档案管理考核评定制度

PAGE档案管理考核评定制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，提高档案管理水平，确保档案的完整性、准确性、安全性和有效利用，特制定本考核评定制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的考核评定。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等相关法律法规及行业标准制定。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。4.定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改。5.组织开展档案管理培训和宣传工作，提高员工的档案意识。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作，并按规定定期向档案管理部门移交。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案管理工作的顺利开展。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计和利用等工作。4.严格遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转让或出借档案。（三）员工职责1.员工应及时将工作中形成的各类文件材料收集齐全，整理规范，并按要求移交本部门档案管理人员。2.在档案利用过程中，应严格遵守档案借阅制度，爱护档案，不得损坏、丢失档案。3.积极配合档案管理部门的工作，提供档案管理所需的相关信息和资料。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关下发的与公司有关的文件、指示、通知等。3.公司对外签订的合同、协议、章程、招投标文件等。4.公司内部的规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录等。5.公司员工的人事档案、工资档案、培训档案等。6.公司的财务报表、凭证、账簿等财务档案。7.公司的科研项目、技术改造、基本建设等方面形成的文件材料。8.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求及时间1.各部门应在工作结束后及时将形成的档案材料收集齐全，整理规范，并在规定时间内移交档案管理部门。2.对于重要的、紧急的档案材料，应及时移交档案管理部门，确保档案的完整性和时效性。3.档案管理部门应定期对各部门的档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（三）整理标准1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，编制归档文件目录，装订成册，并编制档案盒封面和脊背。3.科技档案应按照项目进行分类，建立项目档案卷内目录和备考表，装订成册，并编制档案盒封面和脊背。4.人事档案应按照干部档案管理的有关规定进行整理，建立档案目录和履历表，装订成册，并编制档案盒封面和脊背。5.财务档案应按照会计档案管理的有关规定进行整理，建立会计凭证、账簿、报表等档案，装订成册，并编制档案盒封面和脊背。6.业务档案应根据业务特点进行分类整理，建立档案目录和索引，便于查询和利用。四、档案归档与保管（一）归档程序1.各部门档案管理人员对收集整理好的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。2.审核无误后，填写档案移交清单，将档案移交至档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，符合要求的予以归档，并在档案移交清单上签字确认。4.档案管理人员将归档后的档案按照分类方案进行存放，建立档案存放索引，便于查找和利用。（二）保管期限划分1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司的重要文件、合同、协议、章程、财务报表、人事档案等。3.长期保管的档案主要包括公司的一般性文件、业务档案、科技档案等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括公司的临时性文件、一般性报表等，保管期限为1年至5年。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色、字迹模糊的档案，应及时进行修复或复制。5.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定标准1.依据国家有关法律法规和公司档案管理制度，对档案的价值进行鉴定。2.鉴定档案应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断其是否具有保存价值。3.文件材料的主要依据和结论性材料应永久保存；一般性文件材料可根据实际情况确定保管期限；已失去保存价值的文件材料可予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，并填写档案销毁清单。2.档案销毁清单经公司主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单归档保存。六、档案统计与利用（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、鉴定、销毁等情况。2.档案的利用情况，包括查阅、借阅的人次、卷次等。3.档案库房的设施设备运行情况。（二）统计要求1.档案管理人员应定期对档案统计数据进行收集、整理和分析，确保统计数据的准确性和及时性。2.档案统计报表应按照规定的格式和内容填写，经审核后上报公司领导和上级主管部门。