机关单位内部采购制度

PAGE机关单位内部采购制度一、总则（一）目的为了加强机关单位内部采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，节约采购资金，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关单位内部各部门、各科室使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应当公开透明，采购过程应当接受监督，确保采购结果公平公正。3.公平竞争原则：采购活动应当充分引入竞争机制，确保采购项目择优选择供应商，降低采购成本。4.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，严格履行采购合同约定，保证采购活动顺利进行。（四）职责分工1.采购管理部门：负责制定和完善本单位采购管理制度，审核采购计划，组织采购活动，监督采购合同执行情况等。2.需求部门：负责提出采购需求，参与采购项目的技术要求制定、供应商选择、合同验收等工作。3.财务部门：负责审核采购预算，支付采购资金，对采购活动进行财务监督等。4.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规，采购资金使用是否合理等。5.监察部门：负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购秩序。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门、各科室应当根据工作需要和实际情况，按照规定的格式和要求编制年度采购预算。采购预算应当包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算金额等详细信息。2.采购预算编制应当遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑项目的必要性和可行性，避免盲目采购和重复采购。3.采购管理部门应当对各部门、各科室提交的采购预算进行审核，审核内容包括预算的合理性、准确性、完整性等。审核通过后的采购预算报单位领导审批。（二）预算执行1.采购活动应当严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算的，应当按照规定的程序报经批准。2.采购管理部门应当建立采购预算执行监控机制，定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.财务部门应当加强对采购资金的管理，严格按照采购合同约定支付采购资金，确保采购资金专款专用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：国家政策发生重大变化，导致采购项目需要调整的；因不可抗力因素，导致采购项目无法按照原计划实施的；其他特殊情况，确需调整采购预算的。2.采购预算调整申请应当由采购管理部门提出，经需求部门、财务部门、审计部门等相关部门审核后，报单位领导审批。3.采购预算调整申请批准后，采购管理部门应当及时调整采购计划，并按照调整后的采购预算组织采购活动。三、采购计划管理（一）计划编制1.各部门、各科室应当根据年度工作任务和采购预算，提前编制采购计划。采购计划应当明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购时间、采购方式等详细信息。2.采购计划编制应当遵循统筹安排、合理安排的原则，根据采购项目的轻重缓急和实际需要，合理安排采购时间和采购方式。3.采购管理部门应当对各部门、各科室提交的采购计划进行审核，审核内容包括采购计划的合理性、可行性、合规性等。审核通过后的采购计划报单位领导审批。（二）计划执行1.采购活动应当严格按照批准的采购计划执行，不得擅自变更采购计划。如因特殊情况需要变更采购计划的，应当按照规定的程序报经批准。2.采购管理部门应当建立采购计划执行监控机制，定期对采购计划执行情况进行检查和分析，及时发现和解决计划执行过程中存在的问题。3.需求部门应当积极配合采购管理部门做好采购计划的执行工作，及时提供采购项目所需的技术要求、规格标准等相关资料，协助采购管理部门选择合适的供应商。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购计划：采购项目的技术要求发生重大变化，需要调整采购内容的；采购项目的预算金额发生重大变化，需要调整采购预算的；其他特殊情况，确需调整采购计划的。2.采购计划调整申请应当由采购管理部门提出，经需求部门、财务部门、审计部门等相关部门审核后，报单位领导审批。3.采购计划调整申请批准后，采购管理部门应当及时调整采购计划，并按照调整后的采购计划组织采购活动。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购人应当在指定的媒体上发布招标公告，并按照规定的程序组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标邀请书的方式，邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出招标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人按照法定程序，通过与不少于三家供应商进行谈判，从中择优选择成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应当成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当按照谈判文件规定的谈判程序进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人按照法定程序，从单一供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购人应当与供应商进行协商，协商一致后签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人按照法定程序，通过向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，并从中择优选择成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购人应当成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当按照询价通知书规定的询价程序进行询价，确定成交供应商。五、采购程序管理（一）采购申请1.各部门、各科室需要进行采购的，应当填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.采购申请表应当经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，应当对采购项目进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、可行性、合规性等。2.采购管理部门审核通过后，将采购申请表报单位领导审批。单位领导根据采购项目的情况进行审批，批准后的采购申请表返回采购管理部门。（三）采购实施1.采购管理部门根据批准的采购申请表，按照规定的采购方式组织采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购管理部门应当委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。招标代理机构应当按照规定的程序组织招标活动，并向采购管理部门提交招标报告。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购管理部门应当成立谈判小组、询价小组等采购组织，按照规定的程序进行采购活动。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应当与成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等内容。2.采购合同签订后，采购管理部门应当将采购合同副本送财务部门、审计部门等相关部门备案。（五）合同履行1.采购合同签订后，采购管理部门应当督促成交供应商按照合同约定履行义务，及时提供采购项目所需的货物、工程和服务。2.需求部门应当按照合同约定对采购项目进行验收，验收合格后出具验收报告。验收报告应当包括采购项目的名称、规格、数量、质量标准、验收情况等内容。3.财务部门应当按照合同约定及时支付采购资金。支付采购资金时，应当审核采购合同、验收报告等相关资料，确保采购资金支付合法合规。（六）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应当组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应当包括需求部门代表、技术专家、质量管理人员等。2.验收人员应当按照采购合同约定的质量标准和验收方法对采购项目进行验收，验收合格后出具验收报告。验收报告应当由验收人员签字确认，并加盖需求部门公章。3.对验收不合格的采购项目，需求部门应当及时通知成交供应商进行整改，整改后再次进行验收，直至验收合格为止。六、采购监督管理（一）内部监督1.采购管理部门应当建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督，确保采购活动合法合规。2.审计部门应当定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规，采购资金使用是否合理，采购合同执行是否到位等。3.监察部门应当对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购秩序。（二）外部监督1.采购活动应当接受财政、审计、监察等部门的监督检查，如实提供有关采购文件、资料和情况，不得拒绝、隐匿或者谎报。2.采购人应当按照规定的方式和期限公开采购项目信息，接受社会公众的监督。七、采购档案管理（一）档案收集1.采购管理部门应当负责采购档案的收集、整理和归档工作。采购档案应当包括采购申请表、采购预算、采购计划、采购文件、采购合同、验收报告、支付凭证等相关资料。2.采购活动结束后，采购管理部门应当及时将采购档案收集齐全，并按照档案管理的要求进行整理和分类。（二）档案整理1.采购档案应当按照年度、采购项目等进行分类整理，建立档案目录，便于查阅和管理。2.采购档案应当采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保存，确保档案的完整性和安全性。（三）档案保管1.采购档案应当妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。2.采购档案保管地点应当具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件，确保档案的安全。（四）档案查阅1.单位内部人员查阅采购档案的，应当填写档案查阅申