）预算执行与调整各部门、各单位应严格按照批复的采购预算执行采购活动，不得擅自调整采购预算。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照学校规定的程序办理预算调整手续。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应按照国家有关法律法规和学校的相关规定进行，采购公告应在指定的媒体上发布。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。邀请招标应按照国家有关法律法规和学校的相关规定进行，采购邀请书应向符合条件的供应商发出。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判应按照国家有关法律法规和学校的相关规定进行，谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、谈判标准等事项。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。单一来源采购应符合国家有关法律法规和学校的相关规定，采购前应进行公示，公示无异议后方可实施采购。（五）询价询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。询价应按照国家有关法律法规和学校的相关规定进行，询价通知书应明确询价内容、询价标准等事项。五、采购程序（一）采购申请各部门、各单位需要进行采购的，应填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、内容、数量、预算金额、采购方式等信息，并提交相关证明材料。采购申请表应经部门负责人审核签字后报采购管理部门。（二）采购审批采购管理部门收到采购申请表后，应会同相关部门对采购项目进行审核。审核通过后，报学校采购决策委员会审批。学校采购决策委员会审批通过后，采购管理部门方可组织实施采购活动。（三）采购文件编制采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、商务条款、评标标准等内容。（四）采购信息发布采购管理部门应按照规定的方式和渠道发布采购信息。采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算金额、采购方式、采购文件获取时间和方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容。（五）供应商报名与资格审查供应商应按照采购文件的要求进行报名，并提交相关证明材料。采购管理部门应会同相关部门对供应商的资格进行审查，确定合格供应商名单。（六）采购评审采购管理部门应组织相关人员对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等进行评审。评审应按照采购文件规定的评标标准、谈判标准、询价标准等进行，确保评审结果公平公正。（七）采购合同签订采购管理部门应根据评审结果，确定成交供应商，并与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、内容、数量、价格、质量标准、交货时间和地点、付款方式、违约责任等内容。（八）采购验收采购项目完成后，采购管理部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收应按照采购合同的要求进行，确保采购项目的质量和数量符合合同约定。验收合格后，采购管理部门应出具验收报告。（九）采购付款采购管理部门应根据采购合同的约定和验收报告，办理采购付款手续。采购付款应按照学校财务管理制度的规定进行，确保资金支付安全、合规。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，由采购管理部门与成交供应商签订。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。（二）合同履行采购管理部门和成交供应商应严格按照采购合同的约定履行各自的义务。采购管理部门应及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，应按照国家有关法律法规和学校的相关规定办理合同变更或解除手续。合同变更或解除后，双方应按照约定进行结算和清理。（四）合同纠纷处理采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，双方应首先协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。七、采购档案管理（一）档案收集采购管理部门应负责收集采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购申请表、采购审批文件、采购文件、投标文件、谈判响应文件、询价报价文件、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理与归档采购管理部门应按照档案管理的要求，对收集到的文件资料进行整理和归档。档案应分类存放，便于查阅和管理。（三）档案保管与利用采购管理部门应妥善保管采购档案，确保档案的安全和完整。采购档案的保管期限应按照国家有关法律法规和学校的相关规定执行。未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅、复制采购档案。八、监督与检查（一）内部监督采购监督部门应定期对采购活动进行检查和评估，发现问题及时督促整改。采购管理部门应建立健全内部监督管理制度，加强对采购人员的培训和管理，确保采购活动规范有序进行。（二）外部监督学校应接受财政、审计、监察等部门以及社会公众的监督。采购管理部门应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。九、责任追究（一）采购人责任采购人有下列情形之一的，由学校责令限期改正，给予警告；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由学校视情节轻重给予相应的处分：1.应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；2.擅自提高采购标准的；3.委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的；4.以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；5.在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；6.中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；7.拒绝有关部门依法实施监督检查的。（二）采购代理机构责任采购代理机构有下列情形之一的，由学校责令限期改正，给予警告；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由学校视情节轻重给予相应的处分：1.应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；2.擅自提高采购标准的；3.以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；4.在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；5.拒绝有关部门依法实施监督检查的。（三）供应商责任供应商有下列情形之一的，由学校列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加学校的采购活动；有违法所得的，并处没收违法所得；情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.提供虚假材料谋取中标、成交的；2.采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；3.