局信息化档案管理制度汇编

PAGE局信息化档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强本局信息化档案管理，确保信息化档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥信息化档案在各项工作中的作用，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本局各部门在信息化工作中形成的各类档案，包括但不限于电子文件、数据库、信息系统文档、网站信息等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：信息化档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性和完整性原则：保证信息化档案内容真实、准确，全面反映本局信息化工作的过程和成果。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的信息化档案进行保密管理。4.便于利用原则：优化信息化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，方便本局工作人员和相关部门查阅和使用。（四）管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善信息化档案管理制度，组织实施信息化档案管理工作。负责信息化档案的收集、整理、存储、保管、鉴定、统计和销毁等工作。负责建立和维护信息化档案管理系统，确保档案数据的安全和完整。负责对本局各部门信息化档案管理工作进行指导、监督和检查。2.各部门职责负责本部门信息化档案的形成、积累和整理工作，并按照规定及时向档案管理部门移交。负责对本部门信息化档案的真实性和完整性负责，配合档案管理部门做好档案管理工作。负责在工作中正确使用信息化档案，不得擅自修改、删除或销毁档案。二、信息化档案的收集与整理（一）收集范围1.本局在信息化建设、运行和维护过程中形成的各类文件、数据、图表、报告等电子文件。2.本局使用的各类信息系统的设计文档、技术文档、操作手册、维护记录等。3.本局网站发布的各类信息、网页设计文档、更新记录等。4.本局信息化工作中涉及的各类合同、协议、招投标文件等。5.其他与本局信息化工作相关的有保存价值的资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责信息化档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.收集的信息化档案应符合真实性、完整性和准确性要求，不得擅自篡改或伪造档案内容。3.对于重要的信息化档案，应同时收集纸质版本或进行备份，以确保档案的安全性。（三）整理原则1.遵循信息化档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，便于管理和利用。3.对电子文件应进行规范化命名和编号，确保文件名和编号的唯一性和系统性。（四）整理方法1.分类：根据信息化档案的内容和性质，分为系统建设类、系统运行类、信息资源类、网站信息类等类别。2.编号：为每一份信息化档案编制唯一的编号，编号应包含年份、类别代码、顺序号等信息。3.著录：对信息化档案进行详细的著录，包括文件名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，以便于检索和查询。4.装订：对于纸质档案，应进行规范化装订，确保档案的整齐和牢固。三、信息化档案的存储与保管（一）存储方式1.采用电子存储和纸质存储相结合的方式，对重要的信息化档案应进行备份存储。2.电子存储应采用安全可靠的存储设备，如磁盘阵列、磁带库等，并建立冗余备份机制，确保数据的安全性和可靠性。3.纸质存储应选择适宜的档案库房，确保档案的防潮、防虫、防火、防盗等安全要求。（二）存储环境1.电子存储设备应放置在温度、湿度适宜的环境中，避免设备受到损坏。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防设备和安全防护设施，确保档案的安全。（三）保管期限1.信息化档案的保管期限根据其重要程度和使用价值分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的信息化档案主要包括涉及本局重大决策、重要业务、核心技术等方面的档案，以及具有历史价值和文化价值的档案。3.长期保管的信息化档案主要包括本局在一定时期内具有重要参考价值的档案，保管期限一般为10年至50年。4.短期保管的信息化档案主要包括本局在日常工作中形成的一般性档案，保管期限一般为1年至10年。（四）保管要求1.建立信息化档案保管台账，对档案的存储位置、保管期限、数量等进行详细记录。2.定期对信息化档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。3.对超过保管期限的信息化档案，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全性。四、信息化档案的检索与利用（一）检索工具1.建立信息化档案管理系统，实现档案的电子化检索和利用。2.在档案管理系统中建立档案目录数据库，对档案的基本信息进行著录和存储，方便用户检索。3.提供多种检索方式，如按关键词、日期、类别等进行检索，提高检索效率。（二）利用流程1.用户需要查阅信息化档案时，应填写《信息化档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。2.档案管理部门对申请表进行审核，批准后为用户提供查阅服务。3.用户查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。4.如需复印或借阅档案，应按照规定办理相关手续，并在规定的期限内归还。（三）利用权限1.根据档案的保密级别和使用范围，对不同用户设置不同的利用权限。2.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的信息化档案，严格限制查阅和使用范围，确保档案信息的安全。3.未经档案管理部门批准，任何人不得擅自查阅或使用信息化档案。（四）利用记录1.对信息化档案的利用情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人、查阅目的、档案名称、编号等信息。2.定期对利用记录进行统计和分析，了解档案的利用情况，为档案管理工作提供参考依据。五、信息化档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对信息化档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行科学合理的鉴定。3.鉴定工作应遵循客观、公正、准确的原则，确保鉴定结果的可靠性。（二）鉴定组织1.成立信息化档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。2.鉴定小组负责对信息化档案进行鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定方法1.对档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查，确定档案是否仍具有保存价值。2.对于已失去保存价值的档案，可以考虑进行销毁；对于仍有一定保存价值但保管期限已满的档案，可以进行延长保管期限或进行数字化处理。3.在鉴定过程中，应充分听取相关业务部门的意见，确保鉴定结果的科学性和合理性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的信息化档案，编制《信息化档案销毁清单》。2.《信息化档案销毁清单》应经档案管理部门负责人审核批准，并报本局分管领导备案。3.按照批准的销毁清单，对信息化档案进行销毁。销毁方式可以采用物理销毁或数据擦除等方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监销人等信息，并由监销人签字确认。六、信息化档案的保密与安全（一）保密制度1.严格遵守国家有关保密法律法规，对信息化档案中的机密信息进行保密管理。2.制定信息化档案保密规定，明确保密责任和保密措施，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。3.加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高保密意识和保密技能。（二）安全措施1.建立信息化档案安全管理制度，加强对档案存储设备、网络系统等的安全管理。2.采取防火墙、入侵检测、加密技术等安全防护措施，防止档案信息被非法获取、篡改或泄露。3.定期对信息化档案进行安全检查和评估，及时发现和排除安全隐患。（三）应急处置1.制定信息化档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。2.定期对应急预案进行演练和修订，提高应急处置能力。3.