（三）利用方式1.档案查阅：公司员工因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅记录。2.档案借阅：外单位人员因工作需要借阅公司档案时，应填写档案借阅申请表，经公司主管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。档案管理人员应按照规定提供档案，并做好借阅记录。3.档案复制：公司员工因工作需要复制档案时，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理人员应按照规定提供复制件，并做好复制记录。（四）利用要求1.档案利用人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换或损坏档案。2.档案利用完毕后，应及时归还档案管理部门，不得擅自转借他人。3.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，总结经验教训，不断改进档案利用工作。七、考核评定内容与标准（一）档案管理部门考核评定内容与标准1.制度建设（20分）档案管理制度健全，符合国家法律法规和行业标准，得1620分。制度基本健全，但存在个别不完善之处，得1115分。制度不够健全，存在较多问题，得610分。制度缺失严重，得05分。2.档案收集（20分）档案收集及时、齐全、完整，得1620分。基本能按时收集，但存在个别遗漏，得1115分。收集工作存在较多问题，档案不完整，得610分。档案收集严重滞后，大量档案缺失，得05分。3.档案整理（20分）整理规范，分类准确，编目清晰，装订整齐，得1620分。整理基本规范，但存在个别瑕疵，得1115分。整理工作存在较多不规范之处，得610分。整理混乱，不符合要求，得05分。4.档案归档与保管（20分）归档及时，保管安全，设施设备完好，得1620分。归档基本及时，保管措施基本到位，设施设备正常，得1115分。归档存在延误，保管存在一定风险，设施设备有小故障，得610分。归档严重滞后，保管不善，设施设备损坏严重，得05分。5.档案鉴定与销毁（10分）鉴定准确，销毁程序规范，得810分。鉴定基本准确，销毁程序基本规范，得67分。在鉴定或销毁过程中存在一些问题，得45分。鉴定失误，销毁程序混乱，得03分。6.档案统计与利用（10分）统计数据准确、及时，利用服务良好，得810分。统计基本准确，利用服务一般，得67分。统计存在一定误差，利用服务有待改进，得45分。统计数据混乱，利用服务差，得03分。（二）各部门考核评定内容与标准1.档案管理工作组织（10分）部门明确专人负责档案管理，工作有序开展，得810分。有专人负责，但工作开展不够顺畅，得67分。未明确专人，档案管理工作混乱，得45分。无人负责档案管理工作，得03分。2.档案收集与整理（30分）档案收集及时、齐全、整理规范，得2430分。基本能按时收集整理，但存在个别问题，得1823分。收集整理工作存在较多不足，得1217分。档案收集整理严重滞后，不符合要求，得011分。3.档案移交（25分）按时、完整移交档案，得2025分。基本能按时移交，但存在少量遗漏，得1519分。移交不及时，存在较多遗漏，得1014分。长期不移交档案，得09分。4.档案保管（15分）档案保管妥善，无丢失、损坏现象，得1215分。保管基本良好，偶有轻微问题，得911分。保管存在一定问题，有档案丢失或损坏风险，得68分。档案保管不善，出现较多丢失或损坏情况，得05分。5.档案利用配合（20分）积极配合档案管理部门工作，利用档案规范，得1620分。配合较好，但存在个别不规范行为，得1215分。配合不够积极，利用档案存在一些问题，得811分。不配合档案管理部门工作，利用档案混乱，得07分。（三）员工考核评定内容与标准1.档案意识（10分）档案意识强，积极主动配合档案管理工作，得810分。有一定档案意识，能较好配合工作，得67分。档案意识淡薄，配合工作不够积极，得45分。缺乏档案意识，不配合档案管理工作，得03分。2.档案收集与整理（30分）及时收集整理个人工作档案且规范，得2430分。基本能按时整理，但存在个别不规范，得1823分。收集整理工作存在较多问题，得1217分。档案收集整理严重滞后，不符合要求，得011分。3.档案移交（25分）按时、完整移交个人工作档案至部门，得2025分。基本能按时移交，但存在少量遗漏，得1519分。移交不及时，存在较多遗漏，得1014分。长期不移交个人工作档案，得09分。4.档案利用（15分）利用档案规范，爱护档案，得1215分。使用档案基本规范，无明显损坏，得911分。利用档案存在一些问题，有轻微损坏，得68分。利用档案不规范，造成档案损坏，得05分。5.保密意识（20分）严格遵守档案保密制度，无泄密行为，得1620分。有一定保密意识，未出现泄密事故，得1215分。保密意识淡薄，存在泄密风险，得811分。出现泄密行为，得07分。八、考核评定方式与周期（一）考核评定方式1.档案管理部门采取自我评估与公司组织检查相结合的方式进行考核评定。自我评估应定期开展，总结工作经验，查找存在问题，并提出改进措施。公司组织检查每年不少于[X]次，对档案管理部门的工作进行全面检查和评估。2.各部门考核评定由档案管理部门负责组织实施，采取部门自评和档案管理部门抽检相结合的方式。部门自评应每季度进行一次，形成自评报告提交档案管理部门。档案管理部门抽检每年不少于[X]次，对各部门档案管理工作进行实地检查和评估。3.员工考核评定由所在部门负责组织实施，并将考核结果报档案管理部门备案。考核评定应结合员工日常工作表现进行，可采取个人自评、同事互评和部门负责人评价相结合的方式。（二）考核评定周期档案管理部门、各部门及员工的考核评定周期均为每年一次。考核评定工作应在每年[具体时间]前完成，考核结果作为公司年度绩效考核和评先评优的重要依据。九、奖励与惩罚（一）奖励1.在档案管理工作中表现突出，成绩显著的部门或个人，公司将给予表彰和奖励。2.对档案管理工作提