山东省采购预付款制度

PAGE山东省采购预付款制度一、总则（一）目的为规范山东省内各采购活动中的预付款行为，加强采购资金管理，保障采购活动的顺利进行，维护采购双方的合法权益，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山东省行政区域内，使用财政性资金、企业自有资金等进行采购活动的采购人、采购代理机构以及供应商。（三）基本原则1.依法依规原则采购预付款行为必须严格遵守国家法律法规和山东省相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则在采购预付款环节，应保障采购双方的平等地位，遵循公平公正的原则，不得偏袒任何一方。3.风险可控原则采购人应在充分评估采购项目风险的基础上，合理确定预付款比例和支付条件，有效控制采购资金风险。4.诚实守信原则采购双方应诚实守信，严格履行采购合同约定，按时足额支付预付款和按照合同约定使用预付款，不得恶意拖欠或挪用。二、采购预付款的定义与范围（一）定义采购预付款是指采购人在采购合同签订后，按照合同约定预先支付给供应商的部分款项，用于供应商为履行采购合同进行必要的准备工作。（二）范围本制度所指采购预付款适用于各类货物、工程和服务采购项目，但不包括国家法律法规禁止预付款的采购项目。三、预付款比例与支付条件（一）预付款比例1.一般情况下，货物采购项目的预付款比例不得超过合同金额的30%；工程采购项目的预付款比例不得超过合同金额的20%；服务采购项目的预付款比例由采购人根据项目实际情况在合同中约定，但原则上不得超过合同金额的30%。2.对于技术复杂、周期较长的采购项目，采购人可根据项目实际需要，在充分评估风险的基础上，适当提高预付款比例，但需在采购文件和合同中明确说明提高预付款比例的原因及风险防控措施。（二）支付条件1.采购合同已签订，且合同条款明确约定了预付款的支付比例、支付方式、支付时间等内容。2.供应商已按照采购文件要求提交了履约保证金或其他有效的担保措施（如有）。3.采购人已完成内部审批程序，确保预付款支付符合本单位财务管理制度和相关规定。4.供应商已按照采购合同约定的时间和要求，提交了预付款申请及相关证明材料，证明其已具备履行合同的前期准备条件。四、预付款申请与审批（一）供应商申请1.供应商应在采购合同签订后，按照合同约定的时间和要求，向采购人提交预付款申请。预付款申请应包括以下内容：采购合同编号；申请预付款金额；预付款用途说明；已完成的前期准备工作情况及证明材料（如采购订单、原材料采购发票、设备购置合同等）；预计开始履行合同的时间及进度安排。2.供应商应对提交的预付款申请及证明材料的真实性、完整性负责。如发现供应商提供虚假材料骗取预付款的，采购人有权追回已支付的预付款，并依法追究供应商的法律责任。（二）采购人审批1.采购人收到供应商的预付款申请后，应按照本单位内部审批流程进行审核。审核部门应包括采购部门、财务部门等相关部门，各部门应根据职责分工对预付款申请进行审查。采购部门负责审查采购合同的签订情况、供应商的履约能力及预付款申请与采购合同的一致性等；财务部门负责审查预付款支付的资金来源、支付方式、支付金额等是否符合本单位财务管理制度和相关规定，以及供应商提交的证明材料是否真实有效等。2.采购人应在收到预付款申请后的[X]个工作日内完成审批。如审核通过，采购人应签署同意支付预付款的意见，并按照合同约定的支付方式和时间向供应商支付预付款；如审核不通过，采购人应及时通知供应商，并说明理由。五、预付款支付与管理（一）支付方式预付款应通过银行转账等合规方式支付给供应商，不得采用现金支付方式。采购人应确保预付款支付信息准确无误，避免因支付错误导致的资金风险和纠纷。（二）账务处理采购人财务部门应按照国家财务会计制度的规定，对预付款进行及时、准确的账务处理。在预付款支付后，应在财务账目中详细记录预付款的支付时间、金额、供应商名称等信息，并定期与采购部门核对预付款的使用情况。（三）跟踪管理1.采购部门应建立预付款跟踪管理机制，对预付款的使用情况进行跟踪检查。定期与供应商沟通，了解其预付款使用进度和合同履行情况，确保供应商按照合同约定使用预付款，按时履行采购合同。2.如发现供应商未按照合同约定使用预付款或存在其他可能影响合同履行的问题，采购部门应及时与供应商协商解决，并采取相应的风险防控措施。如供应商拒不改正或无法继续履行合同的，采购人有权按照合同约定追究供应商的违约责任，并依法采取相应的法律措施。六、监督与检查（一）内部监督采购人应建立健全内部监督机制，加强对采购预付款制度执行情况的监督检查。内部审计部门应定期对采购预付款业务进行审计，检查预付款的申请、审批、支付、管理等环节是否符合本制度及本单位内部规定，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.财政部门应加强对采购人采购预付款行为的监督管理，定期对采购人的采购活动进行检查，重点检查预付款制度的执行情况、资金使用效益等。对违反本制度及相关法律法规的采购人，财政部门应依法予以处理。2.审计机关、监察机关等有权依法对采购预付款活动进行审计和监督，对发现存在违法违规行为的单位和个人，依法追究其责任。七、违约责任（一）供应商违约责任1.如供应商未按照采购合同约定使用预付款，或未按时履行采购合同的，采购人有权要求供应商限期改正，并按照合同约定扣除相应的预付款作为违约金。如供应商逾期仍未改正或无法继续履行合同的，采购人有权解除采购合同，并要求供应商返还已支付的预付款及承担相应的赔偿责任。2.供应商因提供虚假材料骗取预付款的，除应返还已支付的预付款外，还应按照合同金额的[X]%向采购人支付违约金，并依法承担相应的法律责任。（二）采购人违约责任如采购人未按照采购合同约定按时足额支付预付款，或因采购人原因导致供应商无法正常履行合同的，采购人应承担相应的违约责任。供应商有权要求采购人支付逾期预付款及按照合同约定支付违约金，并赔偿因采购人违约给供应商造成的损失。八、争议解决采购双方在采购