殡仪馆采购制度规定

PAGE殡仪馆采购制度规定一、总则1.目的为规范殡仪馆采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，确保采购活动合法、合规、公正、透明，特制定本制度规定。2.适用范围本制度适用于殡仪馆内所有采购活动，包括但不限于设备采购、用品采购、服务采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。透明性原则：采购信息应公开透明，接受内部监督和社会监督，确保采购过程可追溯。效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责1.采购决策机构成立殡仪馆采购领导小组，由馆长担任组长，副馆长担任副组长，各部门负责人为成员。采购领导小组负责审议重大采购事项，制定采购政策和策略，监督采购过程。2.采购执行部门设立采购部，负责具体采购业务的执行。采购部应配备专业的采购人员，负责采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购项目实施等工作。3.相关部门职责需求部门：提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的实施效果负责。财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和财务管理，监督采购资金的使用情况。质量监督部门：对采购项目的质量进行监督检查，确保采购产品和服务符合要求。三、采购预算管理1.预算编制采购部应根据殡仪馆的年度工作计划和业务需求，会同各需求部门编制采购预算。采购预算应详细列出采购项目、规格、数量、预计金额等内容，并经财务部门审核后报采购领导小组批准。2.预算执行采购部应严格按照批准的采购预算执行采购任务，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。3.预算监督财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，发现问题及时督促采购部进行整改。采购领导小组应定期对采购预算的执行情况进行审查，确保预算执行的严肃性。四、采购流程1.采购申请需求部门根据业务需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字后提交采购部。2.采购审批采购部收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。对于重大采购项目，采购部应提交采购领导小组进行审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。3.供应商选择采购部根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道选择合适的供应商。供应商应具备合法的经营资质、良好的商业信誉、较强的供应能力和质量保证能力。采购部应建立供应商档案，对供应商的基本信息、业绩表现、信用状况等进行记录和管理。4.采购谈判与合同签订采购部与选定的供应商进行采购谈判，就采购项目的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见后签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保采购项目的顺利实施。采购合同签订后，采购部应将合同副本提交财务部门、需求部门等相关部门备案。5.采购项目实施采购部负责采购项目的组织实施，协调供应商按照合同要求按时、按质、按量供应货物或提供服务。需求部门应积极配合采购部，做好采购项目的验收工作。采购部应建立采购项目进度跟踪机制，及时掌握采购项目的实施情况，解决实施过程中出现的问题。6.采购验收采购项目完成后，需求部门应按照合同要求对采购产品或服务进行验收。验收内容包括产品的规格、数量、质量、性能等方面。验收合格后，需求部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知采购部，采购部负责与供应商协商解决，直至达到验收要求。7.采购付款财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间支付采购款项。采购部应及时向财务部门提供采购合同执行情况和付款申请等相关资料，确保采购付款工作的顺利进行。五、采购方式1.公开招标对于达到一定金额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。2.邀请招标对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式进行采购。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购。采购谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购对于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，可以采用单一来源采购方式进行采购。单一来源采购应与供应商进行协商，确定成交价格和采购条款。5.询价对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式进行采购。采购询价小组应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应按照《中华人民共和国民法典》等相关法律法规的规定签订，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应进行合法性审查，确保合同的合法性和有效性。2.合同履行采购部和供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购部应及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同要求按时、按质、按量供应货物或提供服务，确保采购项目的顺利实施。3.合同变更与解除在合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除后，双方应按照协议约定处理相关事宜。4.合同档案管理采购部应建立采购合同档案，对采购合同的签订、履行、变更、解除等情况进行记录和管理。采购合同档案应包括合同文本、相关审批文件、验收报告、付款凭证等资料，确保合同档案的完整性和可追溯性。七、采购监督与审计1.内部监督采购领导小组负责对采购活动进行内部监督，定期检查采购制度的执行情况，发现问题及时督促整改。采购部应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。2.外部监督殡仪馆应接受财政、审计、纪检监察等部门的外部监督，积极配合相关部门的检查和审计工作。对于外部监督检查中发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告相关部门。3.采购审计财务部门应定期对采购项目的财务收支情况进行审计，审查采购资金的使用是否合规、合理。审计部门应不定期对采购项目进行专项审计，检查采购过程是否符合规定程序，采购合同是否合法有效，采购项目的实施效果是否达到预期目标等。八、供应商管理1.供应商准入采购部应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件。供应商应具备合法的经营资质、良好的商业信誉、较强的供应能力和质量保证能力。采购部应对申请准入的供应商进行资格审查，审查合格后纳入供应商名录。2.供应商评价与考核采购部应定期对供应商的业绩表现、产品质量、交货期、售后服务等方面进行评价与考核。评价与考核结果应作为供应商续用、淘汰、调整采购份额等决策的重要依据。采购部应建立供应商评价档案，记录供应商的