铁路档案管理安全制度

PAGE铁路档案管理安全制度一、总则（一）目的为加强铁路档案管理，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在铁路运输生产、建设、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和铁路行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于铁路系统内各单位、部门的档案管理安全工作。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施防止档案的损坏、丢失、泄露等情况发生。2.依法管理原则：严格遵守国家法律法规和铁路行业相关标准，依法开展档案管理安全工作。3.科学规范原则：运用科学的管理方法和技术手段，规范档案管理安全流程，提高管理效率和水平。4.服务大局原则：档案管理安全工作要紧密围绕铁路发展大局，为铁路各项工作提供有力支持。二、档案管理安全职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理安全的法律法规和铁路行业标准，制定本单位档案管理安全规章制度并组织实施。2.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作，确保档案的安全与完整。3.定期对档案管理设施设备进行检查、维护和更新，保障档案存储环境安全。4.组织开展档案管理安全培训和教育活动，提高档案管理人员的安全意识和业务能力。5.对本单位各部门的档案管理安全工作进行监督、指导和考核。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理安全制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，做好档案的收集、整理、编目、上架等工作，确保档案存放有序、查找方便。3.加强对档案存储环境的巡查，及时发现并处理档案保管过程中的安全隐患。4.按照规定做好档案的鉴定、销毁工作，确保档案信息的安全。5.积极参加档案管理安全培训和教育活动，不断提高自身业务水平和安全意识。（三）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并定期向档案管理部门移交。2.配合档案管理部门做好档案管理安全相关工作，接受档案管理部门的监督和指导。3.加强对本部门人员的档案管理安全宣传教育，提高全员档案安全意识。三、档案收集与整理安全（一）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料齐全、完整。2.收集的文件材料应符合国家法律法规和铁路行业有关规定，具有保存价值。3.对于重要文件材料，应及时收集并进行妥善保管，防止丢失或损坏。（二）整理规范1.档案管理人员应按照档案分类方案和编号规则，对收集的文件材料进行科学分类、编号和编目。2.整理档案时应保持文件材料的原貌，严禁擅自涂改、伪造、损毁档案。3.对破损或褪色的文件材料，应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。四、档案保管安全（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等要求。2.档案库房应配备必要的消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备等安全设施设备，并定期进行检查和维护。3.档案库房应保持清洁卫生，严禁在库房内堆放杂物或存放易燃、易爆、腐蚀性物品。（二）档案存储1.档案应分类存放，排列有序，并建立档案存放索引，便于查找和利用。2.对电子档案应进行备份存储，并定期进行数据检查和维护，确保数据安全。3.对特殊载体档案，如照片、录音、录像等，应按照相关规定进行保管，确保载体的安全和信息的完整。（三）库房管理1.档案库房应实行专人管理，严格控制库房出入人员，非档案管理人员未经批准不得进入库房。2.档案管理人员应定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.库房管理人员应熟悉档案库房安全设施设备的使用方法，掌握基本的应急处置技能。五、档案利用安全（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全。2.严格按照档案利用制度和审批程序，办理档案查阅、借阅、复制等手续。（二）利用审批1.查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容和范围，经所在部门负责人审核后，报档案管理部门审批。2.借阅档案应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。3.复制档案应经档案管理部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。（三）利用登记1.对档案查阅、借阅、复制等利用情况应进行详细登记，并由利用者签字确认。2.档案利用登记记录应妥善保管，保存期限不少于规定年限。（四）利用监督1.档案管理人员应对档案利用过程进行监督，确保利用者遵守档案利用规定，不得擅自涂改、损毁、转借档案。2.利用结束后，利用者应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如有问题应及时处理。六、档案鉴定与销毁安全（一）鉴定标准1.定期对档案进行鉴定，根据国家有关规定和铁路行业标准，确定档案的保管期限。2.鉴定档案应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面分析，准确判断档案的价值。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组应按照规定的鉴定标准和程序，对档案进行逐卷鉴定，并形成鉴定意见。（三）销毁程序1.对失去保存价值的档案，应编制销毁清册，经档案鉴定小组审核、单位负责人批准后，予以销毁。2.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关部门共同派员监销，确保销毁彻底、安全。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。七、档案信息化安全（一）系统建设1.档案信息化系统建设应符合国家有关信息安全标准和铁路行业相关规定，确保系统的安全性、稳定性和可靠性。2.档案信息化系统应具备身份认证、访问控制、数据加密、数据备份与恢复等安全功能。（二）数据管理1.加强对档案信息化数据的管理，建立健全数据管理制度，规范数据录入、存储、传输、使用等环节的操作流程。2.定期对档案信息化数据进行备份，备份数据应异地存放，并确保备份数据的完整性和可用性。（三）网络安全1.档案信息化系统应与铁路内部网络和外部网络进行有效隔离，防止网络攻击和数据泄露。2.安装防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，定期进行网络安全检查和评估，及时发现并处理网络安全隐患。（四）人员管理1.加强对档案信息化工作人员的安全培训和教育，提高其安全意识和业务能力。2.严格规范档案信息化工作人员的操作权限，定期更换密码，防止账号被盗用。八、档案安全应急处置（一）应急预案制定1.档案管理部门应制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。2.档案安全应急预案应定期进行修订和演练，确保其有效性和可操作性。（二）应急处置措施1.发生档案安全事故时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，最大限度地减少损失。2.对火灾、水灾等灾害事故，应及时组织人员抢救档案，并采取灭火、排水等措施，保护档案安全。3.对档案被盗、丢失、泄露等事件，应立即报告上级主管部门，并配合有关部门进行调查处理，及时采取补救措施，防止损失扩大。（三）事后恢复1.档案安全事故处置完毕后，应及时组织对受损档案进行抢救和恢复，尽可能恢复档案的原貌和信息。2.对因档案安全事故造成的损失进行评估和统计，并向上级主管部门报告。九、档案安全监督与检查（一）监督检查机制1.建立健全档案安全监督检查机制，定期对各单位、部门的档案管理安全工作进行监督检查。2.档案管理部门应加强对自身档案管理安全工作的自查自纠，及时发现并整改存在的问题。（二）检查内容1.档案管理安全制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等环节的安全措施落实情况。3.档案管理设施设备的运行状况。4.档案信息化系统的安全情况。（三）问题整改1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令