档案管理工作责任制度

PAGE档案管理工作责任制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：档案应全面、系统地反映公司各项活动的全过程，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理工作制度和流程。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理工作效率。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。5.按照规定向国家有关部门和单位移交档案，做好档案的鉴定、销毁等工作。6.组织开展档案的利用工作，为公司各项工作提供档案信息服务，积极开发档案信息资源。7.对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高公司档案管理人员的业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整、准确、系统。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受公司综合管理部门的业务指导和监督。3.按照公司档案管理工作制度和流程，做好本部门档案的分类、编号、装订等基础工作，建立本部门档案目录清单，并定期向公司综合管理部门报送。4.严格遵守档案保密制度，不得擅自销毁、涂改、转让、出借本部门档案，确保档案的安全。5.积极配合公司综合管理部门开展档案的利用工作，及时提供所需档案资料。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，认真学习档案管理业务知识，不断提高业务水平和综合素质。2.严格遵守档案管理工作制度和流程，认真履行岗位职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.负责档案库房的日常管理工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。4.积极开展档案信息化建设，熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，及时录入和更新档案信息。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，确保档案信息安全。6.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，包括公司章程、营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。2.公司股东会、董事会、监事会等会议形成的文件材料，包括会议通知、议程、决议、记录等。3.公司各项管理制度、规定、办法等文件材料。4.公司生产经营活动中形成的各类文件材料，包括合同协议、订单、销售记录、采购发票、财务报表等。5.公司技术研发活动中形成的各类文件材料，包括科研项目立项报告、研究方案、实验数据、技术成果鉴定证书等。6.公司人力资源管理活动中形成的各类文件材料，包括员工招聘、培训、考核、薪酬、福利等方面的文件。7.公司行政管理活动中形成的各类文件材料，包括公文、函件、通知、简报、工作计划、总结等。8.公司党群工作活动中形成的各类文件材料，包括党组织建设、党员管理、工会活动、共青团工作等方面的文件。9.公司其他活动中形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在各项活动中形成的文件材料，并定期移交公司综合管理部门。2.收集的文件材料应齐全、完整、真实，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，进行科学分类。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等，将档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）库房建设1.公司应设立专门的档案库房，库房应符合国家有关档案保管的标准和要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.档案密集架应定期进行检查和维护，确保正常使用。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等重要文件，股东会、董事会、监事会等重要会议记录，公司年度财务报告等。3.长期保管的档案主要包括公司各项管理制度、规定、办法等文件，公司生产经营活动中形成的重要合同协议、订单等文件，公司技术研发活动中形成具有一定价值的项目文件等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括公司行政管理活动中形成的一般性文件，公司党群工作活动中形成的一般性文件，公司生产经营活动中形成的一般性文件等，保管期限为1年至10年。（四）定期检查1.综合管理部门应定期对档案的保管状况进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等，发现问题及时处理，并做好记录。（五）安全保密1.档案管理人员应严格遵守档案安全保密制度，不得擅自将档案带出库房，不得在非工作时间查阅档案。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止泄露。3.档案库房应安装监控设备，确保档案库房的安全。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的。2.公司外部单位因工作需要查阅公司档案的，应按照国家有关规定和公司相关制度办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、损坏、丢失档案。3.复制：因工作需要复制档案的，应填写复制申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理人员应按照规定进行复制，并做好复制登记。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、部门、利用时间、利用目的、档案名称、数量、查阅期限、借阅期限、复制份数等信息。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，可予以销毁。3.对仍有保存价值但保管期限已满的档案，可延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对公司档案进行全面清查，逐卷逐件地审查档案的内容和保存价值。2.对拟销毁的档案，档案鉴定工作小组应填写档案销毁鉴定表，详细说明档案的名称、编号、日期、来源、保管期限、销毁原因等信息，并签署意见。3.档案销毁鉴定表经公司分管领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁方法1.对纸质档案，应采用焚烧、粉碎等方法进行销毁。2.