省电力公司采购管理制度

PAGE省电力公司采购管理制度一、总则（一）目的为加强省电力公司采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于省电力公司及所属各单位的物资、服务采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业相关标准，确保采购行为合法合规。2.公开公正公平原则：采购过程应公开透明，遵循公正、公平的竞争原则，保障所有潜在供应商的平等参与权。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构省电力公司设立采购决策委员会，负责对重大采购事项进行决策。采购决策委员会由公司领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购方案。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购管理部门省电力公司物资部为采购管理部门，负责采购工作的归口管理，其主要职责如下：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.编制采购计划，组织实施采购活动。3.建立和管理供应商库，负责供应商的选择、评价和考核。4.协调采购过程中的内外部关系，处理采购纠纷。5.监督采购合同的执行，负责采购项目的验收和结算。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门开展采购工作，其职责包括：1.根据工作需要，准确提出采购项目的技术规格、数量、交货期等要求。2.参与采购文件的编制和评审，提供技术支持和意见。3.协助采购管理部门进行供应商考察和合同谈判。4.负责采购项目的到货验收和使用反馈。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.各需求部门应根据年度工作计划、项目进度安排等，提前编制采购计划，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划应经本部门负责人审核后，报采购管理部门汇总。3.采购管理部门根据各需求部门上报的采购计划，结合公司库存情况、资金预算等因素，进行综合平衡和审核，编制年度采购计划草案，报采购决策委员会审批。（二）采购计划调整1.因工作需要确需调整采购计划的，需求部门应提前提出书面申请，说明调整原因、调整内容等，并经本部门负责人审核后，报采购管理部门。2.采购管理部门对需求部门提出的采购计划调整申请进行审核，必要时组织相关部门进行论证，根据审核结果提出调整意见，报采购决策委员会审批。3.采购计划调整后，采购管理部门应及时通知相关部门，并对采购工作进行相应调整。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.公开招标程序采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。供应商报名并购买招标文件。采购管理部门组织开标、评标，确定中标候选人。采购决策委员会批准中标候选人，采购管理部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。2.邀请招标程序采购管理部门向符合条件的供应商发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书的要求，编制投标文件并提交。采购管理部门组织开标、评标，确定中标候选人。采购决策委员会批准中标候选人，采购管理部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。3.竞争性谈判程序采购管理部门成立谈判小组，制定谈判文件。谈判小组邀请符合条件的供应商参加谈判。供应商提交响应文件，谈判小组与供应商进行谈判。谈判小组确定成交供应商，采购管理部门与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购程序采购管理部门提出单一来源采购申请，说明采购理由、供应商名称等内容。采购决策委员会对单一来源采购申请进行审批。采购管理部门与供应商签订采购合同。5.询价程序采购管理部门向符合条件的供应商发出询价通知书。供应商按照询价通知书的要求，报价并提交相关资料。采购管理部门对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件格式、评标标准等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、交货期、质量要求、售后服务等条款，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件编制过程中，应充分征求需求部门、技术专家等的意见，必要时组织相关人员进行论证。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购管理部门负责人审核。审核内容包括采购文件的合法性、完整性、准确性、公正性等。2.采购管理部门负责人审核通过后，报采购决策委员会审批。采购决策委员会对采购文件进行最终审批，确保采购文件符合公司利益和相关法律法规要求。（三）采购文件发放1.采购文件经审批通过后，采购管理部门应及时向潜在供应商发放。发放方式可以采用现场领取、邮寄、电子邮件等方式。2.采购管理部门应记录采购文件的发放情况，包括发放时间、发放对象、发放方式等，确保采购文件发放的准确性和可追溯性。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和流程。2.供应商准入条件应包括供应商的资质、信誉、生产能力、技术水平、产品质量、售后服务等方面。3.潜在供应商应向采购管理部门提交准入申请，提供相关证明材料。采购管理部门对供应商的申请进行审核，必要时组织实地考察。4.经审核符合准入条件的供应商，纳入供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括供应商的交货期、产品质量、售后服务、价格水平等方面。2.供应商评价和考核采用定性与定量相结合的方式，建立科学合理的评价指标体系。3.采购管理部门根据供应商评价和考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、限制采购等处理。（三）供应商淘汰1.对于出现严重质量问题、交货期延误、售后服务不到位等情况的供应商，采购管理部门应及时进行调查和处理。2.经调查核实，确属供应商责任的，采购管理部门应将其从供应商库中淘汰，并向其他供应商通报。3.被淘汰的供应商在一定期限内不得再次申请准入。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量要求、售后服务等条款。3.采购合同签订前，应进行合同评审，确保合同条款符合法律法规要求和公司利益。合同评审由采购管理部门组织，需求部门、法律部门等相关人员参加。（二）合同执行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等交付货物或提供服务。需求部门应及时组织验收，对验收合格的货物或服务进行确认。3.如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。（三）合同结算1.采购项目验收合格后，采购管理部门应按照合同约定办理结算手续。结算时，供应商应提供合法有效的发票等结算凭证。2.采购管理部门对供应商提交的结算凭证进行审核，审核无误后报财务部门办理付款手续。3.财务部门应严格按照合同约定和公司财务制度进行付款，确保付款的准确性和合规性。八、采购监督与审计（一）采购监督1.公司内部审计部门负责对采购活动进行监督检查，确保采购活动合法合规。2.采购管理部门应建立健全采购内部监督机制，加强对采购过程的自我监督。3.公司纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行查处，维护公司利益和市场秩序。（二）采购审计1.公