规范学校采购制度

PAGE规范学校采购制度一、总则（一）目的为了加强学校采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，提高资金使用效率。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由学校领导、相关部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.审批采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，负责具体的采购业务操作。采购部门的主要职责包括：1.贯彻执行采购制度和相关法律法规。2.编制采购计划和采购预算，组织实施采购活动。3.收集、整理、发布采购信息，组织供应商报名、资格审查和评标等工作。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调处理合同纠纷。5.建立采购档案，妥善保管采购文件和相关资料。（三）采购监督机构学校设立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由学校纪检监察部门、审计部门等人员组成，其主要职责包括：1.监督采购制度的执行情况。2.审查采购文件和采购合同，确保其合法合规。3.监督采购过程，检查采购程序是否规范，有无违规操作行为。4.受理对采购活动的投诉和举报，及时进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门、各单位应根据教学、科研、管理等工作需要，结合学校财力状况，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额等内容。2.采购部门应会同财务部门对各部门、各单位上报的采购预算进行审核和汇总，编制学校年度采购预算草案，报学校采购领导小组审议通过后，提交学校财务部门纳入学校年度预算。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，严格控制采购支出，确保采购资金专款专用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一，可申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目成本大幅增加，原采购预算无法满足采购需求的。因教学、科研、管理等工作需要，新增采购项目或调整采购数量、采购金额较大的。其他确需调整采购预算的情况。2.采购预算调整申请应由采购部门提出，经学校采购领导小组审议通过后，提交学校财务部门按照规定的程序进行调整。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物采购单项或批量金额达到[具体金额]万元以上的。工程采购单项合同金额达到[具体金额]万元以上的。服务采购单项合同金额达到[具体金额]万元以上的。3.公开招标采购项目应按照以下程序进行：采购部门编制招标文件，报学校采购领导小组审批。采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商报名。采购部门对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。采购部门组织开标、评标，确定中标供应商。采购部门与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购项目应按照以下程序进行：采购部门制定邀请招标方案，报学校采购领导小组审批。采购部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。采购部门对被邀请供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。采购部门组织开标、评标，确定中标供应商。采购部门与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购项目应按照以下程序进行：采购部门制定竞争性谈判方案，报学校采购领导小组审批。采购部门发布竞争性谈判公告，邀请潜在供应商报名。采购部门对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。采购部门成立谈判小组，与合格供应商分别进行谈判。根据谈判结果，确定成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购采购项目应按照以下程序进行：采购部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和拟采购供应商名称等情况，报学校采购领导小组审批。学校采购领导小组组织相关部门和专家对单一来源采购申请进行论证，形成论证意见。采购部门根据论证意见和学校采购领导小组审批意见，与拟采购供应商进行协商，确定成交价格和合同条款。采购部门与成交供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对其报价进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一且现货货源充足、价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购项目应按照以下程序进行：采购部门编制询价文件，报学校采购领导小组审批。采购部门向三家以上潜在供应商发出询价单，邀请其报价。采购部门对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。五、采购文件编制（一）招标文件1.招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确采购项目的技术要求、商务要求、评标标准等实质性内容，确保招标文件的公平性、公正性和合法性。（二）投标文件1.投标文件应包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。2.投标文件应按照招标文件的要求编制，内容应完整、准确、清晰，不得含有虚假内容或隐瞒重要信息。（三）谈判文件1.谈判文件应包括谈判公告、谈判须知、谈判程序、合同条款及格式、技术规格、谈判文件格式等内容。2.谈判文件应明确谈判的程序、规则、要求等内容，确保谈判过程的公平性、公正性和合法性。（四）询价文件1.询价文件应包括询价函、报价表、技术规格、合同条款及格式等内容。2.询价文件应明确询价的要求、标准、程序等内容，确保询价过程的公平性、公正性和合法性。六、采购程序（一）采购申请1.各部门、各单位根据教学、科研、管理等工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初审，审核采购项目的必要性、合规性和预算合理性等。2.采购部门将初审通过的采购项目报学校采购领导小组审批。学校采购领导小组根据采购项目的性质、金额等情况，进行审批决策。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式，采购部门组织实施采购活动。采用公开招标、邀请招标方式的，按照招标程序进行；采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的，按照相应的采购程序进行。2.在采购过程中，采购部门应按照规定的程序和要求，组织开标、评标、谈判、询价等活动，确保采购过程的公平、公正、公开。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送学校财务部门、审计部门等备案。（五）验收付款1.采购项目到货后，采购部门应组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同的要求。2.验收合格后，采购部门应填写验收报告，并提交学校财务部门办理付款手续。学校财务部门应按照采购合同的约定，及时支付采购款项。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购部门与成交供应商签订。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案报学校采购领导小组、财务部门、审计部门等审核。审核通过后，方可签订采购合同。（二）合同履行1.采购部门和成交供应商应按照采购合同的约定，履行各自的义务。采购部门应及时跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.成交供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量提供货物、工程和服务，并提供相应的发票和售后服务。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容，采购部门应与成交供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为采购合同的组成部分。2.合同变更涉及采购预算调整的，应按照规定的程序进行审批。（四）合同终止1.采购合同履行完毕或出现法定终止情形时，采购合同终止。采购部门应及时办理合同终止手续，并对合同执行情况进行总结和评估。2.合同终止后，采购部门应将合同执行情况报告学校采购领导小组、财务部门、审计部门等备案。八、采购监督与检查（一）内部监督1.学校采购监督小组应加强对采购活动的全程监督，检查采购制度的执行情况、采购程序的规范性、采购文件的合法性等。2.采购部门应定期向学校采购领导小组、财务部门、审计部门等报告采购工作情况，接受内部监督检查。（二）外部监督1.学校采购活动应接受财政、审计、监察等部门的监督检查，如实提供采购文件、采购合同、采购发票等相关资料。2.对财政、审计、监察等部门提出的监督检查意见，学校应认真整改落实，并及时反馈整改情况。（三）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向学校采购部门提出质疑。采购部门应在规定的时间内对质疑进行答复。2.供应商对采购部门的质疑答复不满意或采购部门未在规定时间内作出答复的，供应商可以向学校采购监督小组投诉。学校采购监督小组应及时受理投诉，并进行调查处理。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购审批文件、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理采购部门应定期对采